Tại thời điểm lập báo cáo tài chính hoặc khi có yêu cầu, Kế toán thực hiện đối chiếu các khoản công nợ phải thu, phải trả, công nợ với nhân viên và công nợ vay để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp đúng với thực tế. Đồng thời, thu thập các chứng từ có xác nhận của các bên có liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.
2. Các bước thực hiện
Công nợ phải thu
1. In các chứng từ sau để gửi cho khách hàng phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu:
Biên bản đối chiếu công nợ: để khách hàng xác nhận công nợ và gửi lại cho Doanh nghiệp.
Thông báo công nợ/Sổ chi tiết công nợ phải thu: Để khách hàng kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch.
2. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Lưu ý: Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán công nợ phải thu và cách xử lý tại đây.
3. Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Công nợ phải trả
1. In các chứng từ sau để gửi cho Nhà cung cấp phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả:
Biên bản đối chiếu công nợ: để Nhà cung cấp xác nhận công nợ và gửi lại cho Doanh nghiệp.
Sổ chi tiết công nợ phải trả: Để Nhà cung cấp kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch.
2. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Lưu ý: Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán công nợ phải trả và cách xử lý tại đây.
3. Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của Nhà cung cấp để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Tạm ứng công nhân viên
1. Mở sổ Tổng hợp công nợ nhân viên, để lấy thông tin về công nợ nhân viên.
2. Lập Bảng xác nhận công nợ nhân viên và chuyển cho nhân viên ký xác nhận (Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu theo nhu cầu xác nhận. Tham khảo mẫu tại đây)
3. Trường hợp có chênh lệch với theo dõi của Nhân viên thì mở Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng chi tiết cho Nhân viên có chênh lệch để kiểm tra. Nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng thực tế.
Lưu ý: Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán công nợ tạm ứng và cách xử lý tại đây.
4. Lưu lại bảng xác nhận công nợ tạm ứng của nhân viên để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Công nợ vay
Vay ngân hàng
1. Mở sổ chi tiết theo dõi khoản tiền vay theo từng ngân hàng.
2. Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với các chứng từ thực tế: Hợp đồng vay, Sao kê ngân hàng/Đối chiếu số dư ngân hàng.
3. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Lưu ý: Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán công nợ vay và cách xử lý tại đây.
4. Lưu lại các chứng từ trên để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Vay tổ chức/cá nhân
1. Mở sổ chi tiết theo dõi khoản tiền vay (chi tiết theo từng đối tượng cho vay) để lấy thông tin về các khoản vay.
2. Lập Thư xác nhận Nợ/Vay để chuyển đến đối tượng cho vay xác nhận ((Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu theo nhu cầu xác nhận. Tham khảo mẫu tại đây)
3. Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Lưu ý: Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán công nợ vay và cách xử lý tại đây.
4. Lưu lại Thư xác nhận Nợ/Vay đã có xác nhận của đối tượng cho vay để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
