Sao chép kết quả kiểm kê vào tệp excel mẫu của phần mềm, sau đó cất giữ tệp excel.
Thực hiện nhập khẩu tệp excel vào phần mềm:
Tại Bước 1. Chọn tệp nguồn, chọn tệp excel mẫu của phần mềm đã có dữ liệu kết quả kiểm kê.
Tại Bước 2. Ghép dữ liệu, thực hiện ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu. => Hệ thống đã tự động ghép những cột mà có thể nhận dạng được, kế toán thực hiện ghép các cột còn trống.
Lưu ý:
1. Với các cột được tích chọn Bắt buộc, kế toán bắt buộc phải ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu cần nhập khâu. Nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo. => Hệ thống cho phép kế toán chọn thêm các cột bắt buộc phải ghép.
2. Với các cột không có nhu cầu cần nhập khẩu, kế toán có thể sử dụng chức năng Ẩn/hiện thông tin để giảm bớt các cột cần ghép.
Tại Bước 3. Kiểm tra dữ liệu, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trên tệp nhập khẩu.
Lưu ý: Sau khi chương trình kiểm tra xong, lọc trên cột Tình trạng, nếu có cột dữ liệu không hợp lệ thì nhấn nút Sửa lại tệp dữ liệu... để mở tệp dữ liệu nhập khẩu, căn cứ vào lý do không hợp lên trên từng dòng không hợp lệ để sửa lại. Sau khi cất tệp dữ liệu nhập khẩu đã sửa, nhấn Kiểm tra lại dữ liệu..., chương trình sẽ thực hiện kiểm tra lại tính hợp lệ của dữ liệu nhập khẩu.
Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào bảng kiểm kê vật tư hàng hoá.
Lưu ý:
Nếu trên bảng kiểm kê đã có số liệu, khi thực hiện nhập khẩu từ tệp excel vào, chương trình sẽ xóa hết các số liệu cũ.
Không cho phép nhập khẩu các kho và VTHH đã ngừng theo dõi vào Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa được lập mới.
Cho phép nhập khẩu các kho và VTHH đã ngừng theo dõi trên Bảng kiểm kê vật tư, hàng hoá được sửa lại.
