Hàng ngày hoăc hàng tuần khi công ty có nhu cầu đối chiếu giữa sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán tại công ty, bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
Kế toán kiểm tra, đối chiếu số dư và các giao dịch đã phát sinh trong ngày (tuần hoặc tháng) có khớp nhau giữa sổ phụ ngân hàng và số kế toán của doanh nghiệp.
Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán sẽ tìm nguyên nhân về đề xuất biện pháp xử lý.
Nghiệp vụ "Đối chiếu ngân hàng" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Ngân hàng\tab Đối chiếu ngân hàng.
Chọn thông tin về tài khoản ngân hàng, loại tiền và thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu => hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ thu, chi tiền gửi theo các thông tin vừa chọn.
Thực hiện đối chiếu số tiền trên sổ phụ và số tiền chi trên sổ kế toán của từng chứng từ, chứng từ nào khớp thì tích chọn, chứng từ nào chưa khớp thì cần kiểm tra nguyên nhân sai sót để sửa lại.
Sau khi tất cả các chứng từ đã khớp và được chọn, nhập thông tin về Số dư cuối kỳ trên sổ ngân hàng trên bảng đối chiếu.
Nếu thông tin Số dư cuối kỳ sau khi đối chiếu với Số dư cuối kỳ trên sổ ngân hàng khớp nhau, kế toán nhấn chọn Xác nhận đối chiếu để lưu lại thông tin bảng đối chiếu vừa lập.
Lưu ý:
1. Trường hợp số liệu chưa khớp, kế toán có thể sử dụng chức năng Cất tạm để lưu giữ các thông tin đối chiếu vừa thiết lập. Sau khi tìm được nguyên nhân chênh lệch và tiến hành xử lý, kế toán sẽ cập nhật lại thông tin chứng từ hoặc số dư trên sổ phụ ngân hàng, sau đó mới nhấn chọn chức năng Xác nhận đối chiếu.
2. Trường hợp muốn huỷ kết quả đối chiếu của lần phát sinh gần nhất, kế toán chọn nhấn chọn chức năng Bỏ đối chiếu.
