Khi công ty chuyển trả nợ cho nhà cung cấp thông qua tài khoản ngân hàng, thường phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi mua hàng, cấp trên hoặc do nhà cung cấp đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi.
Chuyển Ủy nhiệm chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.
Ví dụ
Ngày 20/01/2017, doanh nghiệp trả tiền nợ cho công ty TNHH Minh Anh, cho lô hàng mua ngày 13/01/2017. Số tiền phải trả là 100.000.000đ
Nghiệp vụ "Trả tiền nợ nhà cung cấp thông qua chuyển khoản ngân hàng" chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau::
Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả tiền nhà cung cấp.
Lựa chọn phương thức và loại tiền thanh toán.
Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
Nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.
Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Số trả.
Nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp.
Kiểm tra chứng từ chi trả tiền cho nhà cung cấp và chọn tài khoản ngân hàng chi tiền.
Nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in.
Lưu ý:
1. Nghiệp vụ "Trả tiền nhà cung cấp" có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng
2. Nếu trả tiền nhà cung cấp bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
3. Khi trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.
4. Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.
