1. Định khoản

1. Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hóa nhận bán đại lý.        2. Khi bán các hàng hoá nhận làm đại lý Nợ TK 111, 131, 1331...   Tổng giá thanh toán của khách hàng        Có TK 331                  Đối tượng là bên giao đại lý  3. Sau khi bán được hàng ghi nhận hoa hồng được hưởng từ hàng bán đại lý Nợ TK 331                      Phải trả người bán Có TK 511                  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ                    Có TK 3331                 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng tại đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau: 1. Bên giao đại lý làm thủ tục xuất hàng, đồng thời lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý hoặc xuất hóa đơn GTGT cho bên nhận đại lý. 2. Bên nhận đại lý làm thủ tục nhận hàng. 3. Khi hàng được bán: Bên nhận đại lý xuất hàng và hóa đơn cho người mua, đồng thời ghi nhận công nợ phải trả bên giao đại lý. Bên nhận đại lý lập Bảng kê hàng hóa bán ra để gửi cho bên giao đại lý. Nếu khi xuất hàng cho bên nhận đại lý, bên giao đại lý lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì bên giao đại lý sẽ lập hóa đơn GTGT, kê khai thuế cho số hàng thực tế tiêu thụ. Còn nếu xuất hóa đơn GTGT thì bên nhận đại lý căn cứ vào số hàng bán còn tồn, để lập hóa đơn trả lại hàng cho bên giao đại lý để bên giao đại lý có cơ sở khai thuế. Bên nhận đại lý xuất hóa đơn hoa hồng đại lý, đồng thời ghi nhận hoa hồng được hưởng.

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Nhận hàng từ bên giao đại lý (Trước khi hạch toán chứng từ, Kế toán cần phải tích chọn Có phát sinh hàng nhận giữ hộ, gia công; nhận bán hộ, ký gửi, ký cược trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa). Vào phân hệ Kho, chọn Nhập kho (hoặc vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Nhập kho). Chọn loại phiếu nhập kho là Khác (NVL thừa, HH thuê gia công...). Khai báo các thông tin của phiếu nhập kho: Tại cột Hàng hóa giữ hộ/bán hộ: chọn Hàng hóa bán hộ, ký gửi. Trường hợp đại lý bán đúng giá, có thể nhập thông tin giá giao đại lý tại cột Đơn giá để tiện theo dõi, làm căn cứ bán hàng. Nhấn Cất. Lưu ý: Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu nhập kho hàng nhận bán đại lý được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho hiện việc ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho. Bước 2: Bán hàng hóa nhận đại lý Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấn Thêm).  Khai báo chứng từ bán hàng hóa đại lý: Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng đại lý bán đúng giá và chọn phương thức thanh toán. Tích chọn Kiêm phiếu xuất kho và Lập kèm hóa đơn.  Mục NV bán hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình bán hàng chi tiết theo nhân viên bán hàng. Mục Điều khoản TT (áp dụng với phương thức Chưa thu tiền): Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mục Điều khoản thanh toán, nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với khách hàng. => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng khách hàng tại danh mục Khách hàng, thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo khách hàng được chọn.  Khai báo các thông tin của hàng hóa, dịch vụ bán ra. Khai báo các thông tin về thuế và hóa đơn. Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn. Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, sau khi cất chứng từ bán hàng Kế toán sẽ sử dụng chức năng Cấp số HĐ (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Khai báo các thông tin xuất kho. => TK giá vốn và TK kho bỏ trống, đồng thời tại cột Hàng hóa giữ hộ/bán hộ để giá trị Hàng hóa bán hộ, ký gửi. Nhấn Cất. Lưu ý: Trường hợp việc xuất hóa đơn và lập chứng từ bán hàng không được thực hiện đồng thời. Xem hướng dẫn tại đây. Bước 3: Ghi nhận hoa hồng đại lý được hưởng (Trước khi lập chứng từ, Kế toán cần phải khai báo một hàng hoá là phí hoa hồng có tính chất là Dịch vụ trên danh mục Vật tư hàng hoá). Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấn Thêm). Ghi nhận hoa hồng đại lý được hưởng: Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước và chọn phương thức thanh toán. Bỏ tích chọn Kiêm phiếu xuất kho.  Tích chọn Lập kèm hóa đơn.  Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ bán hàng. Khai báo các thông tin về thuế và hóa đơn. Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.  Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, sau khi cất chứng từ bán hàng Kế toán sẽ sử dụng chức năng Cấp số HĐ (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Nhấn Cất.