Khi có yêu cầu xuất hàng mang đi gửi bán tại các đại lý, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Bộ phận chịu trách nhiệm mang hàng đi gửi bán tại các đại lý sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi gửi bán tại các đại lý
3. Hướng dẫn trên phần mềm
Nghiệp vụ "Xuất kho hàng gửi bán đại lý" được thực hiện trên phần mềm như sau:
Vào phân hệ Kho\tab Chuyển kho, chọn chức năng Thêm.
Tích chọn Xuất kho gửi bán đại lý.
Khai báo chứng từ xuất kho gửi bán đại lý, sau đó nhấn Cất.
Nhấn chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu xuất kho cần in.
Lưu ý:
1. Với các bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng qua đại lý, người dùng thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Còn bút toán ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình gửi hàng đi bán đại lý sẽ vào phân hệ Tổng hợp, chọn tab Chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán.
2.
Với các phiếu xuất kho gửi bán đại lý, thông tin về số chứng từ sẽ phải
được quản lý giống như số hóa đơn. Vì thế, nếu doanh nghiệp không sử
dụng phần mềm để in hóa đơn thì sẽ phải tự nhập tay thông tin: Số chứng
từ, Ký hiệu, Mẫu số. Còn nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm để tự in hóa
đơn thì sẽ sử dụng chức năng Cấp số chứng từ trên thanh công cụ
(để cấp được số chứng từ doanh nghiệp phải thông báo phát hành với cơ
quan thuế => xem hướng dẫn chi tiết tại nghiệp vụ Tạo và thông báo phát hành hóa đơn tự in (hoặc điện tử) riêng của doanh nghiệp trên phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn).
3.
Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu kho gửi
bán đại lý được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên
tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
