Các nguyên nhân dẫn đến tình trạng giá trị tồn kho trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa bị âm:

1. Giá nhập sau cao hơn nhiều so với giá nhập trước (phương pháp Bình quân cuối kỳ)

Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị áp dụng phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ. Do nhu cầu tăng cao hoặc nguồn cung thay đổi, dẫn đến có sự biến động giá nhập trong kỳ của mặt hàng (giá nhập sau cao hơn giá nhập trước). Cuối kỳ, sau khi tính giá xuất kho thì đơn giá xuất được tính bình quân cho cả kỳ nên khi xem sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ có một số thời điểm giá trị tồn bị âm. Ví dụ:

2. Tính giá không theo kho (phương pháp Bình quân cuối kỳ hoặc Bình quân tức thời)

Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị áp dụng phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ hoặc Bình quân tức thời và thiết lập Tính giá không theo kho, với tùy chọn này thì đơn giá xuất sẽ được tính bình quân giữa các kho. Dẫn đến, trong trường hợp đơn giá nhập tại các kho có sự chênh lệch thì khi in báo cáo tại từng kho có thể xảy ra tình trạng giá trị tồn bị âm. Ví dụ: Cách khắc phục: Kế toán kiểm tra lại đơn giá nhập tại các kho có sự chênh lệch như vậy có đúng thực tế hay không?  Nếu có sự nhầm lẫn thì cập nhật lại cho đúng. Nếu thực tế đơn giá nhập tại các kho có sự chênh lệch thì khi tính giá xuất kho, thiết lập tính giá theo kho để đơn giá xuất không bị tính bình quân giữa các kho, khắc phục tình trạng giá trị tồn âm.

3. Đơn vị theo mô hình Tổng công ty có nhiều chi nhánh hạch toán phụ thuộc (phương pháp Bình quân cuối kỳ)

Mô tả nghiệp vụ: Đối với các đơn vị theo mô hình Tổng công ty có nhiều chi nhánh hạch toán phụ thuộc, khi tính giá theo phương pháp Bình quân cuối kỳ thì đơn giá xuất sẽ được tính bình quân giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Do vậy, trong trường hợp đơn giá nhập của các chi nhánh khác nhau thì khi in báo cáo tại từng chi nhánh có thể xảy ra tình trạng giá trị tồn bị âm. Ví dụ: Cách khắc phục: Kế toán kiểm tra lại đơn giá nhập tại các chi nhánh có sự chênh lệch như vậy có đúng thực tế hay không? Nếu có sự nhầm lẫn thì cập nhật lại cho đúng. Nếu thực tế đơn giá nhập tại các chi nhánh có sự chênh lệch thì khi in báo cáo, chọn in báo cáo theo chi nhánh Tổng công ty và tích chọn Bao gồm số liệu chi nhánh phụ thuộc để phản ánh đúng số liệu trên toàn công ty.

4. Xuất vật tư hàng hóa quá số lượng tồn

Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, khi số lượng tồn của vật tư hàng hóa không đủ nhưng khách hàng vẫn thực hiện xuất kho (do có tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa). Việc này sẽ dẫn đến khi xem sổ chi tiết vật tư hàng hóa, số lượng tồn và giá trị tồn bị âm. Lưu ý: Trường hợp kế toán nhập bổ sung chứng từ xuất phía trước 1 chứng từ xuất đã tồn tại hoặc sửa lại số lượng của chứng từ nhập < số lượng đã xuất, có thể dẫn đến tình trạng xuất quá số lượng tồn mặc dù không thiết lập Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa. Ví dụ: Cách khắc phục: Kế toán kiểm tra lại dữ liệu và khắc phục tình trạng xuất quá số lượng tồn.

5. Phát sinh các chứng từ (thiết lập không cập nhật lại giá xuất khi tính giá xuất kho) có số tiền vượt quá giá trị tồn còn lại

Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các chứng từ thuộc loại không cập nhật lại đơn giá xuất khi tính giá xuất kho như: Chứng từ xuất kho thiết lập Không cập nhật lại giá xuất và trên Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa có tích chọn Cho phép nhập đơn giá bằng tay. Chứng từ Điều chỉnh giảm giá trị Chứng từ Điều chỉnh giảm số lượng và giá trị Chứng từ Hàng mua trả lại Chứng từ Hàng mua giảm giá => Trường hợp số tiền trên các chứng từ này vượt quá giá trị tồn còn lại trong kho sẽ dẫn đến tình trạng giá trị tồn bị âm. Ví dụ: Cách khắc phục: Với các chứng từ xuất mà kế toán nhập đơn giá bằng tay hoặc chứng từ điều chỉnh, kế toán kiểm tra lại đơn giá xuất nhập tay/giá trị điều chỉnh và cập nhật lại cho phù hợp.