Câu hỏi: Làm thế nào để phát hiện được chênh lệch thông tin hoá đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ để phát hiện sai sót, điều chỉnh kịp thời?

Hướng dẫn:

Sau khi lập tờ khai, kế toán có thể sửa đổi các thông tin trên chứng từ hoặc bỏ ghi, xóa chứng từ dẫn đến sai lệch thông tin hóa đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ. Nếu không phát hiện, điều chỉnh kịp thời thì có thể dẫn đến sai số liệu kế toán. Vì vậy, trên phần mềm đã cung cấp báo cáo Đối chiếu thông tin hoá đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ để cho phép kế toán kiểm tra các trường hợp chênh lệch và xem xét điều chỉnh hợp lý.

Báo cáo này sẽ hiển thị chênh lệch thông tin hóa đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ trong các trường hợp sau:

1. Sau khi lập tờ khai thuế, kế toán sửa thông tin hóa đơn trên bảng kê hoặc chứng từ (Số HĐ, Ngày HĐ, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Tên người bán, MST, Nhóm HHDV, Giá trị chưa thuế, Tiền thuế) dẫn tới lệch giữa bảng kê và chứng từ. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra từng hóa đơn và điều chỉnh lại cho hợp lý.

2. Sau khi lập tờ khai thuế, kế toán bỏ ghi sổ hoặc xóa chứng từ gốc.

• Trường hợp chứng từ bị bỏ ghi sổ, thì thực hiện ghi sổ lại chứng từ.
• Trường hợp chứng từ đã bị xóa thì cần phải xem xét lại như sau:
  • Nếu chứng từ gốc bị xóa là do hóa đơn kê khai sai/kê khai trùng mà doanh nghiệp chưa nộp báo cáo thuế, thì kế toán thực hiện lập lại tờ khai thuế.
  • Nếu chứng từ gốc bị xoá là do hóa đơn kê khai sai/kê khai trùng và doanh nghiệp đã nộp báo cáo thuế, thì không được xóa chứng từ mà phải lập tờ khai bổ sung điều chỉnh cho kỳ kê khai và hạch toán điều chỉnh. Vì vậy, nếu kế toán đã đã xóa hóa đơn thì phải nhập lại, sau đó vào bảng kê mua vào chọn lại chứng từ để tờ khai đúng như tờ khai đã nộp và lập tờ khai bổ sung, hạch toán điều chỉnh thuế.
  • Nếu chứng từ gốc bị xóa là do nhầm lẫn, thì kế toán phải lập lại chứng từ và sau đó lập lại bảng kê hoặc vào chọn lại chứng từ trên bảng kê.

3. Riêng đối với trường hợp chứng từ mua hàng nhập khẩu cần lưu ý => Sau khi lập tờ khai thuế, sửa lại thông tin trên chứng từ mua hàng nhập khẩu hoặc chứng từ chi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu sẽ dẫn đến chứng từ mua hàng nhập khẩu không còn đủ điều kiện để kê lên tờ khai. Vì vậy, trên tờ khai vẫn còn hóa đơn nhưng khi vào khấu trừ thuế thì số thuế GTGT trên hóa đơn không được lấy lên khấu trừ thuế, cụ thể:

• Chứng từ mua hàng nhập khẩu hạch toán TKĐƯ thuế là TK 1331,1332 sau khi kê lên bảng kê thì quay lại sửa TKĐƯ thuế là TK1388, 3388 => Trường hợp này, kế toán kiểm tra lại, nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và vào bảng kê chọn lại chứng từ
• Chứng từ mua hàng nhập khẩu hạch toán TKĐƯ thuế GTGT là TK1388, 3388; đã nộp thuế đầy đủ và kê lên bảng kê; sau đó quay lại sửa số tiền thuế GTGT trên chứng từ mua hàng khác với số đã nộp => Trường hợp này, kế toán kiểm tra lại, lập lại chứng từ nộp thuế GTGT và vào bảng kê chọn lại chứng từ
• Chứng từ mua hàng nhập khẩu hạch toán TKĐƯ thuế GTGT là TK 1388, 3388; đã nộp thuế đầy đủ bằng 1 hoặc nhiều chứng từ chi tiền và kê lên bảng kê; sau đó xóa 1 hoặc nhiều chứng từ nộp thuế => Trường hợp này, kế toán lập lại chứng từ nộp thuế GTGT và vào bảng kê chọn lại chứng từ
• Chứng từ mua hàng trong nước, sau khi kê lên bảng kê quay lại sửa thành loại chứng từ mua hàng nhập khẩu và chọn TKĐƯ thuế GTGT là TK 1388, 3388 => Trường hợp này, kế toán kiểm tra lại, nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và vào bảng kê chọn lại chứng từ

4. Nếu dữ liệu được chuyển đổi từ MISA SME.NET 2015 lên, có thể xảy ra các trường hợp sau:

• Trên MISA SME.NET 2015, hóa đơn đã được kê lên bảng kê, sau đó thực hiện điều chỉnh một trong các thông tin trên chứng từ gốc như: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu HĐ, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Mã số thuế, Nhóm HHDV mua vào nhưng không cập nhật lại tờ khai. Sau khi chuyển đổi lên MISA SME.NET 2019, hóa đơn này sẽ tiếp tục được kê lên kỳ tiếp theo
• Trên MISA SME.NET 2015, hóa đơn đã được kê lên bảng kê, sau đó NSD sửa trực tiếp trên bảng kê một trong các thông tin như: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Tên người bán, Mã số thuế,… Sau khi chuyển đổi lên MISA SME.NET 2019, hóa đơn này sẽ tiếp tục được kê lên kỳ tiếp theo

=> Để khắc phục, kế toán thực hiện như sau:

• Vào Báo cáo\Báo cáo đối chiếu\Đối chiếu thông tin hóa đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ, kiểm tra lại các hoá đơn bị lệch.
• Mở tờ khai thuế của kỳ có các hóa đơn bị lệch theo báo cáo đối chiếu.
• Nhấn Sửa, sang tab PL01-2/GTGT: Bảng kê mua vào
• Nhấn Chọn chứng từ và tích chọn vào các hóa đơn bị lệch.
• Nhấn Cất.

5. Dữ liệu chuyển đổi từ MISA SME.NET 2012 lên, có thể xảy ra trường hợp sau:

Trên MISA SME.NET 2012, chứng từ gốc không nhập số hóa đơn thì vẫn được kê lên bảng kê, sau khi chuyển đổi dữ liệu lên MISA SME.NET 2019, kiểm tra lại tờ khai thuế GTGT và bảng kê mua vào vẫn thấy khớp với MISA SME.NET 2012 nhưng khi thực hiện khấu trừ thuế thì số thuế không đúng như bảng kê. Ngoài ra, khi vào bảng kê mua vào trên giao diện Chọn chứng từ không hiển thị các chứng từ này và trên bảng kê các chứng từ này sẽ thuộc mục các chứng từ, hóa đơn không đủ điều kiện kê lên bảng kê. Nếu xóa bảng kê đi lập lại, thì các chứng từ này cũng sẽ không lấy lên bảng kê. Với trường hợp này kế toán thực hiện như sau:

• Vào Báo cáo\Báo cáo đối chiếu\Đối chiếu thông tin hóa đơn trên bảng kê mua vào và chứng từ, kiểm tra lại thông tin chênh lệch giữa bảng kê và chứng từ.
• Các chứng từ chưa nhập số hóa đơn, nhấn vào từng chứng từ và thực hiện nhập bổ sung số hóa đơn.
• Sau đó, xóa bảng kê mua vào và lập lại.