1. Lập Đề nghị sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế để được chấp thuận sử dụng hóa đơn
2. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, Doanh nghiệp tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn của Thông tư 39: Tên loại hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn,Tên liên hóa đơn, Số thứ tự hóa đơn, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán,…hoặc liên hệ với nhà in để chọn mẫu hóa đơn.
   
3. Trước khi sử dụng hóa đơn Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành cho cơ quan thuế bao gồm: Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC (trường hợp đặt in hóa đơn thì không cần gửi mẫu này); hóa đơn mẫu và Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC
   
4. Kế toán khi bán hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn GTGT theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn.
5. Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu số của Thông tư số 39).

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ "Quản lý và phát hành hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp" được thực hiện trên phần mềm thông qua các bước sau:

Bước 1: Xác định có sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn

Cách 1: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn ngay khi tạo dữ liệu kế toán. Xem thêm hướng dẫn tạo mới dữ liệu kế toán Tại đây Khi tạo mới dữ liệu kế toán đến bước thứ 4, kế toán thực hiện các thao tác sau: Tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn. Tích chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thỏa thuận quyền sử dụng trên. Nhấn Đồng ý. Cách 2: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn sau khi tạo dữ liệu kế toán Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung  Tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn.  Tích chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thỏa thuận quyền sử dụng trên.  Nhấn Đồng ý.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn tự in/đặt in

Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Mẫu hóa đơn, chọn chức năng Thêm. Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn. Loại hoá đơn: chọn một trong các loại hoá đơn sau: 01GTKT, 02GTTT, 03XKNB, 04HGDL, 07KPTQ, 01/ hoặc 02/. Riêng 2 loại hoá đơn 01GTKT và 02GTTT sẽ hiển thị theo phương pháp tính thuế GTGT đã được kế toán khai báo khi tạo dữ liệu kế toán. Cụ thể: Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 02GTTT - Hoá đơn bán hàng. Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 01GTKT - Hoá đơn giá trị gia tăng. Mẫu số hoá đơn: chương trình tự động hiển thị và không cho phép sửa (ví dụ: 01GTKT3/001). Việc hiển thị thông tin mẫu hoá đơn được thực hiện theo nguyên tắc sau: 6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (01GTKT). 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (3). 1 kí tự tiếp theo là "/", dùng để phân biệt giữa Số liên với Số thứ tự mẫu hoá đơn 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn. Lưu ý: Riêng với loại hoá đơn 01/ hoặc 02/ - Tem, vé, thẻ, có thể tự nhập thông tin Mẫu số hoá đơn, tuy nhiên không được vượt quá 11 kí tự. Ký hiệu hoá đơn: phải nhập đúng theo quy định (6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành). Cụ thể: Với hóa đơn tự in và điện tử, ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó: 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn => ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Ký tự thứ 3 là dấu "/". 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn: Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành. Hình thức hoá đơn sử dụng một trong ba ký hiệu sau: E - Hoá đơn điện tử; T - Hoá đơn tự in; P - Hoá đơn đặt in. Với hóa đơn đặt in: Đối với hóa đơn do doanh nghiệp phát hành, quy tắc nhập giống như nhập Hóa đơn tự in/điện tử Đối với hóa đơn do cục thuế phát hành gồm 8 ký tự: 2 ký tự đầu thể hiện mã hóa đơn do cục thuế các tỉnh thành phố phát hành: 2 ký tự này là ký tự số nằm trong khoảng 01 đến 64 (không có số 05) 2 ký tự tiếp theo giống 2 ký tự đầu của hóa đơn tự in để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: theo quy định ở trên (VD: AA, AB..) Ký tự thứ 5 là "/" 2 ký tự tiếp theo thể hiện 2 số cuối của năm tạo hóa đơn Ký tự cuối cùng thể hiện hình thức đặt in là "P" Dựa trên mẫu: cho phép tạo mẫu hoá đơn dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp. => Danh sách mẫu sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào loại hoá đơn và hình thức hoá đơn đã chọn ở trên. Sử dụng mẫu đặc thù của DN: tích chọn nếu muốn sử dụng theo mẫu hoá đơn của đơn vị, sau đó nhấn Chọn mẫu để chọn mẫu hoá đơn: Nhấn chọn biểu tượng tại thông tin Tệp mẫu để chọn mẫu đặc thù của doanh nghiệp (chỉ được phép chọn file có định dạng .mrt). Khi đó các thông tin hiển thị trên hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp. Nếu tích chọn thông tin Đính kèm script lấy dữ liệu và chọn file lấy dữ liệu có định dạng .msq, khi đó các thông tin hiển thị trên mẫu hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo file script đã chọn. Hoá đơn do cục thuế phát hành (chỉ tích được nếu chọn hình thức hoá đơn là Hoá đơn đặt in): nếu tích chọn, khi thông báo phát hành hóa đơn, chương trình cho phép thông báo số hóa đơn không liên tục trên nhiều thông báo. Đồng thời các hoá đơn này sẽ không được lấy lên mục Kèm bảng kê hóa đơn chưa sử dụng chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn trên Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo. (Để phóng to, thu nhỏ mẫu hóa đơn đang xem, xem hướng dẫn tại đây). Nếu chưa phù hợp, người dùng có thể sửa lại.  Sau khi tạo được mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, nhấn Cất. Lưu ý: Thực hiện các thao tác tương tự như trên để khởi tạo thêm mẫu hóa đơn khác (nếu cần).

Bước 3: Lập quyết định/đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in

Phần mềm cung cấp sẵn các mẫu quyết định/đề nghị sử dụng hóa đơn để đơn vị có thể tải về khai báo thông tin, sau đó in ra và nộp cho cơ quan thuế. (Trường hợp đơn vị đã có sẵn mẫu quyết định/đề nghị sử dụng hóa đơn thì không cần thực hiện bước này). Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Đăng ký sử dụng hóa đơn, chọn chức năng Tải mẫu trên thanh công cụ.  Chọn mẫu quyết định/đề nghị cần tải. Sau khi tải về máy, kế toán sẽ mở mẫu quyết định/đề nghị vừa tải về để khai báo thông tin.

Bước 4: Đăng ký sử dụng hóa đơn tự in/đặt in

Thực hiện bước này giúp đơn vị có thể dễ dàng quản lý được các mẫu hóa đơn đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và đính kèm được các file quyết định/đề nghị sử dụng hóa đơn đã nộp cho cơ quan thuế lên phần mềm để tiện tra cứu khi cần. (Trường hợp đơn vị không có nhu cầu quản lý các thông tin trên thì có thể bỏ qua bước này). Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Đăng ký sử dụng hóa đơn, chọn chức năng Thêm Khai báo thông tin về quyết định áp dụng hóa đơn Nhấn biểu tượng để đính kèm quyết định/đề nghị áp dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử. Tích chọn các mẫu hóa đơn cần đăng ký sử dụng khi xuất hóa đơn bán hàng, giảm giá hàng mua, trả lại hàng bán, sau đó nhấn Cất.

Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn

Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Thông báo phát hành hóa đơn, chọn chức năng Thêm Chọn ngày thông báo và khai báo thông tin về cơ quan thuế được thông báo Tích chọn các loại hóa đơn cùng thông tin số lượng hóa đơn sẽ được phát hành để sử dụng. Sau khi khai báo xong, nhấn Cất. Cập nhật trạng thái của Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng tiến độ thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Xem hướng dẫn tại đây. Lưu ý: 1. Chỉ với những thông báo phát hành có trạng thái là Đã có hiệu lực, thì kế toán mới sử dụng được các mẫu hóa đơn để phục vụ cho việc cấp hóa đơn trên các chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ. 2. Đối với hình thức hóa đơn tự in chỉ mẫu hóa đơn nào đã được đăng ký thì mới được thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp muốn sử dụng thêm mẫu hóa đơn mới thì kế toán phải lập Quyết định về việc sử dụng hóa đơn đó để đăng ký với cơ quan thuế.