Mô tả nghiệp vụ Khi khách hàng mang tiền mặt đến trả nợ, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Sau khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.
Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.
Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.
Ví dụ
Ngày 03/02/2017, công ty TNHH Tiến Đạt trả nợ cho công ty, số tiền trả là 57.195.600đ.
Nghiệp vụ "Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt" chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền khách hàng.
Chọn loại tiền thanh toán.
Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.
Nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền => Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Số thu.
Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu.
Nhấn Thu tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng.
Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.
Lưu ý:
1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền trả nợ của khách hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ .
2. Nghiệp vụ "Thu tiền khách hàng" có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng .
3. Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
4. Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.
