Navigation:  5. Hướng dẫn nghiệp vụ > Quỹ > Kiểm kê quỹ

Định khoản

1. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:

Nợ TK 111            Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 338      Phải trả, phải nộp khác (3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết)

Có TK ...

2. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:

Nợ TK 138            Phải thu khác (1381)

Có TK 111      Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK ...

Mô tả nghiệp vụ

Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ  Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :

1.Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.

2.Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.

3.Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.

4.Sau khi tìm nguyên nhân thì thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.

Ví dụ

Theo thống kê của Sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ, tính đến ngày 26/08/2015 số dư tiền mặt tại quỹ là 602.600.000đ. Cũng trong ngày 26/08/2015 kế toán trưởng yêu cầu kiểm kê quỹ, hội đồng gồm kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng.

Thủ quỹ thực hiện đếm số tiền tồn quỹ, kết quả như sau:

•Mệnh giá 500.000 VNĐ: 900 tờ

•Mệnh giá 200.000 VNĐ: 700 tờ

•Mệnh giá 100.000 VNĐ: 126 tờ

Đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ thấy quỹ thiếu 23.100đ. Kế toán tiền mặt chưa tìm ra nguyên nhân chênh lệch. Căn cứ vào quyết định xử lý: Đưa vào số phải thu 1381 tài sản thiếu chờ xử lý =>kế toán tiền mặt thực hiện lập phiếu chi.

Xem phim hướng dẫn  

 

 

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

 

Hướng dẫn trên phần mềm

Chức năng kiểm kê quỹ được thực hiện thông qua các bước sau:

•Bước 1: Lập Bảng kiểm kê quỹ để ghi nhận và xử lý kết quả kiểm kê

oVào phân hệ Quỹ\tab Kiểm kê quỹ, nhấn Thêm:

oChọn mốc thời gian và loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý:

oKhai báo thông tin kiểm kê thực tế tiền mặt tại quỹ.

oTrường hợp phát sinh chênh lêch, có thể nhập lý do chênh lệch (nếu có) bên tab Kết quả xử lý.

oSau khi khai báo xong, nhấn Cất.

1. Nếu có chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế và số tiền trên sổ kế toán, kế toán nhấn chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân. Phần mềm tự động đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết tiền mặt của kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ để xác định chênh lệch

  2. Có thể khai báo thông tin các nhân viên tham gia kiểm kê quỹ tại tab Thành viên tham gia.

  3. Trường hợp phát hiện được nguyên nhân chênh lệch và đã tiến hành xử lý, kế toán có thể tích chọn thông tin Đã xử lý chênh lệch trên tab Kết quả xử lý.

•Bước 2: Xử lý chênh lệch thừa/thiếu sau khi kiểm kê quỹ

oTrên Bảng kiểm kê quỹ, chọn chức năng Xử lý chênh lệch, hệ thống tự động sinh ra phiếu chi để xử lý số chênh lệch

Trong trường hợp số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán ==> sau khi nhấn chọn chức năng Xử lý chênh lệch, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.