Thiết lập nội dung email gửi hóa đơn

1. Nội dung

Cho phép Kế toán tự thiết lập nội dung email gửi hóa đơn hoặc gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng mà không cần sử dụng mẫu email mặc định của chương trình.

2. Hướng dẫn

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập nội dung email gửi hóa đơn.

2. Chọn Loại email muốn tự thiết lập nội dung.

3. Thiết lập lại Tiêu đề email và Nội dung chi tiết của email theo nhu cầu:

• Với các thông tin dạng Chữ (text): Sửa lại theo nhu cầu bằng cách gõ nội dung mới hoặc xóa bỏ nội dung cũ.

• Với các thông tin dạng Trường dữ liệu (Ví dụ: ##CompanyName##): Thiết lập lại như hướng dẫn bên dưới.

Cách thiết lập Trường dữ liệu trên email

Trường dữ liệu là các thông tin do chương trình tự sinh, các thông tin này được lấy từ hóa đơn, giấy phép sử dụng, danh mục cơ cấu tổ chức…. Ví dụ: Trường thông tin (##AccountObjectName##) được lấy theo Tên khách hàng trên hóa đơn. Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000001 là Nguyễn Văn A; Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000002 là Nguyễn Văn B. Khi gửi hóa đơn số 01 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn A; Khi gửi hóa đơn số 02 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn B. Cách thiết lập Trường thông tin: 1. Nhấn Tải trường trộn. 2. Đọc nội dung tại cột Mô tả để biết ý nghĩa của mỗi trường dữ liệu. 3. Copy trường dữ liệu muốn sử dụng và dán vào vị trí mong muốn trên email.

• Ngoài ra, có thể chèn thêm ảnh vào nội dung email theo hướng dẫn bên dưới.

4. Nhấn Cất

Lưu ý:

• Mẫu email chỉ áp dụng cho một dữ liệu, khi sử dụng dữ liệu khác thì phải thiết lập lại nội dung email như các bước ở trên.

• Để lấy lại mẫu email ngầm định của chương trình, nhấn Lấy mẫu ngầm định.