Khi khách hàng chuyển khoản hoặc mang tiền nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty để trả nợ tiền hàng, thường phát sinh các hoạt động sau:
Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền chuyển khoản của khách hàng, lập giấy báo Có để xác nhận tiền đã về tài khoản của công ty.
Hàng ngày kế toán thanh toán sẽ ra ngân hàng để lấy sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê các giao dịch, giấy báo Nợ, giấy báo Có).
Căn cứ vào giấy báo Có, kế toán thanh toán hạch toán ghi giảm công nợ cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng
=> Nếu thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, khách hàng chỉ cần trả số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.
Ví dụ
Ngày 20/01/2017, công ty TNHH Phú Thái trả nợ cho các hóa đơn đã mua hàng, số tiền trả là 60.000.000đ.
Nghiệp vụ "Khách hàng trả tiền nợ thông qua chuyển khoản ngân hàng" chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền khách hàng.
Chọn loại tiền thanh toán.
Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.
Nhấn Lấy dữ liệu.
Nhập số tiền nợ thu được tại mục Số tiền, hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ thu được (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước) đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu.
Nhấn Thu tiền => phần mềm tự động sinh ra chứng từ Thu tiền gửi từ khách hàng.
Kiểm tra chứng từ thu tiền khách hàng và chọn tài khoản ngân hàng thu được tiền.
Nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ thu tiền gửi cần in.
2. Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
3. Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.
4. Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ thu tiền khách hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây .
