Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn chức năng Kiểm kê bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Kiểm kê chọn chức năng Thêm).
Chọn ngày kiểm kê CCDC, sau đó nhấn Đồng ý, hệ thống tự động sinh ra bảng kiểm kê các CCDC đang được quản lý trên sổ theo dõi CCDC tính đến ngày đã chọn.
Kiểm tra và nhập các thông tin còn thiếu trên bảng kiểm kê CCDC.
Thông tin chung: nhập bổ sung mục đích của hoạt động kiểm kê
Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Số, Ngày và Giờ lập bảng kiểm kê, riêng thông tin Số sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê CCDC. => Sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia.
Kết quả xử lý: khai báo kết luận sau khi thực hiện kiểm kê. Với những bảng kiểm kê đã được xử lý tích chọn vào thông tin Đã xử lý kiến nghị.
Thông tin công cụ dụng cụ: hệ thống đã tự động liệt kê danh sách các CCDC đang được quản lý trên sổ theo dõi CCDC tính đến ngày thực hiện kiểm kê. Kế toán sẽ cập nhật kết quả kiểm kê và đưa ra kiến nghị xử lý cho các CCDC phát sinh vấn đề khi kiểm kê.
Sau khi nhập xong thông tin, nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu cần in. Kế toán có thể theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).
Lưu ý:
1. Nếu có chênh lệch giữa số lượng kiểm kê thực tế và số lượng trên sổ theo dõi CCDC, sau khi cất giữ bảng kiểm kê, có thể xử lý luôn bằng cách xử dụng chức năng Ghi tăng, Ghi giảm trên thanh công cụ. Cụ thể:
Trường hợp số lượng kiểm kê thực tế > số lượng trên sổ theo dõi CCDC, sẽ sử dụng chức năng Ghi tăng để bổ sung CCDC thừa vào sổ theo dõi.
Trường hợp số lượng kiểm kê thực tế < số lượng trên sổ theo dõi CCDC, sẽ sử dụng chức năng Ghi giảm để trừ đi CCDC thiếu trên sổ theo dõi.
2. Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), bảng kiểm kê CCDC được lập khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào, thì sẽ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó.
