Tôi nhập khẩu excel phần mềm báo không thành công, có các dòng không hợp lệ xử lý thế nào?

Ví dụ: Nhập khẩu danh mục từ excel phần mềm cảnh báo không hợp lệ do ” Mã khách hàng… đã tồn tại“

Nguyên nhân: Do mã khách hàng đã tồn tại trên dữ liệu

Cách khắc phục: Vào Danh mục\ Đối tượng\ Khách hàng kiểm tra lại, nếu đã có khai thì không cần nhập khẩu thêm mới.

Tương tự kiểm tra đối với các danh mục khác: VTHH, Nhà cung cấp, Nhân viên…

Nguyên nhân: Xảy ra khi nhập khẩu danh mục VTHH, do chưa chọn đúng theo hướng dẫn trên file excel danh mục mẫu của phần mềm

Cách khắc phục: Chỉnh lại file excel mẫu theo đúng hướng dẫn:

• Nhập 0 hoặc bỏ trống: Vật tư hàng hóa
• Nhập 1: Thành phẩm
• Nhập 2: Dịch vụ
• Nhập 3: Chỉ là diễn giải

Sau đó nhập khẩu lại.

Nguyên nhân: Xảy ra khi nhập khẩu danh mục VTHH, trên file mẫu excel có các cột Mã Nguyên vật liệu, Tên nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng, Đặc tính  có màu màu vàng dùng để khai báo định mức NVL cho các mã hàng thành phẩm và chỉ dùng khai báo khi cột tính chất đang để là số 1: Thành phẩm thì mới nhập thông tin ở đây, nếu khác tính chất 1: Thành phẩm sẽ báo lỗi.

Cách khắc phục: 

• Nếu nhập khẩu danh mục thành phẩm: kiểm tra lại cột tính chất VTHH đã chọn đúng số 1: Thành phẩm chưa? Nếu chưa đúng chọn lại
• Nếu nhập khẩu danh mục khác thành phẩm: Vật tư hàng hóa, dịch vụ, Chỉ là diễn giải thì vui lòng chọn lại đúng tính chất tương ứng và xóa bỏ thông tin ở các cột Mã Nguyên vật liệu, Tên nguyên vật liệu, Đơn vị tính NVL, Số lượng, Đặc tính  có màu màu vàng trên file mẫu excel.

Nguyên nhân: Thường xảy ra khi nhập khẩu danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, VTHH nếu có chọn thông tin Nhóm khách hàng, nhà cung cấp hay nhóm VTHH thì mã nhóm cần phải được khai báo trên danh mục.

Cách khắc phục: Vào Danh mục\ Đối tượng\ Nhóm khách hàng, nhà cung cấp kiểm tra xem trên danh mục đã khai báo nhóm khách hàng, nhà cung cấp đó chưa:

• Nếu chưa cần khai báo bổ sung sau đó nhập khẩu lại.
• Nếu đã khai báo thì kiểm tra lại trên file excel điền đúng Mã nhóm khách hàng, nhà cung cấp

Tương tự kiểm tra đối với trường hợp nhập khẩu danh mục VTHH.

Nguyên nhân: Đây là dòng chi tiết liên quan đến dòng số <…> bị lỗi
Ví dụ như hình minh họa sẽ là dòng số 2. Phần này chỉ cần chỉnh lỗi dòng số 2 tương ứng, dòng báo lỗi Dòng chi tiết liên quan ( dòng số <…>) bị lỗi sẽ tự động nhập khẩu được.

Cách khắc phục: Lọc câu báo lỗi dòng số <…> tương ứng để kiểm tra và xử lý tại dòng đó

Nguyên nhân: theo như ví dụ trên, nếu trên Danh mục\ Vật tư hàng hóa\ Vật tư hàng hóa chưa có mã hàng thì phần mềm sẽ báo lỗi hoặc cùng 1 hàng hóa nhưng mã hàng trên file mẫu excel khác với mã hàng đã khai báo trên phần mềm.

Cách khắc phục: vào Danh mục\ Vật tư hàng hóa\ Vật tư hàng hóa kiểm tra:

• Nếu chưa khai báo mã hàng thực hiện bổ sung trước khi nhập khẩu chứng từ
• Nếu đã có mã hàng, kiểm tra lại mã hàng file mẫu excel phải khớp với mã hàng đã khai báo trên phần mềm, thực hiện sửa lại trên file mẫu excel sau đó nhập khẩu lại

Nguyên nhân: Do trên dữ liệu tồn tại số chứng từ đang nhập khẩu nên sẽ không thể tiếp tục nhập khẩu thêm mới vào phần mềm.

Cách khắc phục: Trên dữ liệu vào Tìm kiếm chứng từ\ tìm theo Số chứng từ\ điền số chứng từ báo đã tồn tại ở dòng Giá trị\ nhấn Cập nhật\ nhấn Tìm kiếm.

Sau khi trả kết quả tìm kiếm sẽ trả ra kết quả chứng từ:

• Nếu số chứng từ đó đúng, đơn vị thực hiện sửa lại số chứng từ trên file excel nhập khẩu lại để khác với các số chứng từ đã tồn tại trên phần mềm sau đó nhập khẩu lại
• Nếu chứng từ đó sai, đơn vị đang thực hiện nhập khẩu lại thì cần xóa chứng từ đó đi trước rồi mới thực hiện nhập khẩu lại

Nguyên nhân: Xảy ra khi nhập khẩu chứng từ, trên Danh mục\ Tài khoản\ Hệ thống tài khoản\ Tài khoản hạch toán trên chứng từ đang chọn đến tài khoản tổng hợp  mà không chọn đến các tiết khoản nhỏ nhất khai báo trên phần mềm.

Cách khắc phục: Vào Danh mục\ Tài khoản\ Hệ thống tài khoản\ kiểm tra lại tài khoản đang chọn trên file excel nếu có tiết khoản con thì cần sửa lại tiết khoản con nhỏ nhất đang khai báo, sau đó nhập khẩu lại.

Ví dụ: Trên hệ thống tài khoản, tài khoản 156 đang chia ra 2 tiết khoản 1561 và 1562, trên file excel cần chọn đúng tiết khoản 1561 hoặc 1562 tương ứng nghiệp vụ.

Nguyên nhân: Khi nhập khẩu, cột <…> trong câu cảnh báo đang tích ô bắt buộc có nghĩa là cột đó trên file mẫu excel bắt buộc phải điền thông tin khi nhập khẩu, nếu để trống sẽ bị cảnh báo và không nhập được

Cách khắc phục: 

• Nếu cột bị cảnh báo bắt buộc phải có thông tin khi nhập khẩu, trên file excel mẫu lọc lại thông tin không được để trống, cập nhật lại lại trên file mẫu và nhập khẩu lại.
• Nếu cột bị cảnh báo không cần theo dõi và điền thông tin, khi nhập khẩu bỏ tích cột bắt buộc trên bước ghép dữ liệu và thực hiện nhập khẩu lại.

Nguyên nhân: Do chưa khai báo ĐVT của VTHH trên Danh mục\ Vật tư hàng hóa\ Vật tư hàng hóa nhưng file excel mẫu lại điền ĐVT.

Cách khắc phục: Vào lại Danh mục\ Vật tư hàng hóa\ Vật tư hàng hóa mở mã VTHH nhập khẩu báo lỗi kiểm tra

• Nếu mã VTHH đó đơn vị quản lý theo 1 đơn vị tính duy nhất thì trên file excel mẫu cần điền đúng ĐVT khai báo trên danh mục.
• Nếu mã VTHH đó đơn vị muốn quản lý theo nhiều đơn vị tính\ đơn vị chuyển đổi thì thực hiện khai báo theo hướng dẫn tại đây. Sau đó kiểm tra lại thông tin ĐVT trên danh mục khai báo và file excel rồi nhập khẩu lại.

Nguyên nhân: Khi nhập khẩu chứng từ, trên file mẫu excel có khai báo thông tin tại cột Đơn vị, tuy nhiên lại điền thông tin Tên đơn vị chứ không điền Mã đơn vị khi nhập khẩu sẽ báo lỗi.

Cách khắc phục: Vào Danh mục\ Cơ cấu tổ chức\ tại cột Mã đơn vị lấy thông tin điền vào file mẫu excel và sau đó nhập khẩu lại

Nguyên nhân: trên Hệ thống\ Tùy chọn\ Hóa đơn đang tích Sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC nhưng trên file mẫu nhập khẩu Chứng từ bán hàng kèm hóa đơn trên file excel mẫu lại điền thông tin số hóa đơn nên phần mềm cảnh báo lỗi khi nhập khẩu.

Cách khắc phục:

• Nếu đơn vị đang sử dụng hóa đơn của MISA, đã thực hiện phát hành hóa đơn trên web meInvoice cần lấy hóa đơn để hạch toán thì thực hiện lấy hóa đơn về theo hướng dẫn tại đây
• Nếu đơn vị sử dụng hóa đơn của nhà cung cấp khác MISA, cần nhập khẩu hóa đơn để hạch toán thì vui lòng vào Hệ thống\ Tùy chọn\ Hóa đơn bỏ tích Sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC