Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Nhân viên kinh doanh thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng
Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh yêu cầu xuất hàng cho khách hàng
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho
Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng
Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng
Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Lập hợp đồng bán hàng theo thỏa thuận hai bên
Vào phân hệ Hợp đồng\tab Hợp đồng bán, chọn chức năng Thêm.
Khai báo thông tin chi tiết cho hợp đồng bán, sau đó nhấn Cất.
Lưu ý:
1.Nếu
Hợp đồng này được sử dụng để tính giá thành (phương pháp tính giá thành
theo hợp đồng), khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Tính giá thành.
2. Kế toán cũng có thể thực hiện lập hợp đồng bán từ một đơn đặt hàng đã có.
Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ hợp đồng bán
Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm.
Lựa chọn loại chứng từ cần lập là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu:
Nhấn biểu tượng , tích chọn Lập từ Hợp đồng bán.
Chọn Hợp đồng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
Nhấn biểu tượng , chọn Hợp đồng cần lập Chứng từ bán hàng.
Chọn Hợp đồng trong danh sách tìm kiếm:
Nhấn biểu tượng .
Thiết lập điều kiện tìm kiếm Hợp đồng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các mặt hàng được bán theo hợp đồng, sau đó nhấn Đồng ý.
Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ các hợp đồng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.
Kiểm tra thông tin khách
hàng và hàng hóa được lấy từ hợp đồng bán sang => Kế toán có thể giữ
nguyên thông tin như trên hợp đồng bán hoặc thay đổi lại (nếu cần).
Lưu ý:
Trường hợp đơn vị muốn ghi nhận doanh thu nhiều lần cho 1 hợp đồng thì
kế toán có thể sửa lại số lượng hàng bán lần này theo số lượng giao thực
tế, sau đó có thể tiếp tục ghi nhận doanh thu cho số lượng còn lại của
hợp đồng.
Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:
Nếu không sử dụng phần
mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa
đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).
Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn
=> Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn
thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:
Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng.
Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn.
Nếu không sử dụng phần
mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa
đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.
Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.
Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Lưu ý:Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay,
hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển
khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Sau khi cất giữ xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh công cụ.
Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.
Lưu ý:
1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho
thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự
động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được
cất giữ.
2.
Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất
kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
, chọn Hợp đồng cần lập Chứng từ bán hàng.
.
