Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty chuyển trả trước một phần tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
Kế toán thanh toán lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
=> Nếu trường hợp trả bằng Séc thì nhân viên đề nghị chi tiền sẽ nhận Séc để chuyển cho nhà cung cấp
Ví dụ
Theo hợp đồng mua hàng ký kết với công ty TNHH Phú Vinh ngày 12/01/2016, doanh nghiệp phải trả trước cho công ty TNHH Phú Vinh 30% tiền hàng (số tiền là 25.200.000đ), 70% số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng vào ngày 16/01/2016.
Ngày 09/01/2016, doanh nghiệp chuyển khoản từ ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV) vào tài khoản của công ty TNHH Phú Vinh.
Nghiệp vụ "Trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Chi tiền.
Lựa chọn phương thức thanh toán.
Chọn nội dung thanh toán là Chi khác.
Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in.
Lưu ý: Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây .
