Cảnh báo, nhắc nhở thông minh

1. Nội dung

Hướng dẫn cách thiết lập để chương trình nhắc nhở Kế toán thực hiện các công việc định kỳ và cảnh báo các vấn đề khác giúp Kế toán không bỏ sót công việc quan trọng và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh.

2. Hướng dẫn

Lưu ý: Việc Thiết lập nhắc nhở phải được thực hiện bởi từng Người dùng, trên từng Dữ liệu kế toán. 

1. Vào menu Hệ thống\Nhắc nhở.

2. Thiết lập các cảnh báo, nhắc nhở theo nhu cầu, bao gồm:

Thiết lập nhắc nhở Kỳ nộp thuế

1. tab Kỳ nộp thuế: Cho phép chọn kỳ khai/nộp thuế/báo cáo và Ngày muốn nhắc nhở.

2. Vào Ngày đã thiết lập, khi người dùng đăng nhập phần mềm, chương trình hiển thị thông báo nhắc nhở

3. Nhấn vào nội dung nhắc nhở để thực hiện chức năng tương ứng.

Thiết lập nhắc nhở Thực hiện nghiệp vụ

1. 1. 1. tab Thực hiện nghiệp vụ: Cho phép chọn Nghiệp vụ và Ngày muốn nhắc nhở.

2. Vào Ngày đã thiết lập, khi người dùng đăng nhập phần mềm, chương trình hiển thị thông báo nhắc nhở

3. Nhấn vào nội dung nhắc nhở để thực hiện chức năng tương ứng.

Thiết lập nhắc nhở Đối chiếu công nợ

tab Đối chiếu công nợ: Cho phép thiết lập nhắc nhở liên quan đến công nợ Khách hàng/Nhà cung cấp như sau:

Đối chiếu theo tổng nợ:

1. 1. Tổng nợ lớn hơn số nợ tối đa: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi công nợ của Khách hàng/Nhà cung cấp lớn hơn Số nợ tối đa (khai báo trên danh mục Khách hàng/Nhà cung cấp đó).
   2. Khi tổng nợ lớn hơn: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi công nợ của Khách hàng/Nhà cung cấp lớn hơn Số nợ khai báo báo tại đây.

• • • Nhấn vào nội dung cảnh báo để xem danh sách Khách hàng/Nhà cung cấp có số nợ lớn hơn Số nợ tối đa hoặc Số nợ thiết lập.
    • Có thể nhấn Gửi email để gửi báo cáo Chi tiết công nợ phải thu khách hàng/phải trả nhà cung cấp cho Khách hàng/Nhà cung cấp tương ứng.

3. Định kỳ vào ngày thứ: Chương trình sẽ hiển thị nhắc nhở Đối chiếu công nợ vào Ngày thiết lập tại đây.

• • • Nhấn vào nội dung nhắc nhở để lập Biên bản đối chiếu xác nhận công nợ cho Khách hàng/Nhà cung cấp.

Đối chiếu theo hóa đơn:

Lưu ý: Chỉ có thể thiết lập nhắc nhở Đối chiếu theo hóa đơn khi trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Bán hàng có tích chọn Quản lý công nợ khách hàng chi tiết theo hóa đơn hoặc menu Hệ thống\Tùy chọn\Mua hàng có tích chọn Quản lý công nợ nhà cung cấp chi tiết theo hóa đơn

1. 1. Trước khi hết hạn: Nhập Ngày muốn hiển thị cảnh báo
      • Số nợ lớn hơn…VND: Vào Ngày (thiết lập ở trên) chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi có hóa đơn có Số nợ lớn hơn Số nợ khai báo tại đây.
      • Số nợ lớn hơn…% tổng tiền thanh toán: Vào Ngày thiết lập ở trên), chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi có hóa đơn có tỷ lệ(%) Số nợ/Tổng tiền thanh toán lớn hơn % khai báo tại đây.

2. Nhấn vào nội dung cảnh báo để xem danh sách Hóa đơn có Số nợ vượt mức thiết lập hoặc đến hạn thu nợ/trả nợ.

3. Có thể nhấn Gửi email để gửi Chứng từ bán hàng cho Khách hàng tương ứng.

Thiết lập nhắc nhở Tồn kho

1. Hàng hóa sắp hết tồn trong kho:

• • • Cảnh báo khi số tồn nhỏ hơn: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi có mặt hàng có Số tồn nhỏ hơn Số tồn khai báo tại đây.
    • Số tồn tối thiểu: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi có mặt hàng có Số tồn nhỏ hơn Số tồn tối thiểu (khai báo trên danh mục Vật tư hàng hóa đó)

2. Trước khi hàng hóa hết hạn: Chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi có mặt hàng sắp hết hạn (theo thời hạn khai báo tại đây)

3. Nhấn vào nội dung cảnh báo để xem danh sách Mặt hàng sắp hết tồn trong kho hoặc sắp hết hạn.

Thiết lập nhắc nhở khác

1. Tab Khác: cho phép thiết lập nhắc nhở chứng thư số sắp hết hạn

2. Trước khi chứng thư số hết hạn, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo (theo thời hạn khai báo ở trên)

Lưu ý:

• Tần suất hiển thị nhắc nhở: Nếu chưa thực hiện chức năng được nhắc nhở hoặc số liệu công nợ/tồn kho vẫn thỏa mãn điều kiện hiển thị nhắc nhở thì chương trình sẽ hiển thị lại nhắc nhở sau mỗi lần đăng nhập. (trừ nhắc nhở Đối chiếu công nợ định kỳ và nhắc nhở Nộp thuế TNDN chỉ hiển thị một lần duy nhất vào mỗi kỳ thiết lập)
• Chương trình sẽ không hiển thị nhắc nhở nếu nghiệp vụ đó chưa từng được sử dụng. Ví dụ:
  • Kỳ kê khai nộp thuế GTGT: Chưa từng phát sinh hay có số dư đầu kỳ của tài khoản 1331; 3331
  • Kỳ nộp thuế TNDN: Chưa từng phát sinh có tài khoản 3334
  • Thực hiện nghiệp vụ khấu hao TSCĐ: Chưa từng khai báo TSCĐ
  • ….
• Người dùng mới được phân quyền sẽ được ngầm định thiết lập nhắc nhở theo vai trò tương ứng của người dùng đó. Ví dụ: Kế toán thuế sẽ mặc định nhắc nhở Kê khai thuế GTGT, Nộp thuế TNDN; Kế toán TSCĐ sẽ mặc định nhắc nhở tính khấu hao…