Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :
Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc Giám đốc và lập kế hoạch kiểm kê quỹ.
Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
Đối chiếu số dư thực tế kiểm
kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện
tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm
ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.
Sau khi tìm nguyên nhân thì thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.
Sau khi thực hiện kiểm kê tất
cả các tài sản, nguồn vốn khác thì tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài
sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê quỹ) vào Báo
cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Thực hiện Kiểm kê quỹ
1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Kiểm kê (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm).
2. Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.
3. Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê.
Tab Thông tin chung: khai báo mục đích và thông tin về biên bản kiểm kê.
Tab Kiểm kê thực tế:
khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của Thủ quỹ
theo từng mệnh giá tiền khác nhau. => Căn cứ vào kết quả được nhập,
chương trình sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ của Kế toán tiền
mặt và tồn trong quỹ của Thủ quỹ.
Tab Thành viên tham gia:
khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng
chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).
Tab Kết quả xử lý:
khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
4. Nhấn Cất.
Lưu ý:
Chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế của thủ quỹ và số tiền trên sổ kế toán.
Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán tiền mặt và cách xử lý tại đây.
5. Nhấn In để in Bảng kiểm kê quỹ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.
Bước 2: Xử lý kết quả kiểm kê
1. Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ.
2. Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thừa.
Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thiếu.
3. Nhấn Cất, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ\tab Kết quả xử lý.
Lưu ý: Trường hợp kiểm kê ngoại tệ, cần nhập tỷ giá tại thời điểm kiểm kê vào chứng từ xử lý chênh lệch.
Lưu ý:
Khi thực hiện đối chiếu
ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, thì
cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực
tế.
