Để phát hành được hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tôi cần làm như thế nào để hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết?

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức).

Các thành viên hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Theo quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 27 nghị định 123/NĐ-CP quy định về nội dung của Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”

Trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng kiểm kê phải tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy, với các chỉ tiêu như quy định trên. Hội đồng kiểm kê phải Lập bảng kiểm kê, ký xác nhận và lưu mẫu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Phương pháp hủy hóa đơn (Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt,…)

Biên bản được lập sau khi hóa đơn đã hủy, có đầy đủ chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn và lưu mẫu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

• Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.