Lập chứng từ từ hóa đơn điện tử

1. Nội dung

Giúp Kế toán lập chứng từ  một cách tự động khi nhận hóa đơn điện tử từ người bán.

Các chứng từ có thể lập từ hóa đơn điện tử bao gồm:

• Chứng từ mua hàng
• Chứng từ mua dịch vụ
• Chứng từ trả lại hàng bán
• Chứng từ Chi tiền mặt/Chi tiền gửi
• Chứng từ nghiệp vụ khác
• Chứng từ quyết toán tạm ứng.

2. Các bước thực hiện

Lưu ý: Tiện ích này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.

1. Mở chứng từ muốn lập từ hóa đơn điện tử (Ví dụ: Chứng từ mua hàng hóa).

2. Vào Tiện ích\Nhập khẩu từ hóa đơn điện tử.

3. Chọn hình thức nhập khẩu (từ tệp hóa đơn điện tử hoặc từ mã tra cứu):

• Nếu chọn Từ tệp hóa đơn điện tử: Chọn đến tệp hóa đơn điện tử dạng xml nhận được từ người bán.

• Nếu chọn Từ mã số tra cứu: Nhập mã số tra cứu của hóa đơn vào ô Nhập từ mã số tra cứu

Lưu ý: Hình thức nhập khẩu này chỉ thực hiện được với hóa đơn của Nhà cung cấp meInvoice.vn

4. Có thể kiểm tra lại nội dung hóa đơn trước khi lập chứng từ bằng cách nhấn Xem chi tiết hóa đơn. (Lưu ý: Chưa đáp ứng tính năng Xem chi tiết hóa đơn với hóa đơn điện tử của nhà cung cấp VN-invoice)

5. Trường hợp lập Phiếu chi/Chứng từ chi tiền gửi/Chứng từ nghiệp vụ khác/Chứng từ quyết toán tạm ứng, cần chọn phương thức hạch toán:

• • Nếu tích chọn Hạch toán theo từng dòng chi tiết trên hóa đơn: Mỗi dòng hàng trên hóa đơn điện tử sẽ được hạch toán thành một dòng trên chứng từ nhập khẩu.

• • Nếu không tích chọn Hạch toán theo từng dòng chi tiết trên hóa đơn: Các dòng hàng trên hóa đơn điện tử sẽ được hạch toán gộp vào một dòng trên chứng từ nhập khẩu.

6. Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin trên hóa đơn để lập chứng từ tương ứng.

7. Có thể thay đổi lại các thông tin trên chứng từ theo nhu cầu (nếu cần).

8. Nhấn Cất.

Lưu ý:

• Nếu Nhà cung cấp, Hàng hóa trên hóa đơn chưa có trong danh mục nhà cung cấp, hàng hóa trên phần mềm thì thực hiện thêm mới bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng.

• Trường hợp Nhà cung cấp đã có trong danh mục nhà cung cấp nhưng vẫn không lấy được thông tin lên chứng từ mua hàng, thì cần kiểm tra lại xem thông tin Mã số thuế và tên Nhà cung cấp khai báo trên danh mục đã chính xác chưa để chỉnh sửa lại cho đúng, sau đó chọn lại Nhà cung cấp trong danh mục.

• Trường hợp Hàng hóa đã có trong danh mục hàng hóa nhưng vẫn không lấy được thông tin lên chứng từ mua hàng là do: cách đặt Mã Hàng hóa và Tên hàng hóa giữa người mua và người bán không trùng khớp nhau, trường hợp này Kế toán chọn lại Hàng hóa trong danh mục, các thông tin liên quan như: Số lượng, Đơn giá, Thuế suất… vẫn sẽ được giữ nguyên theo thông tin trên hóa đơn của người bán.