Trong quá trình hạch toán các khoản mục Tài sản, Nguồn vốn là đối tượng kiểm kê. Kế toán có thể gặp phải các sai sót làm sai lệch số liệu trên sổ sách kế toán. Dưới đây là tổng hợp các tình huống sai sót thường gặp trong quá trình hạch toán kế toán và cách xử lý để đảm bảo số liệu trên sổ sách Kế toán khớp đúng với số liệu thực tế:

Tiền mặt

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: 1. Số tiền thực thu/thực chi tại quỹ không khớp với sổ sách do tiền lẻ trong thanh toán (thường dưới 1.000đ) => Chấp nhận bỏ qua chênh lệch. 2. Đã lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên nhưng thực tế chưa chi tiền => Xóa bỏ phiếu chi tạm ứng đã lập và chỉ hạch toán chi tiền theo đúng thời điểm thực chi. 3. Đã chi tiền tạm ứng cho nhân viên nhưng chưa lập phiếu chi tạm ứng => Lập bổ sung phiếu chi theo đúng nghiệp vụ thực tế. 4. Đã lập phiếu chi thanh toán các khoản nhỏ (mua văn phòng phẩm, nước uống,...) nhưng chưa rút tiền khỏi quỹ thanh toán => Xóa bỏ phiếu chi đã lập và chỉ hạch toán chi tiền theo đúng thời điểm thực thanh toán. 5. Đã chi tiền thanh toán các khoản nhỏ (mua văn phòng phẩm, nước uống...) nhưng chưa lập phiếu chi thanh toán => Lập bổ sung phiếu chi theo đúng nghiệp vụ thực tế. 6. Phiếu thu, phiếu chi của năm trước nhưng lại được hạch toán vào năm nay và ngược lại: Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng ngày thực tế phát sinh. 7. Ghi trùng, ghi thiếu các khoản thu, chi: Xóa các chứng từ bị ghi trùng và lập bổ sung các chứng từ ghi thiếu. 8. Phiếu thu/chi ghi nhầm số tiền thực tế thu/chi: Sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng với thực tế.

Tiền gửi ngân hàng

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: 1. Hạch toán nhầm lẫn số liệu giữa các ngân hàng với nhau => Chọn lại tài khoản ngân hàng trên chứng từ thu tiền gửi/chi tiền gửi cho đúng thực tế. 2. Chứng từ thu/chi tiền gửi ghi nhầm số tiền thực tế thu/chi: Sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng với thực tế. 3. Khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có; Khoản tiền doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển tiền để trả cho doanh nghiệp khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng=> Ghi nhận bút toán tiền đang chuyển (TK 113) thay cho ghi nhận tiền gửi ngân hàng (TK 112)

Đầu tư tài chính

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: 1. Tiền gửi có kỳ hạn: Hạch toán lẫn lộn tiền gửi giữa các ngân hàng => Sửa lại chứng từ, hạch toán đúng ngân hàng Do tiền gửi có kỳ hạn đã cầm cố, ký quỹ nhưng quên chưa ghi nhận => Lập chứng từ hạch toán sang tài khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TK 244) thay vì theo dõi là tiền gửi có kỳ hạn. Hạch toán thiếu, sai, trùng các chứng từ liên quan đến tiền gửi có kỳ hạn: Thu lãi tiền gửi, tất toán tiền gửi... => Hạch toán bổ sung các nghiệp vụ bỏ xót, chỉnh sửa lại cho đúng thực tế với các chứng từ hạch toán sai và xóa bỏ các chứng từ bị trùng. Theo dõi sai kỳ hạn: Do Doanh nghiệp thay đổi kỳ hạn của khoản tiền gửi để hưởng ưu đãi về lãi suất nhưng quên không cập nhật => Cập nhật lại kỳ hạn của khoản tiền gửi (cập nhật trên sổ sách nội bộ của Kế toán) và xem xét lại việc trình bày khoản tiền gửi này trên BCTC vào loại ngắn hạn hay dài hạn. Theo dõi sai lãi suất: Do chưa cập nhật lãi suất thay đổi theo thông báo của ngân hàng => Sửa lại các chứng từ hạch toán lãi dự thu đúng với lãi suất thực tế. 2. Đầu tư chứng khoán: Nhận cổ tức trước ngày đầu tư nhưng lại hạch toán tăng doanh thu hoạt động tài chính (Nợ TK 11x, 138/Có 515) => Sửa lại chứng từ hạch toán, ghi tăng khoản đầu tư chứng khoán (Nợ TK 11x, 138/Có TK 121) 3. Đầu tư góp vốn: Đã nhận được thông báo về quyền nhận cổ tức, lợi nhuận từ hoạt động đầu tư nhưng chưa ghi nhận => Lập chứng từ hạch toán Nợ 138/Có TK 515

Hàng tồn kho

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: Ghi nhầm hàng mua đang đi đường vào hàng tồn kho => Sửa lại chứng từ hạch toán vào hàng mua đang đi đường (TK151) Hàng nhập/xuất kho kỳ sau nhưng ghi vào kỳ này và ngược lại => Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với kỳ thực tế. Hạch toán nhầm lẫn giữa các kho => Sửa lại chứng từ, chọn lại đúng kho thực tế. Hạch toán nhầm lẫn giữa các tài khoản kho => Sửa lại chứng từ, chọn lại tài khoản cho đúng thực tế.

Tài sản cố định

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: Tài sản đã thanh lý, đã mang đi góp vốn trong kỳ nhưng chưa ghi giảm => Lập bổ sung chứng từ ghi giảm TSCĐ Chưa đủ điều kiện ghi tăng tài sản (mua về nhưng đang lắp đặt, đã ghi nhận tài sản) => Hạch toán điều chỉnh Nợ TK 241/Có tk 211 để giảm nguyên giá tài sản. Ghi sai kỳ tăng của tài sản, tăng kỳ này nhưng ghi nhận ở kỳ sau => Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với kỳ thực tế.

Công cụ dụng cụ

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: Hàng mua đang đi đường nhưng đã ghi tăng CCDC => Sửa lại chứng từ ghi nhận hàng mua đang đi đường thay cho ghi nhận CCDC. Ghi sai kỳ tăng CCDC: tăng kỳ này nhưng ghi nhận ở kỳ sau => Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với kỳ thực tế.

Công nợ

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: 1. Công nợ tạm ứng: Đã lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên nhưng thực tế chưa chi tiền => Xóa bỏ phiếu chi tạm ứng đã lập và chỉ hạch toán chi tiền theo đúng thời điểm thực chi. Đã chi tiền tạm ứng cho nhân viên nhưng chưa lập phiếu chi tạm ứng => Lập bổ sung phiếu chi theo đúng nghiệp vụ thực tế. 2. Công nợ phải thu: Ghi thiếu nghiệp vụ bù trừ công nợ do hồ sơ chứng từ chậm luân chuyển về phòng kế toán hoặc quên chưa ghi nhận=> Bổ sung chứng từ bù trừ công nợ. Ghi nhận nghiệp vụ bù trừ công nợ khi chưa có biên bản bù trừ công nợ => Xóa bỏ chứng từ bù trừ công nợ. Ghi lẫn lộn công nợ giữa các khách hàng với nhau => Sửa lại chứng từ, chọn đúng đối tượng theo thực tế. Ghi sớm khoản phải thu/ doanh thu ghi doanh thu chưa đủ điều kiện ghi nhận => Xóa bỏ bút toán ghi nhận doanh thu khi chưa đủ điều kiện. Ghi nhận khoản Phải thu/ doanh thu sai kỳ: doanh thu kỳ sau ghi vào kỳ này và ngược lại => Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với thực tế. 3. Công nợ phải trả: Ghi thiếu nghiệp vụ bù trừ công nợ do hồ sơ chứng từ chậm luân chuyển về phòng kế toán hoặc quên chưa ghi nhận => Bổ sung chứng từ bù trừ công nợ. Ghi nhận nghiệp vụ bù trừ công nợ khi chưa có biên bản bù trừ công nợ => Xóa bỏ chứng từ bù trừ công nợ. Ghi lẫn lộn công nợ giữa các Nhà cung cấp với nhau => Sửa lại chứng từ, chọn đúng đối tượng theo thực tế. 4. Công nợ vay: Ghi nhận công nợ vay lẫn lộn giữa các ngân hàng => Sửa lại chứng từ chọn đúng tài khoản ngân hàng. Theo dõi sai kỳ hạn do thay đổi lịch trả nợ nhưng quên ko cập nhật => Cập nhật lại kỳ hạn (Cập nhật trên sổ sách nội bộ của Kế toán) và xem xét việc trình bày tương ứng trên báo cáo tài chính là vay ngắn hạn hay dài hạn. Theo dõi sai lãi suất do chưa cập nhật thay đổi theo thông báo mới của ngân hàng => Sửa lại chứng từ hạch toán lãi dự trả theo đúng lãi suất thực tế.

Bảo hiểm

Các sai sót thường gặp và cách xử lý: Số dư không khớp (số dư trên sổ kế toán cuối kỳ và số phải nộp ở thông báo bảo hiểm tháng cuối cùng) do sai từ đầu kỳ và phát sinh trong kỳ =>  Làm việc trực tiếp với cơ quan bảo hiểm để đối chiếu lại. Hạch toán sai do sai tỷ lệ trích nộp: tính toán lại số tiền bảo hiểm theo tỷ lệ đúng và sửa lại số tiền trên sổ sách kế toán. Hạch toán sai do sai số lượng người tăng, giảm trong kỳ: Tính toán lại theo số lượng người tăng, giảm đúng và sửa lại số tiền trên sổ sách kế toán. Do chi phí hạch toán sai kỳ: kỳ này vào kỳ sau hoặc kỳ sau vào kỳ này => hạch toán lại đúng kỳ tương ứng.