Hàng tháng, căn cứ vào Bảng lương đã được duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu trả lương cho bộ phận kế toán. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động:
Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
Nhân sự nhận tiền và căn cứ vào bảng lương để tiến hành trả lương cho nhân viên. Còn kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.
Ví dụ
Ngày 28/02/2017, kế toán thanh toán nhận được yêu cầu trả lương bằng tiền mặt từ bộ phận nhân sự kèm theo bảng lương tháng 02/2017. Tổng tiền lương phải trả là 76.689.918đ.
Nghiệp vụ "Trả lương bằng tiền mặt" được thực hiện trên phần mềm như sau.
Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả lương.
Nhập Ngày trả lương.
Tích chọn xong những nhân viên được trả lương, nhấn Trả lương => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả lương nhân viên.
Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Lưu ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi trả lương nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ .
