Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt
Ví dụ
Theo hợp đồng mua hàng ký kết với công ty TNHH Lan Tân ngày 05/01/2016, doanh nghiệp phải trả trước cho công ty TNHH Lan Tân 40% tiền hàng (số tiền là 26.000.000đ), 60% số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng vào ngày 13/01/2016.
Ngày 06/01/2016, doanh nghiệp cử nhân viên mang tiền đến trả trước một phần tiền hàng cho công ty TNHH Lan Tân, số tiền: 26.000.000đ.
Nghiệp vụ "Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Chi tiền.
Chọn lý do chi là Chi khác.
Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Lưu ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ .
