7.2 Chênh lệch bảng kê thuế GTGT và sổ cái

• Trường hợp quên chọn nhóm HHDV mua vào hoặc chọn nhầm vào nhóm khác nhóm 1 hoặc 2 thì xử lý như sau:
  • Chọn lại nhóm HHDV mua vào vào nhóm 1 hoặc 2 cho đúng thực tế.
  • Sau đó, mở tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTKT), chọn tab PL 01-2GTKT – Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm chứng từ vừa sửa ở trên vào bảng kê.
• Trường hợp đã chọn đúng nhóm HHDV mua vào thuộc nhóm 3, 4 hoặc 5 thì xử lý như sau:
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 3 – Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ: Chứng từ sẽ không được lấy lên bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào mà lấy lên tờ khai thuế GTGT theo dự án đầu tư. Vì vậy, trên báo cáo Chênh lệch bảng kê thuế GTGT và sổ cái vẫn hiện thị chứng từ này nhưng không có sai sót xảy ra.
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 4 – Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ: Trường hợp này cần sửa lại tài khoản hạch toán thuế GTGT, tùy vào quyết định của Doanh nghiệp mà có thể hạch toán vào bên Nợ TK chi phí như TK 811 hoặc TK 1388 để quy trách nhiệm cho người có liên quan thay vì hạch toán vào bên Nợ TK 1331.
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 5 – Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTKT: Trường hợp này doanh nghiệp không phải tính nộp thuế GTGT nên không hạch toán vào TK 1331. Kế toán xóa bút toán hạch toán vào TK 1331 đi và điều chỉnh lại số tiền hạch toán vào tài khoản đúng.

• Nếu đúng thì bỏ qua chênh lệch trên báo cáo.

• Nếu kê khai nhầm kỳ thì thực hiện như sau:
  • Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai sai kỳ.
  • Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ hoặc nhấn chuột phải chọn Chọn chứng từ
  • Bỏ chọn hóa đơn lên sai bảng kê. Nhấn Đồng ý
  • Nhấn Cất.
  • Sau đó mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai đúng kỳ, thực hiện các thao tác tương tự như trên để chọn hóa đơn bị loại bỏ ở trên lên bảng kê.

Giải pháp:
Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra. Có thể xảy ra 1 trong các trường hợp sau:
1. Trường hợp lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn đồng thời nhưng Kế toán quên tích chọn Lập kèm hóa đơn thì xử lý như sau:

• Tích chọn Lập kèm hóa đơn
• Khai báo các thông tin của hóa đơn tại tab Hóa đơn và nhấn Cất.
• Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn hóa đơn vừa lập ở trên lên bảng kê.

Lưu ý: Hóa đơn bán ra được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra phải thỏa mãn điều kiện: Có chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn

2. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó xuất hóa đơn sau nhưng Kế toán quên chưa thực hiện thao tác xuất hóa đơn thì xử lý như sau:

• Trên chứng từ bán hàng, nhấn Lập HĐ để lập hóa đơn bán hàng. Hoặc vào phân hệ Bán hàng, tab Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn từ chứng từ bán hàng trên. Xem hướng dẫn xuất hóa đơn sau khi lập chứng từ bán hàng tại đây.
• Sau đó, thực hiện chọn hóa đơn vừa lập vào tờ khai thuế tương tự như trường hợp 1.

Lưu ý: Nếu hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáo đối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo.

Ví dụ: Chứng từ lập ngày 15/03/2018 nhưng xuất hóa đơn vào ngày 01/04/2018 và kê khai vào kỳ tính thuế tháng 04/2018. Khi xem báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian là quý I/2018 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này (tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái), tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai hóa đơn trên. Ví dụ cả năm 2018 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh lệch.

3. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó mới xuất hóa đơn nhưng chưa đến thời điểm xuất hóa đơn. Khi đó, tuy hóa đơn hiển thị trên báo cáo đối chiếu chứng từ, sổ sách nhưng thực tế không có chênh lệch. Kế toán cần lưu ý để xuất hóa đơn và kê khai lên tờ khai thuế theo đúng quy định.

• Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên.
• Khai báo bổ sung thuế suất thuế GTGT tại tab Thuế, cột % Thuế GTGT.

Lưu ý: Nếu hàng hóa không chịu thuế thì chọn thuế suất là KCT.

• Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn lại hóa đơn ở trên lên bảng kê.

1. Mở chứng từ nhấn Bỏ ghi\Sửa.

2. Để trống cột Nhóm HHDV mua vào.

3. Nhấn Cất.

4. Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.

5. Nếu đã lập tờ khai thuế (và chưa nộp cho cơ quan thuế) thì:

• Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra lên.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê.
• Nhấn Cất.

1. Xóa các chứng từ hạch toán nghiệp vụ bán hàng đã lập ở trên.

2. Hạch toán lại nghiệp vụ bán hàng trên các Chứng từ bán hàng hoặc Chứng từ nghiệp vụ khác. Trong đó: điều kiện để các chứng từ này được lấy lên tờ khai là:

• Chứng từ bán hàng: phải chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn.
• Chứng từ nghiệp vụ khác: phải chọn thuế suất thuế GTGT; có đủ số và ngày hóa đơn; không chọn Nhóm HHVD mua vào.

• Với Hóa đơn, chứng từ bán ra: Có chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn (riêng chứng từ chi tiền mặt, chi tiền gửi, chứng từ nghiệp vụ khác, hóa đơn trả lại hàng bán, hóa đơn trả lại hàng mua thì phải thỏa mãn thêm điều kiện: không chọn Nhóm HHDV mua vào)
• Với Hóa đơn, chứng từ mua vào: Có chọn Nhóm HHDV là nhóm 1,2; có đủ số và ngày hóa đơn.

Giải pháp:

1. Mở chứng từ lên, nhấn Bỏ ghi/Sửa.

2. Hạch toán lại tài khoản thuế đúng.

3. Nhấn Cất.

Giải pháp:
1. Mở hóa đơn lên kiểm tra xem đây có đúng là trường hợp xuất hóa đơn trước, ghi nhận doanh thu sau hay không?
2. Nếu đúng thì đây không phải là sai sót. Kế toán chỉ cần lưu ý lập chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu theo đúng thực tế. Xem hướng dẫn tại đây.

3. Nếu là trường hợp xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu cùng lúc thì thực hiện lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn đã xuất. Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Sửa lại ngày trên chứng từ cho khớp với ngày hóa đơn.

Giải pháp:
Tuy hiển thị trên báo cáo nhưng đây không phải là một trường hợp sai lệch. Do bản chất đơn vị mua hàng nhập khẩu và thực hiện nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu sau khi kế toán hạch toán giá trị hàng nhập khẩu. Do đó, Kế toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp bằng bút toán Nợ TK 1388 (3388)/ Có TK 33312.
Sau khi nộp thuế và hạch toán bút toán thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 1331/ Có TK 1388 thì sẽ không còn hiển thị chênh lệch trên báo cáo nữa. Kế toán thực hiện như sau:

1. Hạch toán bút toán nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu trên phần mềm:

• Nộp thuế bằng tiền mặt, xem hướng dẫn tại đây.
• Nộp thuế bằng tiền gửi ngân hàng, xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Nếu thực hiện nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu vào thời điểm lớn hơn khoảng thời gian xem báo cáo đối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình vẫn sẽ liệt kê hóa đơn mua hàng nhập khẩu này lên báo cáo.
Ví dụ: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu ngày 04/01/2019, nộp thuế vào 04/05/2019. Khi xem báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian là quý I/2019 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này (tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái), tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa thời điểm nộp thuế. Ví dụ cả năm 2019 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh lệch.