Làm thế nào khi cất chứng từ phần mềm báo quá số lượng tồn kho theo mã quy cách?

1. Biểu hiện

2. Nguyên nhân và giải pháp

Bạn kiểm tra lần lượt theo 4 nguyên nhân sau:

Nguyên nhân 1: Do đã có phát sinh xuất kho chọn mã quy cách nhưng chứng từ đã bị bỏ ghi

Cách kiểm tra:

Vào Báo cáo/ Kho/ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, chọn Thống kê theo Mã quy cách

• Chọn khoảng thời gian rộng (từ ngày phát sinh phiếu nhập đến ngày cuối cùng của dữ liệu ví dụ đến ngày 31/12/9989)
• Tích vào ô Lấy thêm chứng từ chưa ghi sổ
• Chọn mặt hàng cần xem
• Nhấn Đồng ý

• Vào Mẫu / Quản lý mẫu/ Nhấn Sửa/ Tích chọn vào ô hiển thị của dòng Trạng thái ghi sổ/ Cất/ Áp dụng.

• Trên báo cáo, ở cột Trạng thái ghi sổ, Bạn xem chứng từ xuất kho nào đang ở trạng thái Chưa ghi sổ, hoặc nếu có nhiều chứng từ phát sinh có thể lọc tìm chứng từ chưa ghi sổ ở cột Trạng thái ghi sổ, sau đó tích chọn chứng từ đó để kiểm tra

Giải pháp:

• Nếu thực tế có phát sinh chứng từ này thì thực hiện ghi sổ và không cần lập chứng từ mới
• Nếu thực tế không có phát sinh chứng từ này thì thực hiện Xóa chứng từ và lập chứng từ mới.

Nguyên nhân 2: Do đã có phát sinh xuất kho chọn mã quy cách sau thời gian lập chứng từ.

Cách kiểm tra:

Mở sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo mã quy cách và chọn tham số như nguyên nhân 1

Trên báo cáo xem có chứng từ xuất kho nào sau thời gian xuất  kho của chứng từ đang xuất hay không?

Giải pháp: Hiện chương trình kiểm tra số tồn căn cứ vào số tồn thực tế của mã quy cách (không căn cứ vào thời gian lập chứng từ).

Trên báo cáo Bạn tích chọn vào chứng từ xuất kho đã lập cho thời gian sau đó, kiểm tra xem thực tế có phát sinh hay không và xử lý:

• Nếu thực tế có phát sinh nhưng sai ngày thì Bỏ ghi/ Sửa nhập lại ngày đúng và không cần thêm chứng từ mới

• Nếu thực tế có phát sinh chứng từ này và đúng ngày thì cần kiểm tra lại bổ sung chứng từ nhập kho thì mới lập được chứng từ xuất kho mới
• Nếu thực tế không có phát sinh chứng từ này thì thực hiện Bỏ ghi/ Xóa và lập chứng từ mới

Nguyên nhân 3: Do có phát sinh chứng từ bán hàng, chọn mã quy cách nhưng chưa ghi sổ

Cách kiểm tra:

• Vào Tìm chứng từ/ Chọn Tìm theo Vật tư hàng hóa, chọn mã hàng đang báo quá số lượng tồn.
• Bấm Cập nhật, chọn Chứng từ chưa ghi số, nhấn Tìm kiếm

• Chọn lần lượt vào các chứng từ bán hàng ở kết quả tìm kiếm được và kiểm tra xem trên chứng từ có chọn mã quy cách này hay không?

Giải pháp:

• Nếu thực tế có phát sinh chứng từ này thì thực hiện sửa, tích lập kèm phiếu xuất kho và cất, không cần lập chứng từ mới
• Nếu thực tế không có phát sinh chứng từ này thì thực hiện Xóa chứng từ và lập chứng từ mới.

Nguyên nhân 4: Do có phát sinh chứng từ bán hàng chọn mã quy cách sau thời gian lập chứng từ

Các kiểm tra:

• Vào Báo cáo/ Bán hàng/ Sổ chi tiết bán hàng theo mã quy cách
• Chọn khoảng thời gian rộng (từ ngày phát sinh phiếu nhập đến ngày cuối cùng của dữ liệu ví dụ đến ngày 31/12/9989)
• Tích chọn mặt hàng cần xem và chọn tất cả các khách hàng
• Nhấn Đồng ý

Trên báo cáo xem có chứng từ bán hàng nào được lập sau thời gian của chứng từ đang xuất hay không?

Giải pháp: Hiện chương trình kiểm tra số tồn căn cứ vào số tồn thực tế của mã quy cách (không căn cứ vào thời gian lập chứng từ).

Trên báo cáo Bạn tích chọn vào chứng từ xuất kho đã lập cho thời gian sau đó, kiểm tra xem thực tế có phát sinh hay không và xử lý:

• Nếu thực tế có phát sinh nhưng sai ngày thì Bỏ ghi/ Sửa, tích lập kèm phiếu xuất kho nhập lại ngày đúng và không cần thêm chứng từ mới

• Nếu thực tế không có phát sinh chứng từ này thì thực hiện Bỏ ghi/ Xóa và lập chứng từ mới