Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng Kiểm kê bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Kiểm kê chọn chức năng Thêm):
Chọn ngày và loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.
Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê.
Thông tin chung: nhập bổ sung mục đích của hoạt động kiểm kê
Thông tin biên bản: nhập thông tin về Số, Ngày và Giờ lập bảng kiểm kê, riêng thông tin Số sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).
Kết quả xử lý: khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê. Với những bảng kiểm kê phát sinh chênh lệch đã được xử lý, tích chọn vào thông tin Đã xử lý chênh lệch.
Thông tin kiểm kê thực tế: khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của thủ quỹ theo từng mệnh giá tiền khác nhau và căn cứ vào thông tin đó hệ thống sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ kế toán tiền mặt và tồn trong quỹ của thủ quỹ.
Sau khi nhập xong thông tin, nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu cần in => kế toán có thể theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).
Lưu ý:
1. Nếu phát sinh chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế và số tiền trên sổ kế toán, chọn chức năng Đối chiếuđể tìm nguyên nhân. Đồng thời sau khi cất giữ bảng chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên thanh công cụ để xử lý chênh lệch. Cụ thể:
Nếu số kiểm kê thực tế > số dư trên sổ kế toán, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.
Nếu số kiểm kê thực tế < số dư trên sổ kế toán, hệ thống tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
2. Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), bảng kiểm kê quỹ được lập khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào, thì sẽ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó.
