Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
2. Quy định về kiểm kê
Cơ sở pháp lý
Theo Điều 40, Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015
1. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:
a) Cuối kỳ kế toán năm;
b) Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
c) Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
2. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi
trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản
ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo
tài chính.
3. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Xử phạt vi phạm quy định về kiểm kê
Theo điều 16, Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 3 năm 2018
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;
b) Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
3. Quy trình thực hiện kiểm kê
Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê
1. Thành lập hội đồng kiểm kê: Hội đồng kiểm kê bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các bộ phận và cá nhân có liên quan.
2. Lập kế hoạch kiểm kê: gồm các nội dung:
Đối tượng kiểm kê: toàn bộ tài sản, nguồn vốn.
Cách thức thực hiện: kiểm đếm, đối chiếu xác nhận…
Thời gian bắt đầu và hoàn thành.
Đầu mối thực hiện và báo cáo kết quả.
Tải mẫu Quyết định thành lập hồi đồng kiểm kê và Kế hoạch kiểm kêtại đây.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê và đánh giá chất lượng
Với các tài sản là: Tiền mặt, Hàng tồn kho, Tài sản cố định,
Công cụ dụng cụ: Thực hiện kiểm kê bằng phương pháp cân, đo, đong, đếm
số lượng.
Với các tài sản, nguồn vốn khác: Tiền gửi ngân
hàng, Các khoản đầu tư, Công nợ, Bảo hiểm: Thực hiện xác nhận và đánh
giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có để đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán
Bước 3: Tổng hợp và thống kê kết quả
Gồm các nội dung: Tài sản thừa, thiếu; Chênh lệch số
lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế: Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp,
điều chuyển nội bộ…; Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa
lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả; Công nợ
chênh lệch.
Bước 4: Xử lý kiểm kê
1. Đánh giá tình hình quản lý tài sản nguồn vốn trong doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch, quy trách nhiệm với các trường hợp mất mát tài sản.
3. Lên kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, thanh lý tài sản (nếu có).
4. Hạch toán điều chỉnh sổ sách kế toán (nếu cần).
Bước 5: Báo cáo kết quả kiểm kê
1. Tổng hợp kết quả toàn bộ quá trình kiểm kê tài sản, nguồn
vốn doanh nghiệp.
2. Tập hợp, sắp xếp toàn bộ các bằng chứng kiểm kê
3. Lưu
trữ dữ liệu và báo cáo kiểm kê. Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.
