Các trường hợp hủy hóa đơn gồm: Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn. Khi đó:
Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nhu cầu hủy hóa đơn, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Thành lập hội đồng hủy hóa đơn gồm Kế toán bán hàng và Giám đốc
Kế toán bán hàng lập hồ sơ hủy hóa đơn sau đó chuyển Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào hồ sơ hủy hóa đơn được phê duyệt, kế toán bán hàng thực hiện hủy hóa đơn
Kế toán bán hàng nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Ví dụ
Ngày 20/01/2017, kế toán bán hàng phát hiện hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in (Mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001, ký hiệu hóa đơn AB/15T) bị in trùng từ số 0000001 đến số 0000005. Doanh nghiệp thành lập hội đồng hủy hóa đơn để lập hồ sơ hủy hóa đơn GTGT - Mẫu đặt in.
Chỉ có thể hủy các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó. Khi đó, nghiệp vụ "Hủy hóa đơn" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn\tab Hủy hóa đơn, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin về thông báo kết quả hủy hóa đơn: Ngày thông báo, Số thông báo, Cơ quan thuế quản lý, Lý do hủy, Phương pháp hủy (một số phương pháp hủy hóa đơn như: đốt, hủy bằng máy hủy,... )
Khai báo thông tin về quyết định hủy hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng đểđính kèm quyết định hủy hóa đơn.
Khai báo thông tin về biên bản hủy hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng đểđính kèm biên bản hủy hóa đơn.
Khai báo thông tin về hóa đơn bị hủy trên danh sách Bảng kê hóa đơn cần hủy.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ để in thông báo kết quả hủy hóa đơn nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
1. Theo quy định của cơ quan thuế: Nếu doanh nghiệp đã thông báo hủy hóa đơn, thì không được phép phát hành các số hóa đơn trước số hủy sau ngày hủy hóa đơn. Do vậy, khi hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, chương trình sẽ mặc định thông tin Từ số theo số tiếp theo của số hóa đơn đã sử dụng (đã cấp số/đã hủy) lớn nhất tương ứng với từng Mẫu số, Ký hiệu HĐ và khách hàng không thể sửa được thông tin này.
2. Chi nhánh nào lập thông báo phát hành hóa đơn, thì sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn của chi nhánh đó.
3. Nếu chi nhánh không lập thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn do tổng công ty thông báo phát hành, thì tổng công ty sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn cho các chi nhánh.
4. Nếu Biên bản hủy hóa đơn có tình trạng đã nộp cho cơ quan thuế thì phần mềm sẽ không cấp số hóa đơn cho những số đã bị hủy nữa
