1. Phát hiện thừa nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Nợ TK 152, 156
Có TK 3381...
2. Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Nợ TK 632, 1381
Có TK 152, 156
Mô tả nghiệp vụ
Khi có yêu cầu kiểm kê kho từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Thành lập ban kiểm kê gồm: kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
Kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho, đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán kho
Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm nguyên nhân xử lý
Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra quyết định xử lý
Căn cứ và quyết định xử lý, kế toán kho thực hiện lập phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho. Đồng thời, hạch toán bút toán chênh lệch thừa, thiếu hàng hóa so với sổ kế toán.
Trường hợp tìm được nguyên nhân và yêu cầu bồi thường thì hạch toán phải thu hoặc phải trả cho đối tượng phải bồi thường. Trường hợp chưa tìm được nguyên nhân thì hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý hoặc tài sản thiếu chờ xử lý
Ví dụ
Ngày 23/01/2017, thủ kho, kế toán kho nhận được yêu cầu kiểm kê kho hàng hóa từ Kế toán trưởng.
Chức năng kiểm kê kho được thực hiện thông qua các bước sau: Bước 1: Lập Bảng kiểm kê kho để ghi nhận và xử lý kết quả kiểm kê
Vào phân hệ Kho\tab Kiểm kê, nhấn Thêm.
Chọn mốc thời gian và kho cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.
Chọn phương thức kiểm kê (theo số lượng hoặc theo giá trị). Nếu phát sinh chênh lệch giữa kết quả kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ kế toán, khai báo thông tin hàng hóa có phát sinh chênh lệch bằng cách:
Kiểm kê số lượng
Chọn mã hàng hóa phát sinh chênh lệch tại cột Mã hàng.
Nhập số lượng kiểm kê thực tế vào cột Theo kiểm kê.
Nhập lý do chênh lệch (nếu có) bên tab Kết quả xử lý.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Kiểm kê giá trị
Chọn mã hàng hóa phát sinh chênh lệch tại cột Mã hàng.
Nhập Giá trị kiểm kê thực tế vào cột Theo kiểm kê.
Nhập lý do chênh lệch (nếu có) bên tab Kết quả xử lý.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Kiểm kê theo số lượng và giá trị
Chọn mã hàng hóa phát sinh chênh lệch tại cột Mã hàng.
Nhập số lượng kiểm kê thực tế vào cột Theo kiểm kê của nhóm Số lượng và Giá trị kiểm kê thực tế vào cột Theo kiểm kê của nhóm Giá trị.
Nhập lý do chênh lệch (nếu có) bên tab Kết quả xử lý.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Có thể khai báo thông tin các nhân viên tham gia kiểm kê kho tại tab Thành viên tham gia.
2. Trường hợp phát hiện được nguyên nhân chênh lệch và đã tiến hành xử lý, kế toán có thể tích chọn thông tin Đã xử lý chênh lệch trên tab Kết quả xử lý.
Bước 2: Xử lý chênh lệch thừa/thiếu sau khi kiểm kê kho => trên Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa:
Với những vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán => kế toán sẽ chọn chức năng Lập PN trên thanh công cụ để xử lý vật tư thừa:
Kiểm kê số lượng:
Kiểm kê giá trị:
Kiểm kê theo số lượng và giá trị:
Với những vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán => kế toán sẽ chọn chức năng Lập PX trên thanh công cụ để xử lý vật tư thiếu
