Trường hợp 1: Đã lập chứng từ bán hàng hóa, sản phẩm ghi nhận doanh thu nhưng chưa lập phiếu xuất kho trong kỳ

Mô tả: Trên báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách, chương trình hiển thị dòng chứng từ bán hàng có Số lượng bán nhưng Số lượng xuất bằng 0. Giải pháp: 1. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ bán hàng. 2. Nhấn Lập phiếu xuất. 3. Kiểm tra thông tin trên phiếu xuất và điều chỉnh lại (nếu cần). 4. Nhấn Cất. Lưu ý: Sau khi lập phiếu xuất kho, cần tính lại giá xuất kho để cập nhật giá cho phiếu xuất kho vừa lập và các phiếu xuất đã phát sinh sau phiếu xuất này. Kiểm tra danh sách các phiếu xuất kho có thể chưa được tính giá tại đây. Xem hướng dẫn tính giá xuất kho tại đây.

Trường hợp 2: Xuất kho số lượng không bằng với chứng từ ghi nhận doanh thu

Mô tả: Trên báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách, chương trình hiển thị dòng chứng từ bán hàng có Số lượng bán và Số lượng xuất không khớp nhau. Giải pháp: 1. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ bán hàng lên kiểm tra. 2. Trên chứng từ bán hàng, nhấn vào số phiếu xuất kho tham chiếu để mở phiếu xuất kho lên kiểm tra. 3. Đối chiếu với thực tế để kiểm tra nguyên nhân chênh lệch. Nếu chênh lệch do sai sót, thì điều chỉnh lại số lượng trên Chứng từ bán hàng hoặc Phiếu xuất kho cho khớp nhau. 4. Nếu sửa Phiếu xuất kho: cần tính lại giá xuất kho để tránh tình trạng sai lệch giá của của các phiếu xuất đã phát sinh sau phiếu xuất này. Xem hướng dẫn tính giá xuất kho tại đây. 5. Nếu sửa Chứng từ bán hàng: cần lưu ý trường hợp chứng từ bán hàng đã lập hóa đơn riêng, sau khi sửa chứng từ bán hàng thì chương trình sẽ không cập nhật thay đổi lên hóa đơn tương ứng. Vì vậy, cần sửa lại số lượng trên hóa đơn khớp với chứng từ bán hàng như sau: Trên chứng từ bán hàng, nhấn vào số hóa đơn tham chiếu để mở hóa đơn lên. Nhấn Sửa và sửa lại số lượng trên hóa đơn. Nhấn Cất. Trường hợp hóa đơn đã được kê thuế thì cũng cần cập nhật lại số liệu trên tờ khai như sau: Lưu ý: (Có thể xem danh sách chênh lệch giữa Bảng kê thuế GTGT và sổ cái tại đây). Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra trên tờ khai có hóa đơn được điều chỉnh số lượng. Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ. Nhấn Đồng ý để chương trình cập nhật những thay đổi của hóa đơn lên tờ khai.

Trường hợp 3: Lập "Chứng từ bán hàng" từ "Chứng từ mua hàng không qua kho"

Mô tả nghiệp vụ: Khi mua hàng hóa, sản phẩm của nhà cung cấp chuyển thẳng giao cho người mua. Kế toán sẽ lập chứng từ mua hàng không qua kho, đồng thời lập chứng từ bán hàng từ chứng từ mua hàng đó. Nghiệp vụ này sẽ không có nhập, xuất kho hàng hóa. Tuy nhiên, khi lập Chứng từ bán hàng từ chứng từ mua hàng không qua kho, Kế toán lại tích chọn Kiêm phiếu xuất hoặc sau đó, lập phiếu xuất kho từ chứng từ bán hàng này. Thì trên báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị chứng từ bán hàng có sai sót với Số lượng bán bằng 0 và có ghi chú (như hình dưới) cho trường hợp này. Giải pháp: 1. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ bán hàng. 2. Nếu Lập chứng từ bán hàng kèm phiếu xuất thì: nhấn Bỏ ghi\Sửa, bỏ tích chọn Kiêm phiếu xuất và nhấn Cất. 3. Nếu lập phiếu xuất kho từ chứng từ bán hàng này thì: nhấn vào phiếu xuất kho tham chiếu trên chứng từ bán hàng, nhấn Bỏ ghi\Xóa phiếu xuất kho. Lưu ý: Sau khi lập phiếu xuất kho, cần tính lại giá xuất kho để tránh tình trạng sai lệch giá của các phiếu xuất đã phát sinh sau phiếu xuất này. Xem hướng dẫn tính giá xuất kho tại đây.