Làm thế nào để chuyển đổi dữ liệu từ TT200 sang dữ liệu TT133 và ngược lại?

1. Mục đích

Hướng dẫn kế toán chuyển đổi dữ liệu kế toán đã làm theo TT200/2014-TT/BTC ngày 22/12/2014 sang TT133/2016 -TT/BTC ngày 26/8/2016 và ngược lại để giúp doanh nghiệp in chứng từ, sổ sách, báo cáo theo đúng quy định.

2. Các trường hợp phát sinh

• Do kế toán tạo dữ liệu nhầm chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo TT133 nhưng khi tạo dữ liệu kế toán thì tạo theo TT200 và ngược lại.
• Do ban đầu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo TT133, nhưng sau này mở rộng quy mô, doanh nghiệp phát triển lên thì chuyển sang áp dụng TT200. Tuy nhiên, kế toán đã tạo dữ liệu từ năm trước theo TT133 và nhập chứng từ năm mới vào, sau phát hiện ra thì muốn chuyển từ TT133 sang TT200

3. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

4. Cách thực hiện

Lưu ý:  Nên sao lưu lại dữ liệu trước khi tiến hành chuyển đổi dữ liệu.

Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu từ Thông tư 200 sang Thông tư 133 

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu theo TT200

• Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu. Xem hướng dẫn bảo trì dữ liệu tại đây.
• Kiểm tra và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ (nếu có) bằng cách:

Vào Tìm kiếm, ấn Bỏ tất, chọn Chứng từ chưa ghi sổ, ấn Tìm kiếm

Phần mềm sẽ hiển thị toàn bộ chứng từ chưa ghi sổ, bạn ấn vào Số chứng từ kiểm tra lại (nếu đúng thì ghi sổ, nếu sai thì thực hiện xóa).

• Chuyển tài khoản hạch toán:
  • Nếu dữ liệu có phát sinh tính giá thành thì trước tiên cần chọn Khoản mục CP cho các tài khoản hạch toán chi phí sản xuất như sau:
    • Vào sổ cái các tài khoản (621, 622, 623, 627).
      
    • Tìm đến các chứng từ hạch toán chi phí sản xuất.
    • Tích vào số chứng từ để mở lên, bỏ ghi và chọn Khoản mục CP tương ứng với từng dòng hạch toán.
      
  • Chuyển tài khoản hạch toán cho các chứng từ đã làm đối với các tài khoản có sự khác nhau giữa TT133 và TT200. Xem hướng dẫn tại đây (Tham khảo bảng so sánh hệ thống tài khoản TT133 và TT200 Tại đây).

Lưu ý: Các tài khoản hạch toán chi phí sản xuất (621, 622, 623, 627) sẽ được chuyển vào tài khoản 154.

• Kiểm tra tính chất tài khoản:
  • Mục đích: Kiểm tra lại tính chất tài khoản, đối với trường hợp tài khoản đã bị thay đổi tính chất khác vào với ngầm định ban đầu thì sửa lại tính chất cho phù hợp => Vì khi lên báo cáo số liệu sẽ hiển thị khác: Ví dụ: TK 353 chương trình ngầm định Dư Có nhưng kế toán đã sửa thành lưỡng tính, thì sang dữ liệu mới cũng phải thay đổi lại tính chất.
  • Cách thực hiện: Vào Danh mục/ Hệ thống tài khoản thực hiện xuất khẩu hệ thống tài khoản để đối chiếu tính chất và sửa lại.
• Nếu dữ liệu có phát sinh tính giá thành thì: Xóa chứng từ kết chuyển chi phí sản xuất
  • Vào sổ cái tài khoản 154.
  • Tìm đến chứng từ kết chuyển chi phí sản xuất.
  • Tích vào số chứng từ để mở lên, bỏ ghi và xóa.

Bước 2: Xuất khẩu dữ liệu TT200

• Vào Tệp/ Xuất khẩu dữ liệu, chọn khoảng thời gian cần xuất khẩu dữ liệu (nên chọn từ ngày bắt đầu dữ liệu).
• Tại phần Chọn dữ liệu xuất khẩu, tích chọn Tất cả.
• Sau đó chọn Nơi lưu tệp và ấn Thực hiện.

Bước 3: Tạo dữ liệu mới theo TT133

1. Ghi lại thông tin dữ liệu kế toán theo TT200

• Vào Tệp/Thông tin dữ liệu. Ghi lại thông tin kế toán: Ngày bắt đầu, đồng tiền hạch toán, phương pháp tính thuế GTGT, phương pháp tính giá xuất kho.

2. Tạo dữ liệu mới theo TT133 có thông tin kế toán ban đầu giống với thông tin dữ liệu theo TT200 ở trên. Xem hướng dẫn cách tạo mới dữ liệu kế toán tại đây

Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu theo TT200 vào dữ liệu theo TT133

• Mở dữ liệu kế toán theo TT133 vừa tạo mới ở bước 3.
• Vào Tệp/Nhập khẩu dữ liệu, chọn file dữ liệu theo TT200 đã xuất khẩu ở bước 2.
• Tại phần Chọn dữ liệu nhập khẩu, tích chọn thêm ô Danh mục rồi bỏ tích ô Tài khoản kết chuyển.
• Sau đó chọn Cất và ghi sổ, phần mềm sẽ nhập khẩu dữ liệu theo TT200 vào dữ liệu theo TT133.

Bước 5:  Kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhập dữ liệu

1.Kiểm tra lại dữ liệu, nếu dữ liệu cũ theo TT200 vẫn còn các chứng từ chưa ghi sổ thì trên dữ liệu mới theo TT133 cũng thực hiện bỏ ghi hoặc ghi sổ tương tự để đối chiếu số liệu dễ dàng.

2.Tính lại giá thành theo hướng dẫn tính giá thành Tại đây (Chỉ làm bước này nếu có kỳ tính giá thành đã được tính trên dữ liệu theo TT200).

3. Bảo trì lại dữ liệu: Vào Tiện ích/ Bảo trì dữ liệu.

4. Kiểm tra lại báo cáo

Trường hợp 2: Chuyển dữ liệu từ Thông tư 133 sang Thông tư 200 

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu theo TT133

• Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu. Xem hướng dẫn bảo trì dữ liệu tại đây.
• Kiểm tra và xử lý các chứng từ chưa ghi sổ (nếu có) bằng cách:

Vào Tìm kiếm, ấn Bỏ tất, chọn Chứng từ chưa ghi sổ, ấn Tìm kiếm

Phần mềm sẽ hiển thị toàn bộ chứng từ chưa ghi sổ, bạn ấn vào Số chứng từ kiểm tra lại (nếu đúng thì ghi sổ, nếu sai thì thực hiện xóa).

Bước 2: Xuất khẩu dữ liệu theo TT133

• Vào Tệp/ Xuất khẩu dữ liệu, chọn khoảng thời gian cần xuất khẩu dữ liệu (nên chọn từ ngày bắt đầu dữ liệu).
• Tại phần Chọn dữ liệu xuất khẩu, tích chọn Tất cả.
• Sau đó chọn Nơi lưu tệp và ấn Thực hiện.

Bước 3: Tạo dữ liệu mới theo TT200

1. Ghi lại thông tin dữ liệu kế toán theo TT133

• Vào Tệp/Thông tin dữ liệu. Ghi lại thông tin kế toán: Ngày bắt đầu, đồng tiền hạch toán, phương pháp tính thuế GTGT, phương pháp tính giá xuất kho.

2. Tạo dữ liệu mới theo TT200 có thông tin kế toán ban đầu giống với thông tin dữ liệu theo TT133 ở trên. Xem hướng dẫn cách tạo mới dữ liệu kế toán tại đây

Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu theo TT133 vào dữ liệu theo TT200

• Mở dữ liệu kế toán theo TT200 vừa tạo mới ở bước 3.
• Vào Tệp/ Nhập khẩu dữ liệu, chọn file dữ liệu theo TT133 đã xuất khẩu ở bước 2.
• Tại phần Chọn dữ liệu nhập khẩu, tích chọn thêm ô Danh mục rồi bỏ tích ô Tài khoản kết chuyển.
• Sau đó chọn Cất và ghi sổ, phần mềm sẽ nhập khẩu dữ liệu theo TT133 vào dữ liệu theo TT200.

Bước 5: Kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhập dữ liệu

1. Do TT133 và TT200 có hệ thống tài khoản khác nhau nên bạn cần thực hiện:
Chuyển phát sinh TK154 (nếu có):

• Vào sổ cái tài khoản 154.
• Tìm đến các chứng từ hạch toán chi phí sản xuất (hạch toán vào bên Nợ TK 154 và chọn Khoản mục CP tương ứng).
• Tích vào số chứng từ để mở lên, bỏ ghi và chọn lại tài khoản hạch toán là TK (621, 622, 623 hoặc 627) theo Khoản mục CP tương ứng.

Với các tài khoản khác, xem hướng dẫn chuyển tại đây (xem bảng so sánh tài khoản TT133 và TT200 tại đây).

2. Bảo trì lại dữ liệu: VàoTiện ích/ Bảo trì dữ liệu.
3. Kết chuyển chi phí và tính lại giá thành (nếu có). Xem hướng dẫn tính giá thành tại đây.
4. Kiểm tra lại các báo cáo.