Việc ghi nhận và phân bổ các khoản chi phí đã trả trước nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (chi phí thuê VP, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ,...) được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh

Khi phát sinh chi phí trả trước, kế toán lập chứng từ để ghi nhận khoản chi phí này. Lưu ý: Trường hợp có phát sinh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ thì kế toán khai báo thêm 1 dòng hạch toán tiền thuế tại tab Hạch toán và khai báo các thông tin về thuế tại tab Thuế.

Bước 2: Khai báo các khoản chi phí cần phân bổ vào chi phí SXKD trong nhiều kỳ

Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Danh sách chi phí trả trước, chọn chức năng Chi phí trả trước. Khai báo tỷ lệ phân bổ cho các phòng ban/bộ phận. Tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí cần phân bổ: Nhấn chức năng Chọn chứng từ trên tab Tập hợp chứng từ. Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ cần tập hợp và nhấn Lấy dữ liệu. Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý Nhấn Cất

Bước 3: Phân bổ các khoản chi phí trả trước

Vào menu Nghiệp vu\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước, chọn chức năng Thêm. Chọn kỳ phân bổ chi phí tương ứng và nhấn Đồng ý. Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ: Xác định chi phí. Phân bổ. Hạch toán. Nhấn Cất.

Lưu ý: Với chi phí trả trước đã phát sinh trước khi sử dụng phần mềm, có thể khai thông qua chức năng khai báo Chi phí trả trước đầu kỳ trên thanh công cụ.