Quản lý các chi phí trả trước

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

1. Nội dung

Quản lý các chi phí trả trước được phân bổ cho nhiều kỳ, chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh và cần phải phân bổ để tính vào chi phí của từng kỳ

2. Định khoản

1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước (thuê văn phòng, thuê TSCĐ…) phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ

Nợ TK 242                                                                 Chi phí trả trước
Nợ TK 133                                                                 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,… Tổng giá thanh toán

2. Định kỳ, phân bổ chi phí trả trước

Nợ các TK 154, 623, 627, 635, 641, 642, 241

Có TK 242                                                         Chi phí trả trước phân bổ trong kỳ

3. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh chi phí trả trước đơn vị sẽ tiến hành thực hiện như sau:

  1. Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp các chứng từ gốc liên quan và tiến hàng ghi tăng chi phí trả trước, xác định đối tượng chịu chi phí để theo dõi, quản lý.
  2. Kế toán hạch toán và in chứng từ chuyển kế toán trưởng ký duyệt.
  3. Định kỳ kế toán tổng hợp tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD.

4. Hướng dẫn trên phần mềm

Việc ghi nhận và phân bổ các khoản chi phí đã trả trước nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (chi phí thuê VP, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ,…) được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh
Tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ trên phân hệ Ngân hàng.

Bước 2: Khai báo các khoản chi phí cần phân bổ nhiều kỳ
1. Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Danh sách chi phí trả trước.
2. Chọn Chi phí trả trước.
3. Khai báo thông tin về khoản chi phí cần phân bổ.

  • Tab Thiết lập phân bổ: chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước
    như đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. => Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn phân bổ và hạch toán chi phí trong các kỳ.

  • Tab Tập hợp chứng từ: chọn các chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh đã được lập ở bước 1:
    • Nhấn Chọn chứng từ.
    • Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ cần tập hợp và nhấn Lấy dữ liệu.
    • Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.

4. Nhấn Cất.

Lưu ý:

  • Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), các khoản chi phí trả trước được khai báo khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Nhấn Lấy từ hệ thống sổ tài chính (hoặc ngược lại) trong trường hợp muốn lấy thông tin khoản chi phí trả trước từ sổ này sang sổ khác.

  • Để khai báo các khoản chi phí phát sinh trước khi sử dụng phần mềm chọn Chi phí trả trước đầu kỳ hoặc vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Chi phí trả trước.

Bước 3: Phân bổ các khoản chi phí trả trước
1. Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước.
2. Nhấn Thêm.
3. Chọn kỳ phân bổ chi phí tương ứng và nhấn Đồng ý.

3. Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ:

  • Xác định các khoản chi phí cần phân bổ.

  • Phân bổ chi phí cho các đối tượngđã được thiết lập tại bước 2.

  • Ghi nhận bút toán hạch toán chi phí.

4. Nhấn Cất.

 

 

Cập nhật 28/09/2020

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay