Chức năng tạo mới dữ liệu từ năm trước giúp cho kế toán lấy được số dư các tài khoản và danh mục từ năm trước chuyển sang nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây(Xem hướng dẫn tải phim)
Để tạo được dữ liệu mới từ năm trước trên phần mềm MISA SME.NET 2017, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:
Trước khi thực tạo dữ liệu kế toán từ năm trước, đối với dữ liệu kế toán thuộc năm cũ, kế toán cần phải thực hiện một số thao tác sau:
1. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Vào Tiện ích\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Tích chọn các nội dung cần kiểm tra.
Chọn khoảng thời gian cần kiểm tra. Nhấn Thực hiện.
Chương trình hiển thị báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Căn cứ vào báo cáo trên, thực hiện kiểm tra lại dữ liệu và điều chỉnh lại cho đúng.
2. Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo dữ liệu tính đúng đắn của dữ liệu
Vào Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
Chọn thời gian bảo trì dữ liệu, sau đó nhấn Thực hiện.
Lưu ý: Đối với các dữ liệu tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân tức thời, Đích danh, Nhập trước - xuất trước, khi thực hiện bảo trì dữ liệu kế toán tích chọn thêm thông tin Tính lại giá xuất kho.
3. Kiểm tra và chốt lại số dư tất cả các tài khoản
Chọn kỳ báo cáo là năm, tích chọn Hiển thị số dư 2 bên, sau đó nhấn Đồng ý.
Kiểm tra và chốt lại số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác, riêng tài khoản doanh thu 511, 515, 711 và tài khoản chi phí 6xx, 811; tài khoản 911 đảm bảo không còn số dư cuối kỳ.
Kế toán nên thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước sau khi:
Đã chốt được số liệu của năm trước
Đảm bảo số liệu đã đúng đắn
Hoàn thành xong các báo cáo tài chính.
Khi đó việc tạo dữ liệu kế toán từ năm trước sẽ được thực hiện theo một trong các trường hợp sau:
Dữ liệu năm cũ áp dụng theo TT200 hoặc TT133
Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.
Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.
Tại Bước 1 - Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:
Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017 (VD: HKDUNG\MISASME2017).
Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.
Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tạo mới dữ liệu kế toán được lưu trên các máy chủ SQL của chính máy tính đang làm việc.
Nhấn Tiếp theo.
Tại Bước 2 - Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:
Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới và nhấn vào biểu tượng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán.
Khai báo thông tin về ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.
Lưu ý:
1. Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự. 2. Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.
Nhấn Thực hiện, chương trình tự động bỏ qua Bước 3 - Thiết lập và ghép tài khoản và chuyển sang luôn Bước 4.
Tại Bước 4 - Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.
Tại Bước 5 - Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.
Lưu ý: Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.
Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo QĐ48
Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.
Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.
Tại Bước 1 - Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:
Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017 (VD: HKDUNG\MISASME2017).
Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.
Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tạo mới dữ liệu kế toán được lưu trên các máy chủ SQL của chính máy tính đang làm việc.
Nhấn Tiếp theo.
Tại Bước 2 - Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:
Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới. => Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.
Nhấn vào biểu tượng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán. => Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.
Nhập Ngày bắt đầu hạch toán < 01/01/2017, chương trình sẽ mặc định tạo dữ liệu kế toán mới theo QĐ48.
Nhấn Thực hiện, chương trình tự động bỏ qua Bước 3 - Thiết lập và ghép tài khoản và chuyển sang luôn Bước 4.
Tại Bước 4 - Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.
Tại Bước 5 - Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.
Lưu ý: Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.
Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo TT133
Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.
Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.
Tại Bước 1 - Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:
Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017 (VD: HKDUNG\MISASME2017).
Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.
Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tạo mới dữ liệu kế toán được lưu trên các máy chủ SQL của chính máy tính đang làm việc.
Nhấn Tiếp theo.
Tại Bước 2 - Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:
Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới. => Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.
Nhấn vào biểu tượng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán. => Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.
Nhập Ngày bắt đầu hạch toán > 01/01/2017, chương trình sẽ mặc định tạo dữ liệu kế toán mới theo TT133.
Nhấn Tiếp theo.
Tại Bước 3 - Thiết lập và ghép tài khoản, thực hiện thiết lập và ghép các TK bị lệch giữa QĐ48 và TT133:
Chương trình đã tự động ghép các TK của QĐ48 với các TK của TT133. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp mình.
Với những TK trên QĐ48 bị bỏ đi so với TT133, kế toán có thể lựa chọn một trong hai cách thức xử lý sau:
Nếu tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ mở ra các tiết khoản và chuyển dữ liệu vào các tiết khoản mới này. Ví dụ: TK 142 và 242 sẽ được chuyển và TK 2421 và 2422
Nếu không tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK bị thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ không mở tiết khoản mà chuyển dữ liệu trực tiếp vào TK thay thế. Ví dụ TK 142 và 242 sẽ được chuyển vào TK 242.
Nhấn Thực hiện.
Tại Bước 4 - Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.
Tại Bước 5 - Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.
Lưu ý:
1. Trường hợp dữ liệu cũ theo QĐ48, sau khi tạo mới chuyển sang TT133, thì tại Bước 5 có thể chọn chức năng Tải về thông tin ghép tài khoản để tải tệp kết quả ghép tài khoản giữa QĐ48 và TT133, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. 2. Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.
Lưu ý: Có thể tạo được dữ liệu mới từ năm trước bằng cách nhấn chọn biểu tượng Start, chọn All Programs\MISA SME.NET 2017\MISA SME.NET 2017 Tools\Company Setup New Data 2017.
Kế toán có thể thực hiện đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước căn cứ vào hệ thống báo cáo sau:
Loại số dư
Dữ liệu năm trước
(Tính đến ngày Bắt đầu năm tài chính của dữ liệu mới - 1 ngày)
Dữ liệu năm nay
Cách đối chiếu
(Trên dữ liệu cũ xem báo cáo tính đến ngày bắt đầu hạch toán của dữ liệu mới - 1 ngày. Trên dữ liệu mới xem báo cáo kể từ ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm)
Số dư TK (các TK không theo dõi chi tiết)
Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên) =>
Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên)
Đối chiếu cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới
Số dư tài khoản ngân hàng
Bảng kê số dư ngân hàng
Bảng kê số dư ngân hàng
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Công nợ khách hàng
Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị
Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn
Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn
Đối chiếu cột Số còn phải thu trên dữ liệu cũ với Số còn phải thu trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)
Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn
Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn
Đối chiếu tổng nợ của từng hạn nợ trên dữ liệu cũ với dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo đến ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)
Công nợ nhà cung cấp
Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp
Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn
Kế Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn
Kế Đối chiếu cột Số còn phải trả trên dữ liệu cũ với Số còn phải trả trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)
Công nợ nhân viên
Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên
Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng
Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng
Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới
Tồn kho vật tư hàng hóa(tồn kho cuối kỳ trên dữ liệu năm trước so với tồn kho đầu kỳ của dữ liệu năm nay)
Phương pháp bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ
Tổng hợp tồn kho theo lô
Tổng hợp tồn kho theo lô
Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo tổng hợp tồn kho
Báo cáo tổng hợp tồn kho
Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách
Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách
Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới
Phương pháp nhập trước xuất trước/Đích danh
Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập
Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập
Đối chiếu cột SL tồn, giá trị tồn của dữ liệu cũ với Cột SL tồn, giá trị tồn trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán - 1 ngày)
Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách
Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách
Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới
Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô
Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô
Đối chiếu thông tin tại cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới
1. Doanh nghiệp đã nhập phát sinh của năm 2017 vào dữ liệu năm cũ, khi chốt báo cáo tài chính và số dư năm 2016 làm thế nào để tách dữ liệu năm 2017 thành dữ liệu mới?
Thực hiện kiểm tra và chốt số liệu theo các bước chuẩn bị nói trên
Thực hiện tạo dữ liệu mới từ năm trước: Khi đó phần mềm sẽ chuyển toàn bộ số dư cuối năm 2016 sang và chuyển toàn bộ chứng từ ngày 01/01/2017 sang dữ liệu mới
Lưu ý: Các doanh nghiệp nên áp dụng theo cách này, đặc biệt là các doanh nghiệp sau:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập từ năm 2016.
Các doanh nghiệp có quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016.
2. Đầu năm 2017 khi doanh nghiệp chưa chốt được số dư nhưng vẫn tạo dữ liệu từ năm trước lấy số dư tạm tính và danh mục để nhập phát sinh năm 2017 (Ví dụ: KETOAN_2017). Sau khi chốt số dư năm 2016, làm thế nào để kế toán lấy lại số dư chuẩn sang dữ liệu năm 2017 mà không phải nhập lại bằng tay?
Sau khi hoàn thành báo cáo tài chính và chốt số dư chuẩn của năm 2016 doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Tạo dữ liệu mới từ năm trước từ dữ liệu năm 2016. Ví dụ: DU_LIEU_2017
Xuất khẩu số dư từ dữ liệu DU_LIEU_2017:
Trên dữ liệu kế toán DU_LIEU_2017, vào Tệp\Xuất khẩu dữ liệu.
Chọn thời gian cần lấy các chứng từ xuất khẩu.
Chọn nơi lưu tệp xuất khẩu và đặt tên cho tệp xuất khẩu.
Tại mục Chọn dữ liệu xuất khẩu, tích chọn Số dư đầu kỳ.
Nhấn Thực hiện.
Thực hiện nhập khẩu lại số dư chuẩn vào dữ liệu năm 2017 đã có phát sinh (Dữ liệu KETOAN_2017)
Trên dữ liệu kế toán KETOAN_2017, vào Tệp\Nhập khẩu dữ liệu.
Chọn tệp dữ liệu cần nhập khẩu, sau đó nhấn Cất và ghi sổ.
Lưu ý:
1. Với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Đích danh và năm 2017 đã xuất kho cho những chứng từ nhập năm 2016 sẽ phải thực hiện bảo trì lại dữ liệu sau khi nhập khẩu xong số dư đầu năm. => Khi đó chương trình sẽ cảnh báo các chứng từ xuất kho không ghi sổ được do thiếu chứng từ đối trừ, kế toán sẽ phải nhấn vào từng chứng từ xuất kho để chọn lại chứng từ nhập tương ứng.
2. Với các doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo hóa đơn và năm 2017 có thực hiện trả tiền hoặc đối trừ chứng từ cho những hóa đơn, chứng từ công nợ năm 2016 sẽ xem Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo hóa đơn để kiểm tra lại số liệu và tiến hàng đối trừ chứng từ lại cho khách hàng, nhà cung cấp tương ứng.
để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán.
