Tạo và thông báo phát hành hóa đơn tự in (hoặc điện tử) riêng của doanh nghiệp |
  
|
Tạo và thông báo phát hành hóa đơn tự in (hoặc điện tử) riêng của doanh nghiệp |
|
Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nhu cầu tạo và quản lý hóa đơn tự in, doanh nghiệp thường phát sinh các hoạt động sau:
1.Doanh nghiệp lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 01/6/2014 của Bộ Tài chính và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in.
2.Doanh nghiệp tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn của Thông tư 39: Tên loại hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn,Tên liên hóa đơn, Số thứ tự hóa đơn, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán,…
3.Gửi mẫu hóa đơn tới nhà in
4.Sau khi đã có mẫu, doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Thông tư số 39. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi kèm với các mẫu hóa đơn đã khởi tạo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi phát hành hóa đơn.
5.Kế toán khi bán hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn GTGT theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn.
6.Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu số của Thông tư số 39).
Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
Hướng dẫn trên phần mềm
Nghiệp vụ "Quản lý và phát hành hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp" được thực hiện trên phần mềm thông qua các bước sau:
•Bước 1: Xác định có sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn
oCách 1: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn ngay khi tạo dữ liệu kế toán. Xem thêm hướng dẫn tạo mới dữ liệu kế toán Tại đây
▪Khi tạo mới dữ liệu kế toán đến bước thứ 4, NSD thực hiện các thao tác như hình dưới đây:
oCách 2: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn sau khi tạo dữ liệu kế toán
▪Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung
▪Thực hiện các thao tác như hình dưới đây
oKhai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn, sau đó nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo.
oNếu chưa phù hợp, người dùng có thể sửa lại.
oSau khi tạo được mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, nhấn Cất.
•Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn tự in/đặt in/điện tử
oVào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Mẫu hóa đơn, chọn chức năng Thêm:
oKhai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn, sau đó nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo.
oNếu chưa phù hợp, người dùng có thể sửa lại.
oSau khi tạo được mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, nhấn Cất.
•Bước 3: Lập quyết định/đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử
oVào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Đăng ký sử dụng hóa đơn, chọn chức năng Tải mẫu trên thanh công cụ:
oChọn mẫu quyết định/đề nghị cần tải.
oSau khi tải về máy, kế toán sẽ mở mẫu quyết định/đề nghị vừa tải về để khai báo thông tin theo mẫu.
•Bước 4: Đăng ký sử dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử
oVào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Đăng ký sử dụng hóa đơn, chọn chức năng Thêm:
oKhai báo thông tin về quyết định áp dụng hóa đơn, đồng thời đính kèm quyết định/đề nghị áp dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử.
oTích chọn các mẫu hóa đơn cần đăng ký sử dụng khi xuất hóa đơn bán hàng, giảm giá hàng mua, trả lại hàng bán, sau đó nhấn Cất.
•Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn
oVào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Thông báo phát hành hóa đơn, chọn chức năng Thêm:
oChọn ngày thông báo và khai báo thông tin về cơ quan thuế được thông báo
oTích chọn các loại hóa đơn sẽ cùng thông tin số lượng hóa đơn sẽ được phát hành để sử dụng.
oSau khi khai báo xong, nhấn Cất.
1. Đối với hình thức hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, chỉ mẫu hóa đơn nào đã được đăng ký thì mới được thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp muốn sử dụng thêm mẫu hóa đơn mới thì kế toán phải lập Quyết định về việc sử dụng hóa đơn đó để đăng ký với cơ quan thuế.
2. Chỉ với những thông báo phát hành có hiệu lực, thì kế toán mới sử dụng được các mẫu hóa đơn để phục vụ cho việc cấp hóa đơn trên các chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ.