Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về nhập kho, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.
Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.
Ví dụ
Ngày 25/01/2017, doanh nghiệp mua hàng của công ty TNHH Minh Anh về nhập kho (chưa thanh toán tiền hàng).
Ti vi LG 21 inches, số lượng 5, đơn giá mua 2.000.000đ, thuế GTGT 10%
Nghiệp vụ "Mua hàng trong nước về nhập kho" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.
Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán
Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Cất.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.
Lưu ý:
1. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng trong nước nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho .
2. Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
3. Đối với trường hợp mua hàng đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
