Khi
phát sinh việc sửa, xóa chứng từ hay thêm mới chứng từ vào trước ngày
của chứng từ đã lập sẽ làm cho các số chứng từ cùng loại không được đánh
theo quy tắc liên tục như đã thiết lập tại menu Hệ thống\Tùy chọn\7. Quy tắc đánh số CT, chương trình cho phép đánh lại số chứng từ liên tục đồng thời thiết lập lại các quy tắc đánh số chứng từ (nếu cần).
2. Các bước thực hiện
1. Vào menu Tiện ích, chọn Đánh lại số chứng từ.
2. Chọn khoảng thời gian và loại chứng từ cần đánh lại số chứng từ. 3. Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ hiển thị danh sách các chứng từ theo điều kiện đã thiết lập.
4. Tại mục Quy tắc đánh số chứng từ, chương trình hiển thị quy tắc đánh số chứng đã được thiết lập tại menu Hệ thống\Tùy chọn\7. Quy tắc đánh số CT. Có thể thiết lập lại (nếu cần) theo hướng dẫn dưới đây:
Hướng dẫn thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ
Số chứng từ bao gồm các bộ phận sau: Tiền tố + Số chứng từ + Hậu tố. Ví dụ: Số chứng từ PT00001/T01 có Tiền tố = PT; Số chứng từ: 00001; Hậu tố: /T01 Trong đó:
Tiền tố: Thể hiện các ký hiệu trước của số chứng từ. (Ví dụ: PT)
Số chứng từ: được thiết lập dựa trên 2 tham số
Giá trị bắt đầu phần số: Ví dụ: Muốn đánh số chứng từ bắt đầu là 00001, tiếp theo là 00002... thì Giá trị bắt đầu phần số là: 1)
Tổng số ký tự phần số: Là số lượng ký tự phần số của chứng từ (Ví dụ: Số chứng từ: 00001 thì Tổng số ký tự phần số sẽ là: 5)
Hậu tố: Phần ký hiệu sau của số chứng
từ. (Ví dụ: /T01)
Đánh số chứng từ theo tháng
Ví dụ 1: Kế toán muốn đánh số Phiếu thu để phân biệt được Phiếu thu của từng tháng.
Trong tháng 01, Kế toán muốn đánh số phiếu thu bắt đầu theo cấu trúc PT00001/T01 (Phiếu thu số 00001 của tháng 01); Số phiếu thu tiếp theo là PT00002/T01 (Phiếu thu số 00002 của tháng 01)... thì Lọc chứng từ của tháng 01 sau đó thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:
Sang tháng 02, Kế toán lọc chứng từ của tháng 02 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ tương tự như trên:
Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.
Ví dụ 2: Kế toán muốn đánh số phiếu thu để phân biệt được phiếu thu của từng tháng và từng chi nhánh
Trong tháng 01, Kế toán muốn đánh số phiếu thu bắt đầu theo cấu trúc PT-T01/00001_HP (Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00001 của chi
nhánh Hải Phòng); Số phiếu thu tiếp theo là PT-T01/00002_HP (Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00002 của chi
nhánh Hải Phòng)...thì Lọc chứng từ của tháng 01 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:
Sang tháng 02, Kế toán lọc chứng từ của tháng 02 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ tương tự như trên:
Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.
Ví dụ 3: Kế toán muốn đánh số phiếu thu để phân biệt được phiếu thu của từng tháng và từng chi nhánh
Trong tháng 01, Kế toán muốn đánh số phiếu thu bắt đầu theo cấu trúc PT00001/T01-HP (Phiếu thu số 00001, trong tháng 01, của chi nhánh Hải Phòng); Số phiếu thu tiếp theo là PT00002/T01-HP (Phiếu thu số 00002, trong tháng 01, của chi nhánh Hải Phòng)...thì Lọc chứng từ của tháng 01 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:
Sang tháng 02, Kế toán lọc chứng từ của tháng 02 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ tương tự như trên:
Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.
Đánh số chứng từ theo năm
Ví dụ: Kế toán muốn đánh số Phiếu thu theo cấu trúc PT00001, PT00002... liên tục trong 1 năm thì Lọc chứng từ của cả năm và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:
5. Nhấn Đánh lại số chứng từ. Chương trình sẽ hiển thị danh sách Số chứng từ mới được đánh theo quy tắc trên theo thứ tự tăng dần.
Lưu ý: Số chứng từ mới đầu tiên sẽ được lấy theo giá trị được nhập tại mục Giá trị bắt đầu phần số.
6. Nhấn Cất, chương trình sẽ cập nhật toàn bộ số chứng từ mới vào số chứng từ hiện tại tương ứng trên chương trình.
