Khi mua hàng có phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa... Căn cứ vào các hóa đơn chi phí mua hàng liên quan, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng đã mua theo tiêu thức Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.
Ví dụ
Ngày 10/01/2017, doanh nghiệp mua hàng của công ty TNHH Minh Hương về nhập kho nhưng chưa thanh toán tiền hàng.
Điện thoại NOKIA LUMIA 520, số lượng 10, đơn giá 3.500.000đ, thuế GTGT 10%
Điện thoại NOKIA LUMIA 720, số lượng 5, đơn giá 6.000.000đ, thuế GTGT 10%
Doanh nghiệp thuê công ty vận tải Sông Công vận chuyển hàng về kho với chi phí là 1.000.000đ (VAT 10%) => đã thanh toán tiền vận chuyển.
Nghiệp vụ "Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Hạch toán chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp...)
Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua dịch vụ:
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.
Tích chọn Là chi phí mua hàng và khai báo thông tin chi tiết về chi phí mua hàng.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
Lưu ý:Nếu đơn hàng có phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau từ nhiều nhà cung cấp, thì với mỗi một nhà cung cấp, người dùng sẽ lập một chứng từ mua dịch vụ.
Bước 2: Hạch toán chứng từ mua hàng, đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng
Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho hoặc Mua hàng nhập khẩu nhập kho.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Khai báo thông tin của chứng từ trên các tab Hàng tiền và Thuế.
Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp...) đã được lập ở bước 1 trên tab Chi phí:
Nhấn Chọn.
Thiết lập các điều kiện tìm kiếm chứng từ chi phí, sau đó nhấnLấy dữ liệu.
Tích chọn chứng từ hạch toán chi phí mua hàng đã được lập ở bước 1, sau đó nhấnĐồng ý.
Nhấn Phân bổ CP
Chọn phương thức phân bổ và nhấn Phân bổ.
Nhấn Đồng ý.
Sau khi thực hiện phân bổ xong, thông tin chi phí mua hàng vừa được phân bổ sẽ được hiển thị tại cột Chi phí mua hàng trên tab Hàng tiền.
Kiểm tra lại chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.
Bước 3: Kết chuyển chi phí mua hàng vào giá mua hàng hóa
Vào phân hệ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác.
Hạch toán bút toán kết chuyển chi phí mua hàng vào giá mua hàng hóa.
Lưu ý:
1. Nếu không theo dõi chi phí mua hàng trên tài khoản 1562 thì tại bước 1: Hạch toán chi phí mua hàng, có thể hạch toán trực tiếp chi phí mua hàng vào tài khoản 1561 và bỏ qua bước 3: Kết chuyển chi phí mua hàng vào giá mua hàng hóa.
2. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
3. Đối với chứng từ Mua hàng nhập khẩu nhập kho, chí phí mua hàng sẽ được khai báo trên tab Phí hàng về kho.
4. Trường hợp một chứng từ dịch vụ được sử dụng để phân bổ chi phí cho nhiều chứng từ mua hàng khác nhau, khi chọn chứng từ chí phí cần phân bổ, kế toán cần nhập số tiền sẽ được sử dụng để phân bổ vào chứng từ mua hàng (nhập vào cột Số phân bổ lần này trên giao diện Chọn chứng từ chi phí).
5. Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
7. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng về nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho.
