1. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết)
Có TK ...
2. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
Nợ TK 138 Phải thu khác (1381)
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK ...
Mô tả nghiệp vụ
Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :
Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.
Sau khi tìm nguyên nhân thì thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.
Ví dụ
Theo thống kê của Sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ, tính đến ngày 15/02/2017 số dư tiền mặt tại quỹ là 43.695.960đ. Cũng trong ngày 15/02/2017 kế toán trưởng yêu cầu kiểm kê quỹ, hội đồng gồm kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng.
Thủ quỹ thực hiện đếm số tiền tồn quỹ, kết quả như sau:
Mệnh giá 500.000 VNĐ: 50 tờ
Mệnh giá 200.000 VNĐ: 35 tờ
Mệnh giá 100.000 VNĐ: 70 tờ
Mệnh giá 50.000 VNĐ: 50 tờ
Mệnh giá 20.000 VNĐ: 70 tờ
Mệnh giá 10.000 VNĐ: 79 tờ
Đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ thấy quỹ thiếu 5.960đ và chưa tìm ra nguyên nhân chênh lệch. Căn cứ vào quyết định xử lý kế toán lập phiếu chi tiền mặt và đưa số còn thiếu vào TK 1381 tài sản thiếu chờ xử lý.
Chức năng kiểm kê quỹ được thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Lập Bảng kiểm kê quỹ để ghi nhận và xử lý kết quả kiểm kê
Vào phân hệ Quỹ\tab Kiểm kê quỹ, nhấn Thêm.
Chọn mốc thời gian và loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.
Khai báo thông tin kiểm kê thực tế tiền mặt tại quỹ.
Trường hợp phát sinh chênh lêch, có thể nhập lý do chênh lệch (nếu có) bên tab Kết quả xử lý.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Nếu có chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế và số tiền trên sổ kế toán, kế toán nhấn chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân. Phần mềm tự động đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết tiền mặt của kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ để xác định chênh lệch.
2. Có thể khai báo thông tin các nhân viên tham gia kiểm kê quỹ tại tab Thành viên tham gia.
3. Trường hợp phát hiện được nguyên nhân chênh lệch và đã tiến hành xử lý, kế toán có thể tích chọn thông tin Đã xử lý chênh lệch trên tab Kết quả xử lý.
Bước 2: Xử lý chênh lệch thừa/thiếu sau khi kiểm kê quỹ
Trên Bảng kiểm kê quỹ, chọn chức năng Xử lý chênh lệch.
Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thừa.
Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thiếu.
