Một số nguyên nhân dẫn có thể dẫn tới tình trạng trên:
TT
Tình trạng
Các nguyên nhân có thể xảy ra
Hướng dẫn xử lý
Ghi chú
1
Giá trị tồn kho cuối kỳ âm
Dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nên nếu xuất quá số lượng tồn khì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho. Vì vậy cuối kỳ trên báo cáo kho số lượng âm và giá trị âm.
• Bước 1: Vào Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa, Bỏ chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn".
• Bước 2: Bảo trì cơ sở dữ liệu để chương trình kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm và thông báo kết quả. Kế toán kiểm tra, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.
• Bước 3: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một.
2
Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương
VàoNghiệp vụ\Kho\Tính giá xuấtkho. Thực hiện tính lại giá xuất kho và chọn là Tính theo kho để chương trình tính lại giá bình quân trên từngkho.
3
Dữ liệu đa chi nhánh, có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho nên khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Vì vậy khi xem báo cáo kho của từng chi nhánh thì có chi nhánh này âm, chi nhánh kia dương.
Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy. Ví dụ: Chi nhánh Hà Nội đặt kho là 156_HAN, Chi nhánh Hồ Chí Minh là 156_HCM
4
Số lượng tồn kho bằng 0; giá trị tồn kho khác 0
Trong kỳ giá nhập kho biến động lớn nên giá xuất có sự chệnh lệch lớn. Vì vậy, tại 1 thời điểm trong kỳ xảy ra tình trạngsố lượng tồn kho hết, giá trị tồn kho âm hoặc dương
Cách 1:
Đơn vị áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ
Kiểm tra giá xuất kho xem đã tính đúng chưa. Nếu chưa đúng thì thực hiện tính lại giá xuất kho
Nếu phần mềm đã tính đúng thì nếu số lượng hết, giá trị còn là do giá nhập kho trong kỳ biến động lớn. Ví dụ đầu kỳ hoặc chứng từ nhập tro trước có đơn giá nhập thấp, cuối kỳ chứng từ nhập kho cao nên khi tính bình quân cuối kỳ các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có đơn giá xuất cao hơn đơn giá nhập. Nếu cuối năm đảm bảo số lượng hết, giá trị hết là được. Với những vật tư số lượng hết, giá trị còn có thế thực hiện điều chỉnh giá trị tồn kho về 0
Cách 2: Đổi sang dùng phương pháp tính giá xuất kho khác: tính giá bình quân tức thời. Phương pháp này có nghĩa là tại thời điểm xuất kho sẽ lấy giá trị bình quân trên kho luôn => Đảm bảo kho không bị âm ở bất kỳ thời điểm nào.
5
Sửa lại số dư đầu kỳ hoặc chèn các chứng từ nhập, xuất kho vào ngày trước của các chứng từ đã nhập trước đó nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho
Vào Nghiệp vụ\Kho\Tính giá xuất kho.Lưu ý: Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau (Nếu có thời gian rảnh có thể chọn tính giá với dữ liệu lớn). Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc.
Đơn vị áp dụng phương pháp bình quân tức thời, nhập trước xuất trước hoặc đích danh
Chương trình sẽ liệt kê cách chứng từ xuất kho có mặt hàng có đơn giá = 0 (thường đối với đơn vị áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ)
Để khắc phục tình trạng này, NSD vào Nghiệp vụ\Kho\Tính giá xuất kho để thực hiện tính lại giá xuất kho.
NSD nhấn vào số chứng từ trên báo cáo, kiểm tra lại nếu hạch toán sai tài khoản thì sửa lại tài khoản hạch toán, nếu đúng hạch toán vào kho nhưng lại hạch toán bên chứng từ khác chứng từ nhập, xuất kho thì xóa chứng từ để nhập lại sang loại chứng từ là nhập, xuất kho.
5. Chênh lệch chi phí mua trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí:
Trường hợp này sẽ kiểm tra số tiền chi phí mua hàng đã phân bổ trên chứng từ mua và số tiền trên chứng từ chi phí lệch nhau. NSD nhấn vào từng chứng từ kểm tra và điều chỉnh lại cho đúng.
Trường hợp thủ kho không tham gia hệ thống (Menu Hệ thống/Tùy chọn/Tùy chọn chung, không tích chọn Thủ kho có tham gia hệ thống): Trường hợp này mặc định không có chênh lệch nhập, xuất kho giữa kế toán và thủ kho.
Trường hợp thủ kho tham gia hệ thống: Báo cáo sẽ liệt kê các chứng từ có sự chênh lệch về số lượng nhập, xuất giữa kế toán với thủ kho. NSD nhấn vào số chứng từ mà báo cáo liệt kê để điều chỉnh lại cho đúng:
