Làm thế nào khi không chọn được tài khoản trên chứng từ?

1. Mô tả:

Khi lập chứng từ có thể gặp tình huống sau:

• Các tài khoản đã được khai báo trên danh mục hệ thống tài khoản, nhưng khi lập Chứng từ lại không tìm thấy tài khoản đó để hạch toán.
• Khi nhập trực tiếp tài khoản đó trên chứng từ, ô tài khoản có cảnh báo đỏ:

• Khi cất chứng từ xuất hiện cảnh báo:

2. Nguyên nhân

• Nguyên nhân 1: Do chương trình đang thiết lập hệ thống tài khoản ngầm định cho từng loại chứng từ, và không cho phép hạch toán các tài khoản khác (ngoài các tài khoản ngầm định) trên chứng từ đó.
• Nguyên nhân 2: Do tài khoản hạch toán là tài khoản tổng hợp (Ví dụ: TK 511, tài khoản này có các tiết khoản ví dụ: TK 5111; TK 5112) => Vì tài khoản này chỉ tổng hợp lại số liệu của các tiết khoản, nên chương trình không cho phép hạch toán trực tiếp mà chỉ có thể hạch toán vào tài khoản chi tiết nhất.

3. Giải pháp

Cách 1: Thiết lập cho phép chọn được tất cả các tài khoản khi lập chứng từ

1. Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn riêng.

2. Bỏ tích chọn Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ. Khi đó tất cả các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản đều có thể sử dụng để hạch toán trên chứng từ.

Cách 2: Thêm tài khoản muốn chọn vào danh mục tài khoản ngầm định của chứng từ

1. Vào menu menu Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định, chọn loại chứng từ cần sửa tài khoản ngầm định.

2. Thiết lập thêm tài khoản ngầm định cho chứng từ đã chọn.

3. Mở lại chứng từ để hạch toán tài khoản vừa thêm.

Lưu ý: Nếu đã thực hiện theo 1 trong 2 cách trên mà chương trình vẫn cảnh báo “Tài khoản chưa có trong danh mục tài khoản ngầm định“ thì cần kiểm tra xem tài khoản hạch toán có phải là tài khoản tổng hợp không? Nếu có (Ví dụ: TK511) thì phải chọn lại tài khoản hạch toán vào tài khoản chi tiết (Ví dụ: TK5111 hoặc TK5112)