Làm thế nào để thay đổi các tùy chọn của hệ thống?

Tại phần Tuỳ chọn riêng, kế toán sẽ thiết lập các tuỳ chọn liên quan đến ngôn ngữ, giao diện nhập liệu, màu hiển thị, quy trình và cách lọc trên các phân hệ => các thiết lập này chỉ được áp dụng với từng người dùng:

• Chọn ngôn ngữ: Giao diện chương trình sẽ hiển thị theo ngôn ngữ lựa chọn ở đây.
• Thu nhỏ giao diện nhập chứng từ: nếu tích chọn, trên tất cả các giao diện có chức năng phóng to/thu nhỏ, hệ thống sẽ mặc định trạng thái của giao diện là thu nhỏ.
• Cho phép sao chép dữ liệu khi thêm dòng chứng từ mới: nếu tích chọn, trên các giao diện có chức năng thêm dòng, hệ thống sẽ sao chép toàn bộ nội dung (trừ cột Số lượng và Số tiền) từ dòng trên xuống dòng dưới:

• Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ: nếu tích chọn, khi chọn tài khoản hạch toán trên chứng từ, hệ thống sẽ chỉ hiển thị ra danh sách các tài khoản đã được thiết lập trên danh mục Tài khoản ngầm định. Ngược lại, nếu không tích chọn, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các tài khoản đã được khai báo trên danh mục Hệ thống tài khoản.
• Nhấn phím Enter tại ô mã hàng thì nhảy xuống dòng dưới: nếu tích chọn, trên các chứng từ có phát sinh chọn thông tin hàng hoá trên các tab chi tiết (như mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho…), khi kế toán nhấn phím Enter hệ thống sẽ focus chuột vào dòng tiếp theo liền kề. Ngược lại, nếu không tích chọn hệ thống sẽ focus chuột vào cột tiếp theo của cùng dòng hạch toán.
• Màu hiển thị chứng từ chưa ghi sổ: cho phép phân biệt chứng từ chưa ghi sổ và đã ghi sổ trên màn hình danh sách thông qua màu sắc.
• Màu hiển thị số âm trên báo cáo: cho phép phân biệt giá trị âm trên báo cáo phân tích, thống kê thông qua màu sắc.
• Tự động hiển thị cửa sổ chọn chức năng khi di chuột đến các biểu tượng trong quy trình nghiệp vụ: nếu tích chọn, thì khi kế toán di chuột vào từng biểu tượng trên các quy trình nghiệp vụ, hệ thống sẽ hiển thị các chức năng tương ứng với biểu
  tượng đó:
  • Ví dụ khi di chuột vào biểu tượng Chi tiền trên phân hệ Quỹ. Chương trình sẽ hiển thị các chức năng tương ứng của biểu tượng Chi tiền là: Chi tiền, Trả tiền nhà cung cấp, Nộp thuế,…

• Cách lọc đối tượng, mã hàng, hợp đồng… trên các phân hệ: Giúp thiết lập cách tìm kiếm các đối tượng, mã hàng, hợp đồng… trên các phân hệ.
  • Điều kiện lọc: Gõ từ khóa tìm kiếm, chương trình sẽ trả về danh sách kết quả theo điều kiện lọc thiết lập ở đây.

Ví dụ: Có các thông tin 1001; 1002; 2001; 2002 nếu gõ từ khóa tìm kiếm là 1 và điều kiện lọc là Bắt đầu với thì chương trình trả về các kết quả bắt đầu là 1 gồm: 1001; 1002 nhưng nếu điều kiện lọc là Chứa thì sẽ trả về các kết quả có chứa số 1 gồm: 1001; 1002; 2001.

• • Lọc theo: Chương trình sẽ tìm kiếm kết quả trên nguồn dữ liệu tích chọn ở đây. Ví dụ: tích chọn Mã thì khi gõ từ khóa tìm kiếm cần gõ từ khóa theo Mã; tích chọn Tên thì khi gõ từ khóa tìm kiếm cần gõ từ khóa theo Tên.

1. Chi nhánh:

• Tuỳ thuộc và quy mô doanh nghiệp có chi nhánh (độc lập/phụ thuộc) hay không, kế toán sẽ tích chọn Không có chi nhánh hay Có chi nhánh => nếu tích chọn Có chi nhánh, hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin Sử dụng riêng danh mục ở các chi nhánh để kế toán lựa chọn.

2. Sử dụng riêng danh mục ở các chi nhánh:

• Với danh mục nào được tích chọn, trên mỗi chi nhánh kế toán sẽ phải tự khai báo danh mục riêng của chi nhánh mình để sử dụng hạch toán. Ngược lại, với các danh mục nào không được tích chọn, thì chỉ cần một chi nhánh khai báo, các chi nhánh khác có thể lấy các danh mục đó để hạch toán chung.

3. Chế độ ghi sổ:

• Cho phép kế toán lựa chọn giữa hai chế độ Cất đồng thời ghi sổ và Cất không ghi sổ.
  • Nếu tích chọn Cất đồng thời ghi sổ => khi cất giữ chứng từ hệ thống sẽ đồng thời ghi sổ chứng từ đó để thống kê lên các báo cáo phân tích.
  • Nếu tích chọn Cất không ghi sổ => khi cất giữ chứng từ hệ thống mới chỉ lưu lại thông tin của chứng từ đó mà không thống kê lên các báo cáo phân tích.
• Sử dụng thêm hệ thống sổ quản trị: cho phép kế toán lựa chọn sử dụng hai hệ thống sổ (Sổ tài chính và Sổ quản trị) cùng lúc để quản lý trên dữ liệu.

4. Năm tài chính:

• Cho phép kế toán thay đổi lại năm tài chính đã được thiết lập khi thực hiện tạo dữ liệu kế toán.

5. Tiền tệ:

• Cách đọc số 0 ở hàng chục; Cách đọc số tiền ở hàng nghìn; Hiển thị từ “chẵn” khi đọc số tiền: Là cách hiển thị số tiền bằng chữ trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi,…
• Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: nếu tích chọn, thì ngoài đồng tiền hạch toán đã được thiết lập khi tạo dữ liệu mới, kế toán có thể sử dụng thêm các đồng tiền hạch toán khác đã được khai báo trên danh mục Loại tiền.
• TK xử lý chênh lệch tỷ giá xuất quỹ: cho phép chọn tài khoản ngầm định trên chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá khi thực hiện chức năng Tính giá giá xuất quỹ trong trường hợp xử lý chênh lệch lãi/lỗ.
• TK xử lý chênh lệch tỷ giá thu tiền KH/trả tiền NCC: cho phép chọn tài khoản ngầm định xử lý chênh lệch tỷ giá trên chức năng Thu tiền khách hàng/Trả tiền nhà cung cấp.

6. Khác:

• Cảnh báo khi chi quá số tồn tiền mặt hoặc tiền gửi:
  • Nếu chọn “Không cảnh báo” , khi thực hiện ghi sổ các chứng từ liên quan đến tài khoản 111x hoặc 112x, hệ thống sẽ không cảnh báo và vẫn cho ghi sổ nếu số dư của tài khoản 111x hoặc 112x < 0
  • Nếu chọn “Cảnh báo”, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ liên quan đến tài khoản 111x hoặc 112x, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo như vẫn cho ghi sổ nếu số dư của tài khoản 111x hoặc 112x < 0
  • Nếu chọn “Cảnh báo và không ghi sổ”, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ liên quan đến tài khoản 111x hoặc 112x, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho ghi sổ nếu số dư của tài khoản 111x hoặc 112x < 0
    
• Cảnh báo khi chi vượt dự toán ngân sách:
  • Nếu tích chọn Không cảnh báo, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ có chọn các khoản mục chi đã được lập dự toán chi trên phân hệ Ngân sách, hệ thống sẽ không cảnh báo và vẫn cho ghi sổ nếu số dư của khoản mục chi đó < 0
  • Nếu tích chọn Cảnh báo hoặc Cảnh báo và không ghi sổ, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ có chọn các khoản mục chi đã được lập dự toán chi trên phân hệ Ngân sách, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo hoặc hiển thị cảnh báo và không cho ghi sổ nếu số dư của khoản mục chi đó < 0

• Cách phân bổ CCDC, chi phí trả trước, doanh thu chưa thực hiện tháng đầu tiên:
  • Phân bổ tròn tháng: Nếu chọn tùy chọn này khi phân bổ tháng đầu tiên số tiền phân bổ vẫn tính tròn một tháng.
  • Phân bổ từ ngày ghi tăng: Nếu chọn tùy chọn này thì khi phân bổ tháng đầu tiên sẽ tính chi phí phân bổ từ ngày ghi tăng.
• Cảnh báo với chứng từ hạch toán vào tài khoản kho nhưng không ghi sổ kho:
  • Với các chứng từ không phải chứng từ nhập/xuất kho như (Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ nghiệp vụ khác,…) nếu hạch toán vào tài khoản kho, chương trình sẽ Cảnh báo hoặc Cảnh báo và không cho cất.
  • Với các chứng từ Mua hàng nhập kho/Mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng/Hàng mua trả lại/Giảm giá hàng mua/Nhập kho/Xuất kho,… hạch toán nhầm tài khoản công nợ/TK tiền/TK thuế thành TK kho, chương trình sẽ Cảnh báo hoặc Cảnh báo và không cho cất.

Tại phần Báo cáo, chứng từ, kế toán sẽ thiết lập các tuỳ chọn liên quan font chữ hiển thị trên báo cáo, thông tin về giấy phép hiển thị trên báo cáo… => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng và không phân biệt chi nhánh:

• Hình thức sổ kế toán: Chọn hình thức sổ để chương trình hiển thị danh sách sổ kế toán đúng với hình thức ghi sổ của đơn vị.
• Định dạng font chữ: Khi đó thông tin giấy phép sử dụng của doanh nghiệp (gồm tên đơn vị, địa chỉ, đơn vị chủ quản) hiển thị trên báo cáo, chứng từ sẽ lấy theo định dạng font đã thiết lập.
• Thông tin giấy phép sử dụng và logo: cho phép thiết lập việc hiển thị hay không hiển thị thông tin gì của giấy phép sử dụng trên các báo cáo, chứng từ cũng như vị trí hiển thị của các thông tin đó.

Lưu ý:

• • Các tuỳ chọn Không hiển thị thông tin và Hiển thị logo trên báo cáo chỉ chọn được nếu dữ liệu đăng ký giấy phép sử dụng có logo.
    
  • Khi tích chọn Không hiển thị thông tin thì bắt buộc phải tích chọn Hiển thị logo trên báo cáo.
• In báo cáo, chứng từ:
  • Cộng gộp số liệu theo hàng hóa, số lô…trên hóa đơn bán hàng, phiếu xuất khi in:
    • Khi in Hóa đơn bán hàng và Phiếu xuất kho thông thường: Chương trình sẽ cộng gộp các dòng hàng hóa có cùng mã hàng, đơn giá và Cột Số lô, hạn sử dụng sẽ không hiển thị thông tin.
    • Khi in Phiếu xuất kho (theo số lô, hạn sử dụng): Chương trình sẽ cộng gộp các dòng hàng hóa có cùng mã hàng, đơn giá, thuế suất, số lô, hạn sử dụng.
  • Hiển thị Số lô, Hạn sử dụng khi phát hành hóa đơn điện tử: Nếu tích chọn thì khi in Hóa đơn bán hàng. Chương trình sẽ cộng gộp các dòng hàng hóa có cùng mã hàng, đơn giá, thuế suất, số lô, hạn sử dụng. Và cột Số lô, Hạn sử dụng sẽ hiển thị thông tin tương ứng.

• Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hoá đơn:
  • Nếu không tích chọn, trên phân hệ Quản lý phát hành hoá đơn sẽ chỉ có tab Tình hình sử dụng hoá đơn. => với trường hợp này, trên các dữ liệu hạch toán đa chi nhánh, kế toán sẽ phải lựa thiết lập thêm thông tin Số hoá đơn tăng theo từng chi nhánh hoặc Số hoá đơn tăng liên tục trên toàn công ty.
  • Nếu tích chọn, trên phân hệ Quản lý phát hành hoá đơn sẽ có đầy đủ các tab chi tiết phục vụ cho công tác phát hành hoá đơn theo đúng quy định về quản lý phát hành hoá đơn => với trường hợp này, trên các dữ liệu hạch toán đa chi nhánh kế toán có thể lựa chọn:
  • Sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử: Nếu tích chọn chương trình sẽ hiển thị thêm phân hệ Hóa đơn điện tử, cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
  • Cảnh báo khi không đủ thông tin hóa đơn theo quy định: Giúp cảnh báo khi thông tin hóa đơn có sai sót để tránh bị cơ quan thuế phạt do vi phạm. Bao gồm: Cảnh báo khi hóa đơn thiếu thông tin người mua hàng, Hàng hóa bị thiếu Đơn vị tính, thuế suất thuế GTGT hoặc số lượng VTHH bằng 0
• Hiển thị chữ Bản sao/Copy khi in hoá đơn lần thứ 2 trở đi: thiết lập này dùng để khi in các hóa đơn trên các chứng từ xuất hóa đơn (như Chứng từ bán hàng (có lập kèm hóa đơn), Hóa đơn, Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng bán)…) nếu in lần thứ 2 trở đi thì sẽ hiển thị chữ Bản sao hoặc Copy:

• In hoá đơn nhiều liên theo lô: cho phép kế toán thiết lập chế độ in trong trường hợp in cùng lúc nhiều hoá đơn, có thể lựa chọn In lần lượt tất cả các liên của hoá đơn rồi in đến hoá đơn khác hoặc In lần lượt liên 1 của tất cả các liên rồi in đến liên tiếp theo.

Tại phần Vật tư hàng hoá, kế toán sẽ thiết lập các tuỳ chọn phục vụ cho việc quản lý vật tư, hàng hoá trên phần mềm => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng và không phân biệt chi nhánh:

• Phương pháp tính giá xuất kho: cho phép lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho cho các chứng từ xuất => kế toán sẽ lựa chọn 1 trong 4 phương pháp sau: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước hoặc Đích danh.
• Cho phép xuất quá số lượng tồn: nếu tích chọn, hệ thống vẫn cho ghi sổ các chứng từ có phát sinh vật tư, hàng hoá bị xuất quá số tồn trong kho.
• Cảnh báo khi lập chèn phiếu xuất kho làm cho số tồn kho bị âm (Chỉ lựa chọn được tuỳ chọn này khi bỏ tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn) => Nếu lựa chọn tuỳ chọn này thì khi lập chèn phiếu xuất kho vào trước PXK đã lập trước đó làm cho tồn kho âm, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo hoặc cảnh báo và không cho ghi sổ.
• Cho phép nhập đơn giá vốn bằng tay: nếu tích chọn, hệ thống sẽ cho phép tự nhập đơn giá, thành tiền trên các chứng từ xuất kho.
• Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn tối thiểu trên danh mục Vật tư, hàng hoá: nếu tích chọn, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo khi thực hiện ghi sổ các chứng từ có phát sinh vật tư, hàng hoá bị xuất quá Số lượng tồn tối thiểu đã được khai báo trên danh mục Vật tư hàng hoá.
• Cảnh báo khi bỏ ghi/ghi sổ chứng từ nhập, xuất kho khi đã phát sinh chứng từ xuất kho phía sau: nếu tích chọn, khi ghi sổ hoặc bỏ ghi chứng từ nhập kho/xuất khođã có phát sinh chứng từ nhập kho/xuất kho sau ngày hạch toán của chứng từ, hệ thống sẽ cảnh báo.
• Cảnh báo khi nhập kho thành phẩm nhưng chọn loại phiếu nhập không phải là <Thành phẩm sản xuất>: nếu tích chọn, trên chứng từ nhập kho (thuộc loại Khác, Hàng bán bị trả lại, Hàng gia công) các mặt hàng có tính chất là Thành phẩm, khi cất giữ chương trình sẽ cảnh báo.
• Có phát sinh hàng hoá nhận giữ hộ, gia công, nhận bán hộ, ký gửi, ký cược: nếu tích chọn, chương trình sẽ bổ sung thêm cột Hàng hoá giữ hộ/bán hộ trên: Tồn kho đầu kỳ VTHH; Mua hàng nhập kho (cả trong nước và nhập khẩu, 1 hóa đơn và nhiều hóa đơn); Mua trả lại (tích chọn trả lại hàng trong kho); Bán hàng kiêm phiếu xuất; Hàng bán trả lại kiêm phiếu nhập; Nhập kho (tất cả các loại nhập kho trừ loại nhập Hàng nhận gia công); Xuất kho (tất cả các loại xuất kho_; Chuyển kho (tất cả các loại chuyển kho).
• Không tự động lấy đơn giá mua khi lập chứng từ nhập kho thành phẩm: nếu tích chọn, chương trình sẽ ngầm định đơn giá trên chứng từ nhập kho thành phẩm = 0.
• Cảnh cáo nếu không chọn Mã quy cách khi nhập xuất kho, mua bán hàng hoá có theo dõi Mã quy cách:
  • Cảnh báo: tích chọn, khi nhập xuất kho, mua bán hàng hóa, trả lại hàng mua/hàng bán, giảm giá hàng mua/hàng bán của mặt hàng có theo dõi mã quy cách, nếu không nhập mã quy cách của hàng hóa đó, hệ thống sẽ cảnh báo.
  • Cảnh báo và không cho cất: tích chọn, khi nhập xuất kho, mua bán hàng hóa, trả lại hàng mua/hàng bán, giảm giá hàng mua/hàng bán của mặt hàng có theo dõi mã quy cách, nếu không nhập mã quy cách của hàng hóa đó, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho cất giữ.
• Cảnh báo khi chứng từ nhập, xuất kho hạch toán vào tài khoản khác tài khoản kho => Chương trình sẽ Cảnh báo hoặc Cảnh báo và không cho cất chứng từ nhập/xuất kho khi hạch toán vào tài khoản khác tài khoản kho, giúp ngăn ngừa sai lệch giữa kho và sổ cái tài khoản kho
• Thiết lập giờ nhập xuất: Nên thiết lập giờ nhập trước giờ xuất để tránh tình trạng bị âm kho khi lập các chứng từ nhập, xuất trong cùng ngày

• Có phát sinh mua hàng theo đơn giá sau thuế: nếu tích chọn thì trên các chứng từ liên quan đến mua hàng (như đơn mua hàng, chứng từ mua hàng, chứng từ mua hàng nhiều hoá đơn sẽ bổ sung thêm cột Đơn giá sau thuế và phát sinh thêm chức năng Tính lại thành tiền theo đơn giá sau thuế.
• Ưu tiên tính thành tiền theo đơn giá sau thuế: chỉ cho phép tích chọn nếu thông tin Có phát sinh mua hàng theo đơn giá sau thuế đã được tích chọn.
  • Nếu tích chọn, thông tin Thành tiền sẽ được tính theo công thức = Số lượng x Đơn giá/(1 + % thuế GTGT)
  • Nếu không tích chọn, thông tin Thành tiền sẽ được tính theo công thức = Số lượng x Đơn giá
• Quản lý công nợ Nhà cung cấp chi tiết theo từng hoá đơn:
  • Nếu tích chọn, hệ thống sẽ bù trừ công nợ chi tiết theo từng hoá đơn. Đồng thời, tự động đối trừ giữa các chứng từ công nợ và chứng từ bù trừ.
  • Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ chỉ bù trừ công nợ giữa các tài khoản công nợ của cùng một Nhà cung cấp. Nếu muốn theo dõi công nợ theo hoá đơn thì phải thực hiện đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ bù trừ.
• Tính Giá tính thuế nhập khẩu dựa trên Phí trước HQ nguyên tệ, Phí trước HQ bằng tiền hạch toán:Tùy chọn này chỉ hiển thị khi trên Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung\mục Tiền tệ có tích chọn Có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ
  • • Khi tích chọn vào tùy chọn này thì trên trên các chứng từ mua hàng nhập khẩu sẽ cho phép khai báo 2 loại tỷ giá, bao gồm: Tỷ giá hạch toán (để quy đổi giá trị tiền hàng làm căn cứ hạch toán vào sổ sách) và Tỷ giá hải quan (để quy đổi giá trị tiền hàng làm căn cứ tính thuế nhập khẩu, thuế TTĐB và thuế GTGT hàng nhập khẩu). Đồng thời sẽ cho phép kế toán phân bổ phí trước hải quan dựa trên 2 loại phí: Phí trước hải quan bằng ngoại tệ (do nhà cung cấp nước ngoài thực hiện tính bằng ngoại tệ) và Phí trước hải quan bằng tiền hạch toán (do nhà cung cấp trong nước thực hiện tính bằng tiền Việt)

  => Khi đó giá tính thuế nhập khẩu được tính như sau:

  • • Giá tính thuế nhập khẩu = Giá FOB + Phí trước hải quan bằng ngoại tệ
    • Giá tính thuế nhập khẩu quy đổi = Giá tính thuế nhập khẩu * Tỷ giá hải quan + Phí trước hải quan bằng tiền hạch toán

• • Khi không tích chọn vào tùy chọn này thì trên các chưng từ mua hàng nhập khẩu, phần hạch toán tiền hàng và giá tính thuế nhập khẩu đều tính toán dựa trên cùng 1 tỷ giá là Tỷ giá hạch toán trên chứng từ. Trường hợp phát sinh giá tính thuế nhập khẩu khác với số liệu phần mềm tự tính, kế toán có thể sửa lại thông tin này bằng tay.
• Cảnh báo khi vượt ngưỡng nợ tối đa trên danh mục Nhà cung cấp:
  • Không cảnh báo: tích chọn, hệ thống sẽ vẫn cho ghi sổ bình thường và không cảnh báo gì trong trường hợp Tổng số dư công nợ của nhà cung cấp > Số nợ tối đa.
  • Cảnh báo: tích chọn, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ hệ thống sẽ cảnh báo nếu Tổng số dư của các tài khoản tích chọn chi tiết theo nhà cung cấp đang hạch toán trên chứng từ > thông tin Số nợ tối đa đã được khai báo trên danh mục Nhà cung cấp
  • Cảnh báo và không ghi sổ: tích chọn, hệ thống sẽ cảnh báo đồng thời không cho ghi sổ nếu Tổng số dư của các tài khoản tích chọn chi tiết theo nhà cung cấp đang hạch toán trên chứng từ > thông tin Số nợ tối đa đã được khai báo trên danh mục Nhà cung cấp

• Cảnh báo khi nhập trùng hoá đơn đầu vào:
  • Không cảnh báo: tích chọn, hệ thống sẽ vẫn cho cất các chứng từ đầu vào có trùng số hoá đơn.
  • Cảnh báo: tích chọn, khi thực hiện cất chứng từ đầu vào hệ thống sẽ cảnh báo nếu trùng số hoá đơn.
  • Cảnh báo và không cho cất: tích chọn, hệ thống sẽ cảnh báo đồng thời không cho cất các chứng từ đầu vào nếu trùng số hoá đơn.
• Xác định nhóm HHDV mua vào chính: cho phép thiết lập nhóm HHDV ngầm định khi thêm mới một chứng từ có phát sinh thuế GTGT đầu vào:

• Tuỳ chọn lấy đơn giá mua của vật tư hàng hoá khi lập đơn mua hàng, mua hàng, mua dịch vụ, nhập kho khác:
  
  • Chọn Lấy theo đơn giá mua cố định trong danh mục, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá sẽ được lấy theo đơn giá mua cố định, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.
    
  • Chọn Lấy theo đơn giá mua gần nhất trong danh mục, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá sẽ được lấy theo đơn giá mua gần nhất, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.
  • Chọn Lấy theo đơn giá mua gần nhất của nhà cung cấp, thì khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá sẽ được lấy theo đơn giá mua gần nhất của nhà cung cấp, tương ứng với loại tiền và đơn vị tính.
  • Chọn Không ngầm định đơn giá mua, thì trên chứng từ khi lập chứng từ Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Nhập kho đơn giá sẽ được bỏ trống.

• Cho phép lấy giá bán gần nhất theo từng khách hàng: nếu tích chọn, thì khi lập báo giá, đơn đặt hàng, chứng từ bán hàng, hoá đơn, hợp đồng hệ thống sẽ lấy đơn giá bán gần nhất của hàng hoá theo đối tượng, đơn vị tính và chi nhánh.
• Cảnh báo khi không chọn nhân viên bán hàng trên chứng từ: nếu tích chọn, mà trên chứng từ (bán hàng, hoá đơn, hàng bán trả lại…) không chọn thông tin nhân viên bán hàng, khi cất giữ hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.
• Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế: nếu tích chọn thì trên các chứng từ liên quan đến bán hàng (như báo giá, đơn đặt hàng, chứng từ bán hàng, hoá đơn, hàng trả lại, giảm giá, hợp đồng) sẽ xuất hiện thêm một cột Đơn giá sau thuế và phát sinh thêm chức năng Tính lại thành tiền theo đơn giá sau thuế:
  • Ưu tiên tính thành tiền theo đơn giá sau thuế: chỉ cho phép tích chọn nếu thông tin Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế đã được tích chọn.
    • Nếu tích chọn, thông tin Thành tiền sẽ được tính theo công thức = Số lượng x Đơn giá/(1 + % thuế GTGT)
    • Nếu không tích chọn, thông tin Thành tiền sẽ được tính theo công thức = Số lượng x Đơn giá
  • Tự động tính số lượng khi nhập Đơn giá sau thuế và Thành tiền sau thuế: nếu tích chọn thì trên chứng từ bán hàng và hóa đơn hiểm thị thêm cột Thành tiền sau thuế, khi nhập Đơn giá sau thuế và Thành tiền sau thuế chương trình sẽ tự động tính ra Số lượng.
    

• Cảnh báo khi giá bán thấp hơn giá mua gần nhất trong danh mục: nếu tích chọn thì mà trên chứng từ bán hàng, hóa đơn bán hàng có đơn giá bán lớn hơn đơn giá mua gần nhất trong danh mục, khi cất giữ hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.
• Không cho phép sửa Đơn đặt hàng đã có phát sinh Chứng từ bán hàng, Xuất kho bán hàng:
  • Nếu tích chọn, kế toán sẽ không được phép sửa Đơn đặt hàng sau khi đã có phát sinh Chứng từ bán hàng, Xuất kho bán hàng chọn Đơn đặt hàng này.
  • Nếu không tích chọn, kế toán có thể sửa lại Đơn đặt hàng kể cả trường hợp đã có phát sinh Chứng từ bán hàng, Xuất kho bán hàng chọn Đơn đặt hàng này.
• Cho phép lập nhiều hóa đơn từ 1 chứng từ bán hàng: Nếu tích chọn thì khi thực hiện chức năng Lập hóa đơn từ chứng từ bán hàng, có thể chọn số lượng thực xuất hóa đơn nhỏ hơn số lượng trên chứng từ bán hàng. Các chứng từ bán hàng chưa được xuất hết số lượng vẫn tiếp tục xuất được các hóa đơn khác.
• Cảnh báo khi vượt ngưỡng nợ tối đa trên danh mục Khách hàng:
  • Không cảnh báo: tích chọn, hệ thống sẽ vẫn cho ghi sổ bình thường và không cảnh báo gì trong trường hợp Tổng số dư công nợ của Khách hàng > Số nợ tối đa.
  • Cảnh báo: tích chọn, khi thực hiện ghi sổ các chứng từ hệ thống sẽ cảnh báo nếu Tổng số dư của các tài khoản tích chọn chi tiết theo Khách hàng đang hạch toán trên chứng từ > thông tin Số nợ tối đa đã được khai báo trên danh mục Khách hàng 
  • Cảnh báo và không ghi sổ: tích chọn, hệ thống sẽ cảnh báo đồng thời không cho ghi sổ nếu Tổng số dư của các tài khoản tích chọn chi tiết theo khách hàng đang hạch toán trên chứng từ > thông tin Số nợ tối đa đã được khai báo trên danh mục Khách hàng

• Cảnh báo khi lập chứng từ ghi nhận nợ mà khách hàng có khoản nợ quá hạn thanh toán
  • Nếu tích chọn Cảnh báo thì: khi ghi sổ chứng từ ghi nhận nợ mà Khách hàng có khoản nợ quá hạn chưa thanh toán, chương trình cảnh báo và vẫn cho phép ghi sổ:
  • Nếu tích chọn Cảnh báo và không ghi sổ thì: khi ghi sổ chứng từ ghi nhận nợ mà Khách hàng có khoản nợ quá hạn chưa thanh toán, chương trình cảnh báo và không cho phép ghi sổ
• Cách lấy số liệu Thực chi của Hợp đồng bán: Thiết lập này ảnh hưởng đến cách lấy số liệu cột Thực chi và các chứng từ hiển thị tại tab Thực chi trên danh sách Hợp đồng bán, cụ thể:
  
  • Khi ghi nhận chi phí: Khi chọn tùy chọn này thì số liệu Thực chi sẽ lấy dữ liệu từ các chứng từ ghi nhận chi phí có phát sinh hợp đồng bán (Ví dụ: Các chứng từ hạch toán Nợ TK 621, 622, 623, 627, 641, 642, 632, 635, 811/Có TK 331, 3388, 11x).
    
  • Khi thực chi bằng tiền: Khi chọn tùy chọn này thì số liệu Thực chi sẽ lấy dữ liệu từ các chứng từ chi tiền có phát sinh hợp đồng bán (Ví dụ: Các chứng từ hạch toán Nợ 331, 3388/Có TK 11x).
    
  • Cả hai: Khi chọn tùy chọn này thì số liệu Thực chi sẽ lấy dữ liệu từ tất cả các chứng từ ghi nhận chi phí và chứng từ chi tiền có phát sinh hợp đồng bán.

• Quản lý công nợ Khách hàng chi tiết theo từng hoá đơn:
  • Nếu tích chọn, hệ thống sẽ bù trừ công nợ chi tiết theo từng hoá đơn. Đồng thời, tự động đối trừ giữa các chứng từ công nợ và chứng từ bù trừ.
  • Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ chỉ bù trừ công nợ giữa các tài khoản công nợ của cùng một Khách hàng. Nếu muốn theo dõi công nợ theo hoá đơn thì phải thực hiện đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ bù trừ.

• Cách lấy số lượng đã giao của vật tư, hàng hoá trên đơn đặt hàng, hợp đồng bán:
  • Tích chọn Lấy từ chứng từ bán hàng, hàng bán trả lại, thông tin Số lượng đã giao trên Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng bán sẽ được lấy từ chứng từ bán hàng, hàng bán trả lại:

  

  • Tích chọn Lấy từ phiếu xuất bán hàng, nhập kho hàng bán trả lại, thông tin Số lượng đã giao trên Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng bán sẽ được lấy từ phiếu xuất kho bán hàng, phiếu nhập kho hàng bán trả lại.

Tại phần Tiền lương, kế toán sẽ thiết lập các tuỳ chọn phục vụ cho việc chấm công và tính lương trên phân hệ Tiền lương => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng và không phân biệt chi nhánh:

• Làm việc ngày Thứ bảy: nếu tích chọn thì trên bảng chấm công, kế toán có thể thực hiện chấm công chi tiết cho cho ngày Thứ 7.
• Làm việc ngày Chủ nhật: nếu tích chọn thì trên bảng chấm công, kế toán có thể thực hiện chấm công chi tiết cho cho ngày Chủ nhật.
• Tự động ẩn ngày Thứ bảy trong bảng chấm công: chỉ cho phép tích chọn nếu thông tin Làm việc ngày Thứ bảy không tích chọn => khi đó trên bảng chấm công chi tiết sẽ không hiển thị thông tin của các ngày Thứ bảy trong tháng chấm công:
• Tự động ẩn ngày Chủ nhật trong bảng chấm công: chỉ cho phép tích chọn nếu thông tin Làm việc ngày Chủ nhật không tích chọn => khi đó trên bảng chấm công chi tiết sẽ không hiển thị thông tin của các ngày Chủ nhật trong tháng chấm công:
• Bảng lương: cho phép lựa chon khi thực hiện tính lương hàng tháng, thông tin Lương cơ bản của nhân viên sẽ được tính dựa trên mức Lương thoả thuận (khai báo trên danh mục Nhân viên) hay Mức lương tối thiểu (khai báo trên Quy định lương) x Hệ số lương (khai báo trên danh mục Nhân viên).
• Hiển thị cột tạm ứng 141 trên bảng lương: nếu tích chọn thì trên bảng lương sẽ hiển thị thêm một cột Tạm ứng 141 và cột này sẽ lấy theo số dư của tài khoản 141 chi tiết theo từng nhân viên.

Tại phần Định dạng số, kế toán sẽ thiết lập các tuỳ chọn phục vụ cho việc hiển thị giá trị dưới dạng chữ số trên hệ thống => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng và không phân biệt chi nhánh:

Lưu ý: Trường hợp muốn lấy lại các thiết lập ban đầu của hệ thống về định dạng số, kế toán chọn chức năng Lấy lại thiết lập ngầm định. 

Tại phần Quy tắc đánh số chứng từ, kế toán sẽ thiết lập cách đánh số thứ tự tăng dần cho các danh muc, chứng từ => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng. Với những dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng đồng thời hai hệ thống sổ, kế toán có thể thiết lập quy tắc đánh số riêng cho từng chi nhánh và từng hệ thống sổ:

• Chi nhánh: hiển thị các đơn vị có cấp tổ chức Tổng công ty/Công ty và Chi nhánh.
• Loại chứng từ: hiển thị danh sách các loại chứng từ đã được phần mềm quy định.
• Tiền tố: hiển thị các ký hiệu trước của số chứng từ
• Giá trị phần số: hiển thị giá trị hiện tại (phần số) trên phần mềm đang được đánh đến số mấy.
• Tổng số ký tự phần số: hiển thị số lượng ký tự phần số của số chứng từ (ngầm định ban đầu là 5)
• Hậu tố: hiển thị các ký hiệu sau của số chứng từ
• Hiển thị: hiện thị thông tin đầy đủ của số chứng từ được thiết lập
• Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ: Nếu tích chọn vào đây thì sau khi NSD thay đổi quy tắc đánh số chứng từ trên chứng từ, chương trình sẽ không cập nhật vào Hệ thống\Tùy chọn\Quy tắc đánh số chứng từ => Số chứng từ tiếp theo vẫn theo Hệ thống\Tùy chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
• Tăng số từ trái qua phải: Số chứng từ sẽ được tăng từ trái qua phải, căn cứ vào phần số đầu tiên
• Tăng số từ phải qua trái: Số chứng từ sẽ được tăng từ phải qua trái, căn cứ vào phần số đầu tiên
• Ví dụ 1: Kế toán tích chọn Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ, sau đó thực hiện đánh số chứng từ trên phiếu thu là PT00001/T01. Khi đó các chứng từ phiếu thu tiếp theo sẽ được mặc định số chứng từ như sau
  • Nếu chọn Tăng số từ trái qua phải thì số chứng từ tiếp theo là PT00002/T01
  • Nếu chọn Tăng số từ phải qua trái thì số chứng từ tiếp theo là PT00001/T02
• Ví dụ 2: Kế toán tích chọn Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ, có nhu cầu quản trị số chứng từ phiếu thu theo cấu trúc số chứng từ trong tháng rồi mới tới thứ tự chứng từ của chi nhánh Đà Nẵng (VD: PT-T01/00001_CNDN: Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ đầu tiên của chi nhánh Đà Nẵng) thì NSD thiết lập trong Hệ thống\Tùy chọn\Quy tắc đánh số CT như sau:
  • Chi nhánh: chọn chi nhánh là Đà Nẵng
  • Loại chứng từ: Tương ứng với dòng Phiếu thu
  • Tiền tố là PT-T01/
  • Giá trị phần số là 0
  • Tổng số ký tự phần số là 5
  • Hậu tố là _CNDN
  • Chọn tăng số từ trái qua phải

  

  • Khi đó số chứng từ phiếu thu sẽ được mặc định như sau:

  

• Ví dụ 3: Kế toán tích chọn Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ, có nhu cầu quản trị số chứng từ phiếu thu theo cấu trúc số thứ tự của chứng từ phiếu thu trong tháng của chi nhánh Đà Nẵng (VD: PT00001/T01-CNDN: Phiếu thu trong đầu tiên trong tháng 01 của chi nhánh Đà Nẵng) thì NSD thiết lập trong Hệ thống\Tùy chọn\Quy tắc đánh số CT như sau:
  • Chi nhánh: chọn chi nhánh là Đà Nẵng
  • Loại chứng từ: Tương ứng với dòng Phiếu thu
  • Tiền tố là PT
  • Giá trị phần số là 0
  • Tổng số ký tự phần số là 5
  • Hậu tố là /T01-CNDN
  • Tích chọn Tăng số từ trái qua phải

  

  • Khi đó số chứng từ phiếu thu sẽ được mặc định như sau:

  

• Để chương trình tự động hiển thị giao diện phù hợp với quy mô, lĩnh vực của Doanh nghiệp, Kế toán cần khai báo thông tin: Lĩnh vực hoạt động; Ngành nghề kinh doanh chính và Tổng nguồn vốn. Sau đó, tích chọn Sử dụng các thông tin thiết lập ở trên để ẩn hiện các chức năng và nghiệp vụ phù hợp với công ty của bạn.
• Nếu muốn tự thiết lập ẩn/hiện các nghiệp vụ theo nhu cầu: Kế toán có thể tích chọn/bỏ tích chọn các nghiệp vụ cơ bản hiển thị trên màn hình hoặc nhấn link Nâng cao để xem và thiết lập ẩn/hiện toàn bộ nghiệp vụ trên chương trình.

Tại phần Sao lưu, kế toán sẽ thiết lập việc chế độ sao lưu cho dữ liệu => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ người dùng và không phân biệt chi nhánh:

• Thư mục ngầm định sao lưu: Chọn thư mục chứa dữ liệu sao lưu.
• Nếu tích chọn Nén tệp dữ liệu sau khi sao lưu chương trình sẽ nén file sao lưu thành một file có định dạng .zip