Mua hàng theo đơn mua hàng |
  
|
Mua hàng theo đơn mua hàng |
|
Định khoản
1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ
Nợ TK 152, 156, 611... Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán
2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay
Nợ TK 621, 623, 641, 642... Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán
Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo đơn, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1.Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
2.Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
3.Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt
4.Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
5.Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
6.Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay.
Ví dụ
•Ngày 16/01/2015, doanh nghiệp đặt hàng của công ty TNHH Lan Tân:
▪Tủ lạnh TOSHIBA 110l, số lượng 20, đơn giá 3.000.000đ, thuế GTGT 10%
▪Tủ lạnh TOSHIBA 60l, số lượng 10, đơn giá 2.000.000đ, thuế GTGT 10%
•Ngày 20/01/2015, công ty TNHH Lan Tân cho nhân viên giao đủ hàng theo đơn mua hàng của doanh nghiệp.
=> Doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho số hàng đã mua trên, đồng thời thanh toán ngay tiền hàng cho công ty TNHH Lan Tân bằng tiền mặt (Tổng tiền thanh toán là 88.000.000đ).
Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
Hướng dẫn trên phần mềm
Nghiệp vụ "Mua hàng theo đơn" được thực hiện trên phần mềm như sau:
•Vai trò Kế toán mua hàng: sẽ hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo đơn về nhập kho theo các bước sau:
oBước 1: Lập đơn mua hàng
▪Vào phân hệ Mua hàng\tab Đơn mua hàng, chọn chức năng Thêm:
▪Khai báo thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng cần đặt mua trên đơn mua hàng, sau đó nhấn Cất.
Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách và chọn chức nang Cập nhật tình trạng.
oBước 2: Lập chứng từ hạch toán đối với những hàng hóa được mua về nhập kho
▪Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
▪Trên thanh công cụ chọn chức năng Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng:
▪Sau khi chọn xong thông tin đơn hàng, nhấn Đồng ý => hệ thống sẽ tự động lấy thông tin từ đơn mua hàng ra chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ.
▪Lựa chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là: Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.
▪Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay:
▪Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn. Thông tin chi tiết tham khảo tại đây.
▪Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu cho chứng từ mua hàng trên các tab chi tiết, sau đó nhấn Cất.
▪Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.
1. Với các hàng hóa mua về không được nhập kho, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ mua hàng là: Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.
2. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc thông qua ngân hàng mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
3. Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
•Vai trò Thủ kho: sẽ tiếp nhận yêu cầu nhập kho hàng mua về, đồng thời thực hiện ghi sổ kho:
oVào với vai trò Thủ kho, chọn tab Đề nghị nhập, xuất kho.
oChọn chứng từ mua hàng theo đơn, sau đó chọn chức năng Xem trên thanh công cụ:
oThủ kho thực hiện kiểm tra lại thông tin thực nhập so với chứng từ nhập kho => nếu sai lệch có thể ghi nguyên nhân vào phần Ghi chú.
oSau khi kiểm tra xong nhấn Ghi sổ, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin của chứng từ vào các báo cáo tồn kho liên quan của thủ kho.
Thủ kho có thể thực hiện ghi sổ chứng từ mua hàng nhập kho ngay tại màn hình danh sách Đề nghị nhập, xuất kho bằng cách chọn chứng từ trên danh sách, sau đó chọn chức năng Ghi sổ trên thanh công cụ.
Xem thêm