Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau:
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.
Bộ phận quản lý tài sản (tại
đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ
thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp
của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.
Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn
bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá
(ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu
thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào phê duyệt của Giám
đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua
sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý
hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có
liên quan.
Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ
phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi
tài sản cố định theo các bước công việc sau:
Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.
Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.
Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.
3. Hướng dẫn trên phần mềm
Nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định được thực hiện trên phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua tài sản
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ: trên phân hệ Ngân hàng.
1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).
Lưu ý: Tạitab Nguồn gốc hình thành: chọn nguồn gốc hình thành là Mua mới. Đồng thời, chọn chứng từ hạch toán chi phí mua TSCĐ đã lập ở bước 1
4. Lưu ý
Trường hợp mua tài sản cố định có phát sinh nhiều khoản chi phí, chẳng hạn như mua ô tô nhập khẩu, kế toán thực hiện như sau:
Lập chứng từ mua hàng có loại là Mua hàng nhập khẩu không qua kho, hình thức thanh toán là Ủy nhiệm chi.
Tab Hàng tiền: Khai báo các thông tin về giá mua của xe ô tô
Tab Thuế: Khai báo thông tin thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
Lập chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh khác trong quá trình mua sắm tài sản cố định. Ví dụ: Phí trước bạ.
Khi ghi tăng tài sản cố định cần lưu ý:
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế + Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) + Các khoản chi phí liên quan (tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng)
Tại tab Nguồn gốc hình thành, chọn các chứng từ bao gồm: chứng từ mua TSCĐ và các chứng từ
hạch toán chi phí phát sinh liên quan.
