Nhân viên thực hiện chấm công theo thời gian cho nhân viên chính là việc thực hiện các hoạt động:
Theo dõi thời gian Vào và Ra; thời gian nghỉ theo chế độ (phép, ốm đau, thai sản...); thời gian làm thêm giờ của nhân viên.
Ghi chép lại thời gian đến và về; thời gian nghỉ theo chế độ (phép, ốm đau, thai sản...); thời gian làm thêm giờ của nhân viên trên một file excel hoặc thực hiện chấm công bằng vân tay, thẻ
Cuối tháng, tổng hợp lại thời gian đi làm, thời gian nghỉ, thời gian làm thêm của nhân viên trong tháng để gửi cho bộ phận tính lương.
Nghiệp vụ "Theo dõi công hàng tháng của nhân viên" được thực hiện trên phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Khai báo các ký hiệu chấm công để phục vụ cho việc chấm công hàng ngày
Vào Danh mục\Lương nhân viên\Ký hiệu chấm công, chọn chức năng Thêm.
Khai báo xong ký hiệu chấm công, nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Với ký hiệu nào được tích chọn Là ký hiệu mặc định khi lập bảng chấm công, khi kế toán thực hiện lập bảng chấm công chi tiết hệ thống sẽ tự động hiển thị ký hiệu đó trên bảng chấm công.
2. Trên danh sách ký hiệu chấm công, chỉ có một ký hiệu được phép tích chọn Là ký hiệu mặc định khi lập bảng chấm công.
Bước 2: Khai báo nhân viên phục vụ cho việc theo dõi công hàng ngày
Vào Danh mục\Đối tượng\Nhân viên, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin nhân viên thuộc các phòng ban/bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhấn Cất.
Bước 3: Lập bảng chấm công chi tiết để theo dõi công hàng ngày của nhân viên
Vào phân hệ Tiền lương\tab Chấm công, chọn chức năng Thêm.
Chọn bảng chấm công cần lập là Chấm công theo thời gian hoặc Chấm công theo buổi.
Chọn thời gian cần lập bảng chấm công và tích chọn phòng ban được chấm công.
Khai báo tên bảng chấm công, sau đó nhấn Đồng ý, hệ thống tự động lập bảng chấm công cho các nhân viên đã được khai báo ở bước 2 với ký hiệu chấm công mặc định đã được thiết lập ở bước 1.
Nhập kết quả chấm công hằng ngày của từng nhân viên.
Nhấn Cất.
Lưu ý:
1. Trường hợp muốn chấm công cả ngày thứ 7, chủ nhật hoặc muốn ẩn ngày thứ 7, chủ nhật trên bảng chấm công, vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tiền lương để thiết lập.
2. Đối với các doanh nghiệp chỉ có nhu cầu quản lý bảng chấm công chi tiết của nhân viên thì chỉ thực hiện đến bước 3.
3. Nếu trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, có tích chọn Sử dụng thêm hệ thống sổ quản trị, thì khi lập bảng chấm công sẽ cho phép lựa chọn tạo mới hoàn toàn hoặc tạo dựa từ một bảng chấm công đã có
Bước 4: Lập bảng tổng hợp chấm công
Lập bảng tổng hợp chấm công từ bảng chấm công chi tiết
Vào phân hệ Tiền lương\tab Tổng hợp chấm công, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin bảng tổng hợp chấm công cần lập và tích chọn Tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết.
Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động tổng hợp công của nhân viên từ bảng chấm công chi tiết đã được lập ở bước 3.
Kế toán nhập bổ sung thông tin về công làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, công làm thêm, làm đêm do hệ thống không tổng hợp được từ bảng chấm công chi tiết lên.
Nhấn Cất.
Nhập bảng tổng hợp chấm công hoặc nhập khẩu bảng tổng hợp chấm công từ tệp excel
Vào phân hệ Tiền lương\tab Tổng hợp chấm công, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin bảng tổng hợp chấm công cần lập và bỏ tích chọn Tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết.
Nhấn Đồng ý.
Nhập trực tiếp tổng số công của từng nhân viên hoặc sử dụng chức năng Nhập khẩu từ Excelđể nhập tổng số công của nhân viên đang được quản lý trên file excel vào phần mềm.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:
Đối với các doanh nghiệp chỉ có nhu cầu quản lý bảng tổng hợp chấm công, sẽ không cần thực hiện bước 3 mà thực hiện luôn bước 4.
Nếu trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung, có tích chọn Sử dụng thêm hệ thống sổ quản trị, thì khi lập bảng tổng hợp chấm công sẽ cho phép lựa chọn tạo mới hoàn toàn hoặc tạo dựa từ một bảng tổng hợp chấm công đã có.
