Hướng dẫn: Trường
hợp trong kỳ có sự chênh lệch giữa sổ cái hạch toán tài khoản 1331 và 33311 so với bảng kê thuế GTGT: chương trình sẽ hiển thị báo cáo thể hiện thông tin các chứng từ, hóa đơn có chênh lệch.
Các trường hợp gây ra chênh lệch và giải pháp xử lý:
1. Chứng từ hạch toán vào TK1331 nhưng không lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
Nguyên nhân 1: Chứng từ không chọn nhóm HHDV mua vào hoặc chọn nhóm HHDV khác nhóm 1 hoặc 2
Giải pháp:
1. Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra.
2. Vào tab Thuế, kiểm tra cột Nhóm HHDV mua vào.
Trường hợp quên chọn nhóm HHDV mua vào hoặc chọn nhầm vào nhóm khác nhóm 1 hoặc 2 thì xử lý như sau:
Chọn lại nhóm HHDV mua vào vào nhóm 1 hoặc 2 cho đúng thực tế.
Sau đó, mở tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTKT), chọn tab PL 01-2GTKT - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm chứng từ vừa sửa ở trên vào bảng kê.
Trường hợp đã chọn đúng nhóm HHDV mua vào thuộc nhóm 3, 4 hoặc 5 thì xử lý như sau:
Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 3 - Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ: Chứng từ sẽ không được lấy lên bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào mà lấy lên tờ khai thuế GTGT theo dự án đầu tư. Vì vậy, trên báo cáo Chênh lệch bảng kê thuế GTGT và sổ cái vẫn hiện thị chứng từ này nhưng không có sai sót xảy ra.
Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 4 - Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ: Trường hợp này cần sửa lại tài khoản hạch toán thuế GTGT, tùy vào quyết định của Doanh nghiệp mà có thể hạch toán vào bên Nợ TK chi phí như TK 811 hoặc TK 1388 để quy trách nhiệm cho người có liên quan thay vì hạch toán vào bên Nợ TK 1331.
Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 5 - Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTKT: Trường hợp này doanh nghiệp không phải tính nộp thuế GTGT nên không hạch toán vào TK 1331. Kế toán xóa bút toán hạch toán vào TK 1331 đi và điều chỉnh lại số tiền hạch toán vào tài khoản đúng.
Nguyên nhân 2: Hóa đơn đã được kê khai lên bảng kê mua vào của kỳ khác
Mô tả: Trong trường
hợp đến kỳ kê khai nhưng Kế toán chưa nhận được hóa đơn hoặc bỏ sót hóa
đơn, thì vẫn có thể kê khai hóa đơn này vào các kỳ tính thuế sau. Nếu
hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáođối chiếu chứng từ sổ sách ở trên thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo. Ví dụ: Hóa đơn ngày 15/03/2018 nhưng
được kê khai vào kỳ tính thuế tháng 05/2018. Khi xem báo cáo kiểm tra
đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian
là quý I/2018 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này
(tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái),
tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai
hóa đơn trên. Ví dụ cả năm 2018 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh
lệch. Giải pháp:
1. Kiểm tra lại xem hóa đơn được kê khai lên tờ khai của kỳ nào? có đúng thực tế hay không?
Nếu đúng thì bỏ qua chênh lệch trên báo cáo.
Nếu kê khai nhầm kỳ thì thực hiện như sau:
Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai sai kỳ.
Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ hoặc nhấn chuột phải chọn Chọn chứng từ
Bỏ chọn hóa đơn lên sai bảng kê. Nhấn Đồng ý
Nhấn Cất.
Sau đó mở
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai đúng
kỳ, thực hiện các thao tác tương tự như trên để chọn hóa đơn bị loại bỏ ở
trên lên bảng kê.
2. Chứng từ hạch toán vào TK 33311 nhưng không lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Nguyên nhân 1: Chứng từ bán hàng chưa lập hóa đơn
Mô tả: Các chứng từ bán hàng hạch toán thuế GTGT đầu ra vào TK 33311, nhưng chưa lập hóa đơn nên không được kê khai lên tờ khai thuế. Khi đó, Báo cáo
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị chứng từ này.
Giải pháp: Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra. Có thể xảy ra 1 trong các trường hợp sau:
1. Trường hợp lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn đồng thời nhưng Kế toán quên tích chọn Lập kèm hóa đơn thì xử lý như sau:
Tích chọn Lập kèm hóa đơn
Khai báo các thông tin của hóa đơn tại tab Hóa đơn và nhấn Cất.
Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn hóa đơn vừa lập ở trên lên bảng kê.
Lưu ý: Hóa đơn bán ra được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra phải thỏa mãn điều kiện:Có
chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn
2. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó xuất hóa đơn sau nhưng Kế toán quên chưa thực hiện thao tác xuất hóa đơn thì xử lý như sau:
Trên chứng từ bán hàng, nhấn Lập HĐ để lập hóa đơn bán hàng. Hoặc vào phân hệ Bán hàng, tab Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn từ chứng từ bán hàng trên. Xem hướng dẫn xuất hóa đơn sau khi lập chứng từ bán hàng tại đây.
Sau đó, thực hiện chọn hóa đơn vừa lập vào tờ khai thuế tương tự như trường hợp 1.
Lưu ý: Nếu hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáođối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo. Ví dụ: Chứng từ lập ngày 15/03/2018 nhưng xuất hóa đơn vào ngày 01/04/2018 và kê khai vào kỳ tính thuế tháng 04/2018. Khi xem báo cáo kiểm tra
đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian
là quý I/2018 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này
(tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái),
tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai
hóa đơn trên. Ví dụ cả năm 2018 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh
lệch.
3. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó mới xuất hóa đơn nhưng chưa đến thời điểm xuất hóa đơn. Khi đó, tuy hóa đơn hiển thị trên báo cáo đối chiếu chứng từ, sổ sách nhưng thực tế không có chênh lệch. Kế toán cần lưu ý để xuất hóa đơn và kê khai lên tờ khai thuế theo đúng quy định.
Nguyên nhân 2: Không khai báo thuế suất thuế GTGT trên chứng từ
Lưu ý: Nếu hàng hóa không chịu thuế thì chọn thuế suất là KCT.
Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn lại hóa đơn ở trên lên bảng kê.
Nguyên nhân 3: Hạch toán thuế đầu ra trên Chứng từ nghiệp vụ khác, Chi tiền mặt, chi tiền gửi,...nhưng lại chọn nhóm HHDV mua vào.
Một trong những điều kiện để các chứng từ nghiệp vụ khác, chi tiền mặt, chi tiền gửi...được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra đó là không chọn Nhóm HHDV mua vào. Vì vậy, với nguyên nhân trên cần thực hiện như sau:
1. Mở chứng từ nhấn Bỏ ghi\Sửa.
2. Để trống cột Nhóm HHDV mua vào.
3. Nhấn Cất.
4. Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.
5.Nếu đã lập tờ khai thuế (và chưa nộp cho cơ quan thuế) thì:
Mở Bảng
kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra lên.
Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê.
Nhấn Cất.
Nguyên nhân 4: Hạch toán hóa đơn bán ra trên phân hệ Quỹ/Ngân hàng
Mô tả: Nghiệp vụ bán hàng được hạch toán trên phiếu thu, phiếu thu tiền gửi (đã hạch toán đầy đủ bút toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT) nhưng không được lấy lên tờ khai. Giải pháp:
1. Xóa các chứng từ hạch toán nghiệp vụ bán hàng đã lập ở trên.
2. Hạch toán lại nghiệp vụ bán hàng trên các Chứng từ bán hànghoặc Chứng từ nghiệp vụ khác. Trong đó: điều kiện để các chứng từ này được lấy lên tờ khai là:
Chứng từ bán hàng: phải chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn.
Chứng từ nghiệp vụ khác: phải chọn thuế suất thuế GTGT; có đủ số và ngày hóa đơn; không chọn Nhóm HHVD mua vào.
3. Chứng từ lấy lên bảng kê mua vào, bán ra nhưng không hạch toán vào tài khoản 133, 33311 hoặc hạch toán khác kỳ
Nguyên nhân 1: Hạch toán nhầm/không hạch toán tài khoản thuế
Mô tả: Các hóa đơn, chứng từ không hạch toán tài khoản thuế vào tài khoản 133/33311 nhưng vẫn được lấy lên tờ khai khi thỏa mãn điều kiện sau:
Với Hóa
đơn, chứng từ bán ra: Có
chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn (riêng chứng từ chi
tiền mặt, chi tiền gửi, chứng từ nghiệp vụ khác, hóa đơn trả lại hàng
bán, hóa đơn trả lại hàng mua thì phải thỏa mãn thêm điều kiện: không
chọn Nhóm HHDV mua vào)
Với Hóa đơn, chứng từ mua vào: Có chọn Nhóm HHDV là nhóm 1,2; có đủ số và ngày hóa đơn.
Giải pháp:
1. Mở chứng từ lên, nhấn Bỏ ghi/Sửa.
2. Hạch toán lại tài khoản thuế đúng.
3. Nhấn Cất.
Nguyên nhân 2: Lập hóa đơn GTGT nhưng không lập chứng từ hạch toán
Mô tả: Trường hợp xuất hóa đơn trước và đã kê khai lên bảng kê thuế, nhưng chưa lập chứng từ bán hàng, thì Báo cáo
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị hóa đơn này.
Giải pháp: 1. Mở hóa đơn lên kiểm tra xem đây có đúng là trường hợp xuất hóa đơn trước, ghi nhận doanh thu sau hay không?
2. Nếu đúng thì đây không phải là sai sót. Kế toán chỉ cần lưu ý lập chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu theo đúng thực tế. Xem hướng dẫn tại đây.
3. Nếu là trường hợp xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu cùng lúc thì thực hiện lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn đã xuất. Xem hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: Sửa lại ngày trên chứng từ cho khớp với ngày hóa đơn.
Nguyên nhân 3: Với hàng nhập khẩu: Chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, tiền thuế GTGT
hàng nhập khẩu đang hạch toán Nợ TK 1388 (3388)/ Có TK 33312
Mô tả: Các hóa đơn mua hàng nhập khẩu đã được kê khai lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, nhưng không hạch toán thuế vào tài khoản 1331, thì trên báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị chênh lệch như trong hình bên dưới.
Giải pháp:
Tuy hiển thị trên báo cáo nhưng đây không phải là một trường hợp sai lệch. Do bản chất đơn vị mua hàng nhập khẩu và thực hiện nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu sau khi kế toán hạch toán giá trị hàng nhập khẩu. Do đó, Kế toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp bằng bút toán Nợ TK 1388 (3388)/ Có TK 33312.
Sau khi nộp thuế và hạch toán bút toán thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 1331/ Có TK 1388 thì sẽ không còn hiển thị chênh lệch trên báo cáo nữa. Kế toán thực hiện như sau:
1. Hạch toán bút toán nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu trên phần mềm:
Nộp thuế bằng tiền gửi ngân hàng, xem hướng dẫn tại đây.
Lưu ý: Nếu thực hiện nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu vào thời điểm lớn hơn khoảng thời gian xem báo cáođối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình vẫn sẽ liệt kê hóa đơn mua hàng nhập khẩu này lên báo cáo. Ví dụ: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu ngày 04/01/2019, nộp thuế vào 04/05/2019. Khi xem báo cáo kiểm tra
đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian
là quý I/2019 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này
(tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái),
tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa thời điểm nộp thuế. Ví dụ cả năm 2019 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh
lệch.
4. Tiền thuế trên sổ sách và bảng kê mua vào/bán ra không khớp nhau
Mô tả: Các tình huống làm phát sinh chênh lệch tiền thuế giữa sổ sách và bảng kê mua vào/bán ra:
1. Chứng từ ghi nhận doanh thu và hóa đơn lập riêng, nhưng không khớp tiền thuế.
2. Tiền thuế trên chứng từ và hóa đơn khớp nhau, nhưng
sau khi hóa đơn đã được kê lên bảng kê thuế, thì sửa lại tiền thuế trên
chứng từ ghi nhận doanh thu làm phát sinh chênh lệch.
3. Đơn vị lập chứng từ ghi nhận doanh thu tạm tính theo
từng giai đoạn công việc, khi hoàn thành mới nghiệm thu toàn bộ khối
lượng công việc để xuất hóa đơn và kê khai thuế => Vào thời điểm chưa
xuất hóa đơn và kê khai thuế, trên báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng
từ, sổ sách sẽ hiển thị danh sách các chứng từ trên nhưng đây không phải
là sai sót.
Giải pháp:
1. Nhấn vào Số chứng từ và Số hóa đơn để mở chứng từ và hóa đơn lên kiểm tra.
2. Đối chiếu với thực tế để điều chỉnh lại số tiền trên chứng từ, hóa đơn hoặc bảng kê thuế cho đúng thực tế:
Nếu điều chỉnh số tiền trên hóa đơn (hoặc số
tiền trên hóa đơn đã đúng thực tế nhưng không khớp với bảng kê): thì cần
cập nhật lại giá trị trên bảng kê thuế bằng cách:
Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào/bán ralên.
Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ.
Nhấn Đồng ý để cập nhật giá trị mới thay đổi trên hóa đơn lên bảng kê.
Lưu ý: Tham khảo các trường hợp khác có thể gây ra sai lệch về thuế nhưng không được hiển thị trên báo cáo tại đây.
