Trường hợp có những chứng từ chưa được ghi sổ, báo cáo sẽ hiển thị danh sách các chứng từ này (Báo cáo sẽ không liệt kê các chứng từ không có trạng thái ghi sổ như: Báo giá, đơn đặt hàng,…).
Sau khi hiển thị danh sách các chứng từ chưa ghi sổ, NSD kiểm tra các chứng từ chi tiết bằng cách nhấn vào từng số chứng từ trên báo cáo để kiểm tra.
1. Với chứng từ là bản nháp thì thực hiện xóa chứng từ.
2. Với chứng từ chưa hợp lý thì điều chỉnh lại cho hợp lý.
3. Với chứng từ hợp lý chưa ghi sổ thì thực hiện ghi sổ từng chứng từ hoặc thực hiện Bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
Các bước thực hiện Bảo trì dữ liệu như sau:
Vào menu Tiện ích\Bảo trì dữ liệu (Chọn khoảng thời gian cần bảo trì thường là theo kỳ năm tài chính), nhấn <<Thực hiện>>.
Chương trình xuất hiện thông báo,
Yêu cầu những người dùng khác đang sử dụng phần mềm tắt dữ liệu để đảm bảo chỉ có 1 người truy nhập vào dữ liệu thực
Thiện thao tác bảo trì.
Nhấn Yes.
Chương trình sẽ hỏi có muốn sao lưu dữ liệu không? Người sử dụng nên đồng ý sao lưu dữ liệu trước khi bảo trì để đảm bảo lưu được dữ liệu trước khi tiến hành bảo trì.
Khi bảo trì xong, chương trình sẽ thông báo kết quả thực hiện, nếu có chứng từ ghi sổ không thành công, nhấn vào <<Xem kết quả>> để kiểm tra nguyên nhân và xử lý bằng cách kích đúp chuột vào từng chứng từ để vào từng chứng từ kiểm tra chi tiết.
