Mô tả nghiệp vụ
Với các hóa đơn đã được giao cho khách hàng và đã được khách hàng cũng như doanh nghiệp kê khai thuế, nếu phát hiện ra sai sót sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Khách hàng sau khi phát hiện ra sai sót, yêu cầu lập biên bản hoặc thỏa thuận về việc sai sót của hóa đơn.
Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã bị lập sai
Sau khi nhận được hóa đơn trả về từ khách hàng, kế toán bán hàng gạch chéo hóa đơn lập sai, ghi nhận là hóa đơn bị xóa bỏ
Kế toán bán hàng lập hóa đơn mới và giao lại cho khách hàng
Ví dụ
Ngày 17/01/2017, phát hiện hóa đơn bán hàng cho công ty Bảo Ngọc ngày 12/01/2017 bị sai Mã số thuế của công ty. Kế toán bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn bị lập sai.
Chỉ có thể xóa các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó. Khi đó, nghiệp vụ "Xóa hóa đơn" được thực hiện trên phần mềm theo các bước như sau:
Bước 1: Ghi nhận hóa đơn đã cấp sai cần xóa bỏ
Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn
Tại mục Biên bản thu hồi nhấn biểu tượng để đính kèm biên bản thu hồi hóa đơn.
Tại mục Hóa đơn xóa nhấn biểu tượng để tìm kiếm hóa đơn muốn xóa:
Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hóa đơn cần xóa, sau đó nhấn Đồng ý.
Thông tin hóa đơn xóa sẽ được lấy lên mục Hóa đơn xóa như sau.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Đối với công ty đa chi nhánh, các chi nhánh chỉ có thể xóa bỏ hóa đơn của chi nhánh mình, không xoá bỏ được hoá đơn của chi nhánh khác. Nhưng tổng công ty lại được xóa bỏ hóa đơn của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
2. Các hoá đơn bị xoá vẫn được lấy lên báo cáo thuế với giá trị bằng 0.
3. Sau khi thực hiện xóa hóa đơn thì số hóa đơn bị xóa này sẽ thể hiện trên báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn ở cột Xóa hóa đơn và trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra sẽ ghi chú là Xóa hóa đơn
Bước 2: Cấp lại số hóa đơn mới cho chứng từ bán hàng
Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng
Chọn chứng từ bán hàng cần cấp lại hóa đơn mới, nhấn đúp chuột vào chứng từ vừa chọn hoặc nhấn chuột phải và chọn Xem.
Thực hiện Bỏ ghi chứng từ, sau đó nhấn Sửa.
Thực hiện sửa lại mã số thuế của khách hàng, sau đó nhấn Cất.
Nhấn chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ
Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.
