Cho phép lập chứng từ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản ngân hàng, chi tiết theo từng chứng từ bán hàng.
Cách thao tác
Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt
Tại phân hệ Bán hàng (hoặc Quỹ), chọn chức năng Thu tiền khách hàng bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng (hoặc Quỹ)\Thu tiền khách hàng).
Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
Lựa chọn loại tiền, khách hàng và ngày đã thu được tiền, sau đó nhấn Lấy dữ liệu, hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ bán hàng chưa thu tiền theo loại tiền và khách hàng đã chọn.
Việc nhập số tiền thu được của khách hàng sẽ được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp thu một phần trong tổng số tiền công nợ của khách hàng (không gắn với hoá đơn bán hàng cụ thể nào).
Trường hợp thu được tiền theo từng hoá đơn bán hàng đã phát sinh.
Lưu ý: Có thể nhập số tiền thu được theo chứng từ vào cột Số thu, sau khi nhập xong hệ thống sẽ tự động đánh dấu vào chứng từ vừa nhập, đồng thời tự động cập nhật số liệu tổng vào cột Số tiền.
Sau khi khai báo xong số tiền thu được của khách hàng, kế toán có thể nhập tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có), sau đó nhấn Thu tiền, hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền khách hàng.
Kiểm tra lại các thông tin do hệ thống tự động sinh ra:
Thông tin chung:
hệ thống đã tự động lấy lên thông tin khách hàng, lý do nộp, tham
chiếu. Kế toán sẽ khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu (nếu có).
Thông tin chứng từ:
nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày
hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được
hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ
thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ thu tiền khách hàng, chiết khấu thanh toán (nếu có).
Sau khi kiểm tra và nhập bổ sung thông tin cho phiếu thu tiền khách hàng, nhấn Cất.
Thu tiền khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
Tại phân hệ Bán hàng (hoặc Ngân hàng), chọn chức năng Thu tiền khách hàng bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng (hoặc Ngân hàng)\Thu tiền khách hàng).
Chọn phương thức thanh toán là Tiền gửi.
Lựa chọn loại tiền và khách hàng đã thu được tiền, sau đó nhấn Lấy dữ liệu, hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ bán hàng chưa thu tiền theo loại tiền và khách hàng đã chọn.
Việc nhập số tiền thu được của khách hàng sẽ được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp thu một phần trong tổng số tiền công nợ của khách hàng (không gắn với hoá đơn bán hàng cụ thể nào).
Trường hợp thu được tiền theo từng hoá đơn bán hàng đã phát sinh.
Lưu ý: Có thể nhập số tiền thu được theo chứng từ vào cột Số thu, sau khi nhập xong hệ thống sẽ tự động đánh dấu vào chứng từ vừa nhập, đồng thời tự động cập nhật số liệu tổng vào cột Số tiền
Sau khi khai báo xong số tiền thu được của khách hàng, có thể nhập tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có), sau đó nhấn Thu tiền, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ thu tiền gửi khách hàng.
Kiểm tra lại các thông tin do hệ thống tự động sinh ra:
Thông tin chung:
hệ thống đã tự động lấy lên thông tin khách hàng, lý do nộp, tham
chiếu. Nhập bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng được khách hàng chuyển
trả tiền.
Thông tin chứng từ:
nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày
hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được
hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ
thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ thu tiền khách hàng, chiết khấu thanh toán (nếu có).
Sau khi kiểm tra và nhập bổ sung thông tin cho phiếu thu tiền gửi khách hàng, nhấn Cất.
Lưu ý
1. Sau khi lưu chứng từ thu tiền khách hàng, có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ thu tiền khách hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).
2. Các chứng từ thu tiền khách hàng (tiền mặt hoặc tiền gửi) sẽ được lưu độc lập trên từng hệ thống sổ quản trị hoặc sổ tài chính. Đồng thời, sẽ được lưu trữ trên tab Thu, chi tiền của phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
3. Để sửa lại nội dung các chứng từ bán hàng hàng đã được lập chứng từ thu tiền khách hàng, cần phải xoá chứng từ thu tiền khách hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng trước khi sửa.
